На машины, содержащиеся в воинской части на длительном хранении, разрабатываются следующие документы:
1. Акт закладки материальных средств;
2. Карточка машины длительного хранения;
3. Технологическая "карта с перечнем и последовательностью выполнения работ по снятию машин с хранения;
4. План-график технического обслуживания и опробования машин, содержащихся на длительном хранении;
5. График осмотра машин длительного хранения должностными лицами.
Машины, подготовленные к длительному хранению, проверяются комиссией, назначенной приказом командира части. По результатам работы комиссией составляется акт закладки материальных средств.
На каждую машину длительного хранения командиром подразделения составляется карточка машины длительного хранения, которая вывешивается на стекле левой двери кабины. Карточка содержит общие сведения о машине, а также данные об эксплуатационных материалах, заправленных в системы и агрегаты машины.
В кабинах машин длительного хранения на видном месте размещается разрабатываемая в воинской части технологическая карта, содержащая перечень и последовательность выполнения работ по снятию машины с хранения. В этой карте также указывается порядок доставки аккумуляторных батарей, схема их присоединения, доставки ЗИП, места забора и средств доставки охлаждающей жидкости, порядок заправки топливом.
Для обеспечения надлежащего контроля со стороны должностных лиц за техническим состоянием и содержанием машин хранения заместителем командира части по вооружению разрабатывается на год график осмотра машин длительного хранения должностными лицами части.
График утверждается командиром части.
Выявленные проверкой недостатки в организации хранения, а также отказы и повреждения записываются в книгу осмотра (проверки) вооружения, техники и боеприпасов и устраняются.
Основным перспективным планирующим документом в автомобильной службе воинской части является План-график технического обслуживания и опробования машин, содержащихся на длительном хранении.
План-график разрабатывается в воинской части на 12 лет. Он включает графики технического обслуживания и опробования, разрабатываемые для каждого образца автомобильной техники на отдельном листе формата 297-420 мм, которые брошюруются по подразделениям в виде книги и нумеруются. Листки сброшюрованного плана-графика прошнуровываются и скрепляются мастичной печатью "Для пакетов" воинской части.
Графики технического обслуживания и опробования машин составляются начальником автомобильной службы при постановке техники на длительное хранение совместно с командирами подразделений и начальниками родов войск и служб с учетом совмещения по видам и времени выполнения соответствующих работ на вооружении (военной техники), установленном на автомобильных базовых шасси.
Утвержденный командиром части план-график хранится в автомобильной службе, а выписки из него — в подразделениях на стоянке машин.
Ежегодно план-график корректируется с учетом возможных изменений в составе техники, в сроках снятия машин с хранения, опробования, переконсервации, а также во всех случаях после развертывания части, ранее не находившихся на хранении, графики этих машин прикладываются в виде дополнения к плану-графику. Графики технического обслуживания и опробования машин, снятых с длительного хранения для последующего использования по назначению, ликвидируются перечеркиванием их красным карандашом. При необходимости один раз в пять лет план-график технического обслуживания и опробования машин, содержащихся на длительном хранении, может обновляться, при этом старый план-график хранится в автомобильной службе до истечения 12-летнего срока.
Мероприятия плана-графика включаются в годовой план эксплуатации и ремонта автомобильной техники, а выполнение плана-графика осуществляется на основании заявок командиров подразделений и начальников родов войск и служб с указанием конкретных сроков проведения планируемых работ в месячных планах эксплуатации и ремонта автомобильной техники.