Электронные бланки

Всем хорошо известны бумажные шаблоны или бланки различного назначения. Недостатки таких документов также известны: бумажные документы недолговечны, быстро устаревает их содержание, иногда непонятно внесены записи, присутствуют разные ошибки и т.д.

Word позволяет разрабатывать электронные (экранные) бланки, сохранять их как шаблон. Далее на основе этого шаблона создается конкретный документ, представляющий собой заполненный бланк, готовый к печати. Перед созданием шаблона надо продумать его назначение, функциональность и внешний вид.

Шаблон типа экранного бланка создается командой Создать, где на вкладке Общие выделяется значок Новый документ. Далее выполняется команда Сохранить как, и выбирается тип файла шаблон Word.

Экранный бланк — это шаблон, который содержит следующие элементы:

· текст или графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т. д.;

· незаполненные области, в которые данные вводит лицо, заполняющее форму. К этим элементам относятся поля формы и объекты ActiveX.

Для создания экранного бланка необходимо отобразить вкладку Разработчик (Параметры, Настройка ленты) и обратиться к командам группы Элементы управления. Команды используются для вставки в шаблон элементов управления с содержимым: форматированный текст, обычный текст, рисунок, коллекция стандартных блоков (экспресс-блоков), поле со списком, раскрывающийся список, выбор даты, флажок, а также поле, счетчик, переключатель, кнопка, полоса прокрутки (из группы Инструменты из предыдущих версий).

После вставки элемента управления активизируется команда Свойства для выделенного элемента. При нажатии на эту кнопку открывается окно Свойства, в котором выполняется настройка свойств содержимого.

Элемент управления Поле может иметь следующий тип: обычный текст, число, дата, текущее время, текущая дата, вычисление. После задания поля типа вычисление в окне диалога надо ввести выражение, используя знаки арифметических действий и закладки полей формы.

Кроме того, при входе и выходе из поля может выполняться макрос, имя которого введено в диалоговом окне Параметры текстового поля. Названные возможности позволяют создать электронные бланки с автоматической обработкой информации.

Перед сохранением созданного шаблона необходимо запретить редактирование документа, разрешив ввод данных только в поля форм. Для этого на вкладке Разработчик в группе Защита надо нажать кнопку Ограничить редактирование и выполнить установку нужных параметров защиты документа.