Недостатки текстовых документов

Если описание слишком сложно, то же самое произойдет с его результа­том: созданными документами. Действительно, текстовое описание ча­сто подвергается критике из-за документов, которые оно порождает:

а) Неприменимые: Пользователь не всегда может такие документы применить. Он не находит быстро документ, в котором содержится нужная информация. Он сталкивается с множеством проблем: Где найти нужный документ (его местоположение)! Как узнать все необходимые документы? Можно ли быть уверенным, что докумен- ты не устарели? Представлена ли в них вся необходимая информа-ция?

б) Неудобочитаемые: Документы не всегда легко читаемы из-за стиля и лексики, непонятных для пользователя.

в) Объемные: Документы, состоящие более чем из пяти страниц, обес-кураживают пользователей, которые теряют слишком много време-ни на поиск в тексте нужной информации. Объем документации яв-ляется также важным препятствием: найти одну или несколько не-обходимых инструкций среди десятков, составляющих систему до-кументов предприятия, - тяжелое занятие.

г) Мало практичные: Информация, содержащаяся в документах, часто двусмысленна и малопонятна для пользователя (он должен просмот-реть сотни страниц текста, прежде чем восстановить параграф за пара-графом, регламентированные способы осуществления деятельности).

д) Неуправляемые: Устаревшие документы не всегда удаляются из обращения. Точно так же и действующие документы не всегда возможно довести до сведения всех работников. Эти трудности происходят из-за плохой идентификации документов, недостатка пунктуальности при контроле показателей и объектов модифика-

10 Формализация ноу-хау 11

ции, а также из-за медлительности процесса проверки и утверждения новых, либо модифицированных документов (см. требования ИСО 9000 по управлению документацией). Чтобы исправить у, недостатки, связанные с управлением документацией, учреждения прибегали к средствам ЭУД (Электронное Управление Документами).

Эти средства обработки данных могут до определенной степени эффек­тивно облегчить управление документами, но ни в коей мере эти сред­ства не позволяют улучшить содержание документации. Понятие до­бавленной ценности документацией не включено в подобные средства управления.

Теперь, после того как мы обозначили разницу между актом описания и его результатом, необходимо затронуть элемент, составляющий его со­держание: язык.