Деловая документация

2.2.1. Понятие документа и виды документов

Документ — это деловая бумага, юридически подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь, это материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Основной функцией документов является информационная.

Очень важно то, что составление документа предполагает фиксацию информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности и является для аппарата управления способом и средством реализации возложенных на него функций.

Документирование предписывается законом и является средством укрепления контроля и законности.

Официально-деловая документация составляется и читается официальными лицами. Составители деловых документов абстрагированы от своей индивидуальности и выступают как представители той или иной организации. В связи с этим важна установка на отсутствие экспрессивных языковых средств.

Все виды управленческой деятельности отражаются в соответствующих документах. Поэтому документы можно подразделить на следующие виды:

1) личные документы, или документы личного характера (заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка);

2) информационно-справочные документы (докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, прочие документы);

3) документы по личному составу (трудовой контракт, договор);

4) распорядительные документы (приказ, указание, распоряжение, решение, выписка из приказа);

5) организационно-правовые (устав, должностные инструкции и др.).

Кроме того, документы классифицируют по следующим параметрам: по количеству отраженных в тексте вопросов: простые и сложные; по форме: индивидуальные (личного характера), типовые (текст-образец), трафаретные (на бланках); по средствам фиксации рукописно-печатные, графические, звуковые; по стадиям создания оригинальные (подлинники) и копии.

В языковом отношении документ — это текст, отличающийся регламентированным характером составления и сочетающий в себе традиционные и индивидуальные черты. В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес и т.п.) и текстовая (содержание) части. При этом различают следующие виды текстов (текстовые нормы):

— традиционная линейная запись;

— трафарет;

— анкета;

— таблица.

Исследование документных групп по какому-либо одному лингвистическому параметру — одно из перспективных направлений документной лингвистики (например, по степени терминированности текста, по синтаксическим и композиционным параметрам).

2.2.2. Основные свойства документа

Официальные документы должны обладать основными свойствами, представленными для наглядности в виде данной ниже таблицы.

Достоверность (объективность информации )	Отражение информативным содержани-ем документа фактического положений дел; непредвзятая оценка событий.
Точность словоупотребления	Использование слов в строгом соответствии с их лексическим значением
Лаконизм формулировок	Целесообразное количество включаемой информации, необходимой и достаточной для реализации конкретной коммуникативной задачи. Краткое и чёткое речевое оформление

	содержания, заключающее в себе только необходимое для уяснения предмета речи.
Безупречность в юридическом отношении	Правовая значимость, дающая основание служить доказательством в суде.
Стандартность языка	Выражение мысли единообразным способом; использование устойчивых языковых оборотов (при освещении типовых ситуаций делового общения).
Безличностно-нейтральный стиль изложения	Стремление к обезличенной подаче информации: отсутствие или ограниченное употребление языковых средств выражения субъекта речи; практическое отсутствие оценочной лексики.
Соответствие нормам официально-делового этикета	Выбор композиции и отбор языковых средств, соответствующих жанру.