Рассылки

Рассылки в Word предназначены для создания писем, которые могут быть напечатаны или отправлены по электронной почте разным получателям. Такие письма создаются с использованием команд на вкладке Рассылки путем слияния двух файлов, которые условно называются Основной документ и Источник данных.

ü Основной документ является шаблоном письма, который содержит стандартный текст, графические объекты, которые должны быть в каждом экземпляре печатаемого документа.

ü Источник данных имеет вид таблицы, содержащей переменную информацию, которая вставляется в конкретный экземпляр письма, например, персональные данные (фамилия, имя, адрес).

Источник данных - это таблица, в которой заголовки столбцов называются полями; а строки - записями. Имя каждого поля не должно содержать более 32 символов и не должно содержать пробелов. Число записей в источнике данных определяет количество экземпляров рассылки, если предварительно перед слиянием пользователь не установил фильтр - критерий отбора записей по какому‑либо полю (полям). При создании рассылки может быть использован существующий источник данных (Word, Excel, база данных) или создан новый источник в документе Word.

В группе Начало слияния командой Начать слияние запускается процесс создания рассылки, на первом этапе которого необходимо выбрать тип Основного документа (обычное письмо, каталог, наклейка, конверт). Можно использовать команду Пошаговый мастер слияния – специальную программу, которая приведет пользователя к итоговому результату.

Команда Выбрать получателей используется для создания или открытия источника данных для рассылки.

Для создания нового источника данных выбирается команда Ввести новый список. В диалоговом окне Новый список адресов помощью кнопок Создать запись, Удалить за пись создается конкретный список рассылки. Кнопка Настройка столбцов позволяет редактировать перечень полей источника данных. Чтобы удалить поле, выберите имя поля, а затем нажмите кнопку Удалить. Чтобы добавить к списку новое поле, введите имя нового поля (без пробелов!), а затем нажмите кнопку Добавить. Когда в строке заголовка останутся только нужные поля, нажмите кнопку OK, а затем сохраните источник данных.

Команда Изменить список получателей используется для редактирования, фильтрации или сортировки списка получателей.

В группе команд Составление документа и вставка полей находятся команды для работы над бланком документа, в частности, важнейшая командой здесь является команда Вставить поле слияния. При этом в указанное курсором место документа вставляется выбранное поле слияния, в которое при объединении двух файлов (на экране или непосредственно при печати) подставляется соответствующая переменная информация из источника данных.

В группе Просмотр результатов выполняется замена полей слияния на их значение из записей источника данных. Можно установить просмотр первой записи, второй, и т.д., используя навигационную панель записей. Команда Автопоиск ошибок используется для обработки ошибок, возникающих при слиянии документов.

На вкладке Рассылки в группе Создание находятся две команды – Конверты и Наклейки для создания и печати рассылок типа конвертов и различного рода наклеек, параметры которых задаются в диалоговом окне Параметры.

Завершение слияния выполняется командой Найти и объединить. Здесь можно создать отдельные документы рассылки, а затем отправить их на принтер или по электронной почте. Документ, полученный при слиянии основного документа и источника данных по умолчанию получает имя Формы1. Используя команду Перейти в другое окно на вкладке Вид, можно активизировать основной документ слияния.