Док у ментационное обеспечение системного управления качеством

3.3.1. Состав документации

систем управления качеством

и методические основы их разработки

Создание и функционирование системы управления качеством, ее элементы, требования, положения, распределение функций, от­ветственности, прав и обязанностей, взаимодействие подразделений по управлению качеством и т.п. в соответствии с принципами сис­темного управления и МС ИСО следует документально оформлять.

При этом процессами документирования и выполнением положений всех документов следует управлять, например, на основе разработан­ной специально для этого документированной процедуры. Такая процедура должна предусматривать:

• проверку используемых документов на соответствие их оригиналам;

•анализ и порядок внесения по его результатам изменений, обес­печение идентификации изменений, статуса пересмотра и хра­нения документов;

• порядок переутверждения документов;

•порядок обеспечения документами и проверки применения их на рабочих местах;

• идентификацию и управление внешними документами;
•порядок предотвращения применения морально устаревших и

управления утратившими силу документами.

Методической основой создания этого документационного ком­плекса объективно являются регламентация (стандартизация, уни­фикация) и планирование, отражающие особенности рыночной кон­цепции. Это значит, что цели и деятельность в области повышения и обеспечения качества определяются в строгом соответствии с требо­ваниями потребителей и рыночным спросом, а также, что очень важ­но, заключенными контрактами. Последнее вызывает необходимость строгого выполнения со стороны всех исполнителей своих функций в области качества в точном соответствии с технологией, т.е. без ошибок. При этом плановые мероприятия ЦП К служат базой кон­кретизации в достижении целей управления качеством, так как в программе необходимо предусматривать ресурсное обеспечение дос­тижения этих целей.

Значение документации в современном представлении управле­ния качеством является очень важным, так как на ней основана вся последовательность действий по обеспечению требуемого потребите- лями ка чества. О на во мног ом обеспечивает соответствие:

• состава и подготовки персонала;

• идентификации и прослеживаемости;

• фактических результатов и процессов;

• эффективности и функционирования всей системы управления качеством;

К документации необходимо предъявлять жесткие требования к качеству ее содержания, в частности таких, как:

• целенаправленность и соответствие целям и политике пред­приятия;

• комплексность, включая наличие положений по взаимодейст­вию и взаимосвязям предприятия со всеми структурами внеш­ней среды (потребителями, поставщиками и т.п.).

• логическая последовательность и четкость изложения информации;

• краткость, конкретность, простота и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

• достоверность иубедительность аргументации;

• информационная выразительность;

• функциональность (например, скорость обработки);

• достаточность и обоснованность;

• малый объем;

• минимизация потребности в ресурсах;

• малоизменчивость (стабильность);

• своевременность;

• доступность и понятность для восприятия;

• разборчивость;

• возможность пересмотра и восстанавливаемости;

• простота в использовании;

• качественная содержательность;

• соответствие современному и перспективному менеджменту знаний;

• возможность сравнения с лучшими видами документации.

Документ понимается как информация и соответствующий носи­тель (по ГОСТ Р ИСО 9000-2001), т.е., по существу, это результат отображения на материальном объекте - носителе (например, бу­мажном, магнитном, электронном, оптическом компьютерном дис­ке, фотографическом или комбинированном носителе) информации о предметах, фактах, событиях, процессах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. При этом совокупность методов и процессов создания документа называют документированием. Оно, как правило, включает подготовку, состав­ление, согласование, оформление и изготовление документа. Видов документов в практике управления качеством в частности и управле­ния в целом встречается довольно много.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в оп­ределенной сфере деятельности (в том числе по какой-либо пробле­ме, задаче, вопросу, отрасли, предприятию и т.п.), обычно представ­ляется как система документации. В литературе часто системы доку­ментации, в зависимости от отнесения их к определенным сферам и видам деятельности, классифицируются следующим образом:

• по сфере деятельности - научная, техническая, экономическая, социальная, правовая, политическая;

• по виду деятельности -научно-исследовательская; конструктор­ская; опытно-испытательная; технологическая; проектная; техни­ческого регламентирования; эксплуатационная; изобретательская; программного обеспечения; учебная; методическая; организаци­онно-распорядительная; справочно-информационная; плановая; расчетно-денежная; финансовая; торговая; бухгалтерская; логисти-

.

ческая; социального обеспечения; отчетно-статистическая; пер­вично-учетная; законодательная и др.).

Существует стандартизованное понятие «нормативная и техниче­ская документация», которое определяет ее как документы, устанав­ливающие требования (по ГОСТ Р ИСО 9000-2001).

Нормативная документация относится к процессам и продукции. При этом таким нормативным документом может быть технический регламент, документированная процедура, технологическая доку­ментация на процесс, методика испытаний и т.п., а в общем случае ее часто называют нормативно-технической (НТД) и нормативно-методической (НМД) документацией.

Применительно к системе управления качеством документаци-онное обеспечение представляет собой комплекс мер по созданию разнообразных видов документов на различных материальных носи­телях, обеспечивающих эффективное функционирование данной системы, и работ с готовыми документами (прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирова­ние дел, хранение и использование, а также документооборот, т.е. движение документов в системе, начиная от создания и до выхода их из оборота).

В общем случае современная система управления качеством долж­на включать следующие документы (п. 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001):

• политику и цели в области качества;

• руководство по качеству;

• требуемые документированные процедуры;

• документы, необходимые для обеспечения эффективного пла­нирования, выполнения и управления процессами;

• требуемые записи и документы по их управлению.

В случае передачи другой организации выполнения каких-либо процессов, которые оказывают влияние на конечную продукцию, именно она должна обеспечить мониторинг этого процесса. При от­клонении такого процесса от предъявляемых к нему требований предприятие должно принимать адекватные меры. Весь процесс и управление им, включая мониторинг, должны быть отражены в до­кументации системы управления качеством.

Состав и содержание документов, характеризующих процессы системы управления качеством, следует разрабатывать и распреде­лять, например, по блокам модели системы МК, приведенной в разделе 1 (в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО серии 9000-2001), а именно:

• управленческая деятельность и ответственность руководства;

• менеджмент ресурсов;

• процессы жизненного цикла продукции;

• измерение, анализ и улучшение.

На отраслевом, межотраслевом, республиканском (субъектов Фе­дерации), федеральном, межгосударственном (в рамках СНГ) и меж­дународном уровнях комплекс документации может основываться на соответствующих отраслевых, государственных (технических регла­ментах, ГОСТ Р), межгосударственных - по странам СНГ (ГОСТ и МС), а также другой НТД и НМД (инструкции, методики, РД и т.п.) различного уровня и статуса управления.

Применительно к предприятию весь комплекс документации системы управления качеством, помимо политики в области качест­ва, следует разделить на основополагающие, общие и специальные документы. Основополагающие документы должны определять прин­ципы построения, содержания и функционирования системы управ­ления качеством в целом и ее отдельных подсистем в соответствии с разработанной политикой в области качества, целями, НТД и НМД, используемых на предприятии. Общие документы регламентируют общесистемные вопросы, например общее руководство по качеству, проведение совещаний по качеству, организацию работ групп каче­ства и т.п. Специальные документы включают документированные процедуры выполнения различных процессов управления качеством (выполнение функций и задач). Сюда же следует отнести другие ра­бочие документы по качеству (методические указания, инструкции, формы, записи и т.п.).

По существу, основополагающие и общесистемные документы должны составлять комплекс документов уровня А, а специальные, в зависимости от предназначения, - уровней Вп С (по МС ИСО 10 013). Документы уровня В определяют требования к деятельности отдель­ных подразделений (подсистем), обеспечивающих функционирова­ние элементов системы. Документы уровня С представляют собой ра­бочие документы, детально определяющие порядок процессов обес­печения качества и управления качеством (процедуры, инструкции, технологические карты, формы и т.п.). Во многом корреспондирует­ся с такими классификациями другой известный типичный иерархи­ческий состав документации систем управления качеством: первый уровень - общее руководство, которое описывает систему в целом в соответствии с политикой и целями в области качества; второй уро­вень - документированные процедуры системы, описывающие про­цессы управления качеством в подсистемах и подразделениях; тре­тий уровень - другие рабочие документы, включающие методиче­ские указания, инструкции, записи и т.п.

На предприятии управление качеством целесообразно базировать на целях, политике в области качества, мероприятиях ЦП К, требова­ниях спецификаций, процедурах управления процессами, РД, планах качества, СТП, НТД, НМД, в том числе технических регламентах, и другой документации по качеству. Этот комплекс документации при системном управлении качеством должен регламентировать взаимо-

ш к

связь, взаимодействие и согласование всех элементов и подсистем, учитывать особенности и специфику предприятия и определенного вида продукции, а также охватывать вопросы, связанные с достиже­нием целей системы управления качеством на основе принципов управления на всех стадиях жизненного цикла продукции (услуг) и уровнях управления.

В состав НТД и НМД системы управления качеством предпри­ятия целесообразно включать взаимосвязанные общесистемные до­кументы системы общего УК, документы на каждую «продуктовую систему» и каждую систему управления качеством для внедоговор-ныхусловий (рис. 3.3.1).

Общие системные НМД (СТП и др. НМД)

Общесис­темные НМД

^

с