Организация личного приема граждан в государственных учреждениях

Граждане наделены правом обращаться в организации не только в письменной форме, по почте, с помощью телеграфа, телетайпа, но также и устно. Они могут обратиться в устной форме к должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан. В основном работа с устными обращениями осуществляется во время личного приема руководством.

Процедура личного приема должна быть тщательно организована.

Его могут вести: руководитель организации, его заместители, ответственные работники.

Продуманная организация личного приема предусматривает необходимость определить:

· место и время приема. Информация о днях, часах, номере помещения, где будет проходить прием, вывешивается на видном месте. Необходимо устанавливать часы приема в вечернее время, когда граждане свободны. Ежедневно принимать посетителей не рекомендуется, обычно личный прием осуществляется один-два раза в неделю;

· помещение, где ведется прием, обязательно должно иметь свободный доступ. При необходимости может быть организован выезд руководителя на место приема граждан;

· оборудование приемной. В ней должно быть достаточное количество столов, стульев, письменных принадлежностей.

Вести прием руководитель может с секретарем или один. В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Нужно завести журнал предварительной записи посетителей, для того чтобы не создавать очередей. Если секретарь участвует в приеме граждан, он заполняет регистрационно-контрольные карточки или журнал, в которых фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан. Журнал регистрации может иметь следующие графы:

· дата приема,

· входящий регистрационный индекс,

· фамилия, имя, отчество гражданина, пришедшего на прием, его адрес,

· краткое содержание сути вопроса,

· фамилию, а при необходимости - должность лица, ведущего прием,

· результаты рассмотрения обращения.

Наиболее удобной является непрерывная валовая регистрация всех обращений, поступивших через почтовое отделение и во время личного приема. Например, 25 августа в службу ДОУ поступило 12 обращений граждан. Последнему из них присвоен входящий регистрационный номер М-65. Во время личного приема первым вошел гражданин Волков Р.Н. Секретарь заносит все сведения в РКК, присваивая его обращению входящий регистрационный номер В-66, и т.д. Надо иметь в виду, что и письменные и устные обращения граждан во время личного приема заносятся в регистрационную форму. Такая система регистрации. позволяет иметь четкую и полную картину всей работы с обращениями граждан. Руководитель, принимающий посетителей один, сам заполняет РКК или журнал.

Если в процессе личного приема гражданина удовлетворило решение руководителя, его краткое содержание переносится в РКК и обращение гражданина считается исполненным. Если руководитель не может принять решение во время приема, составляется письменное обращение и с ним ведется работа, как с письменным обращением.

Решение вопроса, поставленного в обращении гражданина, может относиться к компетенции иного органа, организации - в этом случае должностное лицо, ведущее прием, обязано помочь посетителю определить, где находится нужное учреждение, дать номера телефонов, факсов и т.д.