2015-04-23
596
6.5.1. Выделение ячеек и диапазонов
Активная книга из нескольких открытых книг выбирается в меню Окно. Активный лист книги выделяется щелчком по ярлычку листа. В любой конкретный момент работы активной является выделенная ячейка, и ее адрес находится в поле имени в левом конце строки формул. Выполнение операций в Excel можно ускорить, выделяя группы ячеек, называемые диапазонами.
Выделение ячеек и диапазонов с помощью мыши производится указателем мыши, имеющим вид толстого белого крестика. При этом надо щелкнуть на нужной ячейке и протащить указатель при нажатой левой клавише, выделяя нужный диапазон. После выделения диапазона ячеек можно перемещать активную ячейку только внутри диапазона, при этом диапазон будет оставаться выделенным. Для этого используются клавиши < Tab>,< Enter>,< Shift>+ < Enter>,< Shift>+ < Tab>. Для ввода одного и того же значения в выделенный диапазон надо набрать это значение на клавиатуре и завершить ввод клавишами < Ctrl >+< Enter>.
Для того чтобы расширить выделенный диапазон, надо щелкнуть при нажатой клавише < Shift> на диагональной ячейке. Этот прием очень удобен при выделении больших диапазонов, выходящих за пределы окна. Вместо нажатия клавиши < Shift> можно включить режим расширения выделения клавишей < F8 > и использовать либо мышь, либо клавиши управления курсором.
Для того чтобы добавить к текущему выделению другие диапазоны, надо производить выделение последующих диапазонов при нажатой
клавише < Ctrl >. Клавишами < Shift>+ < F8 > включается режим добавления выделения. Для отключения режима добавления (расширения) выделения нажимается клавиша < Esc>. Иногда бывает удобно выделить все ячейки листа, или все ячейки столбца, или все ячейки строки. Для этого надо щелкнуть соответственно на кнопке Выделить все, которая находится на пересечении заголовков строк и столбцов, на заголовке столбца (A, B, C, D, E и т.п.) или на заголовке строки (1, 2, 3 и т.п.).
6.5.2. Ввод данных в ячейки рабочего листа
В ячейки рабочего листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на следующие категории: числовые значения, текстовые значения, значения дат и времени, логические значения и ошибочные значения.
При вводе с клавиатуры вводимые символы отображаются в строке формул и в активной ячейке, где появляется мигающая вертикальная черта, называемая точкой вставки. В строке формул сразу же появляются две новые кнопки: кнопка ввода и кнопка отмены. Редактировать в процессе ввода можно как непосредственно в ячейке, так и в строке формул. Для фиксации ввода нажимается клавиша < Enter>,а для отмены вводаклавиша < Esc>. После этого точка вставки исчезает и Excel сохраняет (или не сохраняет) в ячейке введенное значение.
Хотя в ячейку можно ввести более 16000 символов, числовое значение отображается в ячейке не более чем с 15–значащими цифрами. При выводе длинного числового значения Excel использует экспоненциальное представление.
Значения, которые появляются в ячейке листа, называются выводимыми или отображаемыми. Значения, которые хранятся в ячейке и появляются в строке формул, называются хранимыми. Количество выводимых значащих цифр зависит от ширины столбца (по умолчанию стандартная ширина столбца равна 8,43 символа). Если эта ширина недостаточна, то Excel выводит либо округленное значение, либо строку символов ###.
Для того чтобы ширину столбца настроить по максимальной длине значений в этом столбце, надо дважды щелкнуть на линии между заголовками столбцов (настраиваемого и правого).
Для изменения ширины столбца можно перетащить мышью линию между заголовками столбцов. Команды контекстного меню столбца и позволяют изменять ширину столбца вплоть до нуля (команда Скрыть).
При вводе текстового значения Excel настраивает стандартную высоту строки по наибольшему размеру шрифта в этой строке. Настройка высоты строки вручную аналогична настройке ширины столбца (вкладка Главная группа Ячейка).
Длинное текстовое значение выводится с перекрытием соседних справа ячеек, если они свободны. В противном случае отображаемый текст обрезается. Excel может выполнить перенос слов в пределах ячейки с одновременным увеличением высоты строки (контекстная команда Формат ячеек, вкладка Выравнивание). Для того чтобы при редактировании Excel подстраивал высоту строки, необходимо на этой вкладке одновременно установить формат выравнивания По ширине. Флажок Автоподбор ширины на вкладке Выравнивание уменьшает размер символов в выделенной ячейке так, чтобы содержимое полностью помещалось в ячейке.
6.5.3. Редактирование с использованием мыши
В Excel большинство наиболее типичных задач редактирования можно выполнить без помощи команд. Используя правую или левую клавишу мыши в сочетании с клавишами < Shift > и < Ctrl >, можно вырезать, копировать, очищать, вставлять, удалять и перемещать ячейки. Данные, введенные в ячейки, можно непосредственно редактировать прямо в ячейке после двойного щелчка по ячейке. Для перемещения содержимого ячеек в другое место листа надо выделить ячейку или диапазон ячеек, получить на границе выделения указатель в виде стрелки и перетащить выделенный диапазон на новое место, удерживая нажатой левую или правую клавишу.
Набор параметров, связанных с редактированием рабочих листов, устанавливается в группе команд Параметры правки (команда Файл / Параметры категория Дополнительно). Установка флажка Перетаскивание ячеек приводит к появлению в нижнем правом углу выделенного прямоугольника маленького черного квадрата, называемого маркером заполнения. При установке на маркер заполнения указатель мыши принимает вид тонкого черного крестика.
Маркер заполнения используется для быстрого заполнения ячеек и создания рядов. Если выделить одну ячейку, а затем перетащить маркер заполнения, удерживая нажатой левую кнопку мыши, то содержимое ячейки копируется в выделяемый диапазон.
При выделении двух ячеек, содержащих числа или даты, создается ряд автозаполнения с шагом, равным интервалу между значениями в выделенных ячейках.
Если выделение содержит текст и число, то работает автозаполнение: текст копируется, а число изменяется с заданным шагом. Автозаполнение обычно наращивает значения дат и времени при перетаскивании маркера заполнения. Удерживание нажатой клавиши < Ctrl > при перетаскивании маркера заполнения приводит либо к подавлению автозаполнения (даты и времени), либо, наоборот, к появлению автозаполнения (числового значения).
Для изменения способа заполнения выделяемого диапазона надо перетаскивать маркер заполнения, удерживая нажатой правую кнопку мыши. С помощью маркера заполнения, который находится рядом с заголовком выделенного столбца или строки, можно выполнять описанные выше операции применительно к столбцам или строкам.
Маркер заполнения используется также для автоматического ввода значений из пользовательского списка (например, списка имен, названий и т.п.). Список создается командой Изменить списки в группе команд Общие (команда Файл / Параметры категория Дополнительно).. Пользовательский список можно создать, импортируя значения из существующего диапазона ячеек. Для этого надо выделить диапазон и нажать клавишу Импорт на вкладке Списки. После создания пользовательского списка достаточно ввести в одну ячейку любой элемент из пользовательского списка и перетащить маркер заполнения в любом направлении, чтобы ввести список полностью.
Таким образом, с помощью маркера заполнения можно выполнить большую часть функций, имеющихся в окне диалога Прогрессия (вкладка Главная, группа команд Редактирование, команда Заполнить). Прежде чем выполнить эту команду, надо ввести в первую ячейку диапазона исходное значение (число, дату) и выделить диапазон для автоматического заполнения данными.
Для того чтобы вставить (удалить) столбцы с помощью мыши, надо выделить столбец и протащить маркер заполнения на нужное количество столбцов при нажатой клавише < Shift >. Далее из контекстного меню выбрать команду Вставить (Удалить).
6.5.4. Редактирование с использованием команд
Для перемещения и копирования данных можно использовать стандартные команды для работы с буфером обмена (команды группы Буфер обмена на вкладке Главная). Подвижная рамка вокруг копируемой области показывает, что содержимое находится в буфере обмена; для очистки буфера нажимается клавиша < Enter > или < Esc >. В контекстном меню ячейки или диапазона, строки или столбца сосредоточены все команды редактирования. При редактировании и вводе данных рабочего листа могут выполняться следующие операции:
· отмена, возвращение и повторение предыдущих
· возвращение отмененных действий;
· повторение последнего действия;
· очистка содержимого активной ячейки или выделенного диапазона;
· очистка форматов ячейки или выделенного диапазона;
· очистка примечаний или гиперссылок, присоединенных к ячейкам;
· полная очистка ячеек;
· удаление из листа выделенных строк и столбцов;
· удаление отдельных выделенных ячеек листа;
· вставка столбца левее активного и строки выше активной;
· редактирование в строке формул с использованием команд буфера обмена;
· перемещение значений и форматов;
· вырезание и вставка значений и форматов;
· вставка определенных элементов копируемых ячеек с использованием команды Специальная вставка;
· выполнение арифметических операций при вставке (команда Специальная вставка);
· заполнение данными диапазонов ячеек (команда Заполнить);
· быстрое создание ряда чисел или дат (команда Прогрессия);
· поиск формул, значений или примечаний по всему рабочему листу (команда Найти);
· замена формул, значений или примечаний по всему рабочему листу (команда Заменить);
· исправление типичных опечаток при вводе с помощью команды
Автозамена;
· выбор значений из текущего столбца при вводе данных в этот столбец (команда Выбор из списка);
· выделение группы ячеек, удовлетворяющих конкретным условиям
(команда Перейти/Выделить);
· поиск источников случайных ошибок в формулах с помощью линий, отображающих связь ячеек;
· вставка примечания (в том числе звукового) к текущей ячейке (команда Примечание);
· вставка гиперссылки (команда Гиперссылка);
· задание типа данных и их предельных значений, вводимых в ячейку или выделенный диапазон (команда Проверка данных на вкладке Данные,группа команд Работа с данных.).
Команды, предназначенные для редактирования данных в ячейках рабочего листа находятся на вкладке Главная, группы Буфер обмена, Ячейки, Редактирование.
6.5.5. Форматирование ячеек
Microsoft Excel позволяет легко создавать из рабочих листов профессионально оформленные отчеты. Форматированный лист намного облегчает интерпретацию и восприятие данных. Форматирование – это задание определенного набора параметров (вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание, заливка и т.д.) для внешнего представления данных, записанных в ячейку или диапазон. Форматирование ячеек можно выполнить до или после ввода в них значений. Команда Формат ячеек на вкладке Главная, группа команд Ячейки контролирует большинство форматов, применяемых к ячейкам рабочего листа.
В группе команд Выравнивание на вкладке Главная находятся команды для выравнивания текста ячейки по горизонтали, по вертикали, расположения текста в ячейке под углом.
После выделения ячейки или диапазона эту команду можно быстро вызвать комбинацией клавиш < Ctrl >+< 1 >. К форматированной ячейке можно применить новый формат или удалить все назначенные форматы. Для удаления форматов надо выполнить команду Очистить из группы Редактирование на вкладке Главная. Кнопка Формат по образцу позволяет копировать форматы из выделенных ячеек в другие ячейки и листы текущей книги и даже в другие книги. Команды в группе Шрифт на вкладке Главная применяются не только ко всей ячейке, но и к отдельным символам в ячейке.
Для экономии времени рекомендуется использовать команду Стили ячеек в группе Стили на вкладке Главная. Стили ячеек в Excel – это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки. Пользователь может использовать как встроенные стили, так и самостоятельно разработанные (команда Создать стиль ячейки). Все новые стили сохраняются в книге вместе с данными. При форматировании чисел и текста необходимо помнить о различии между хранимыми и отображаемыми значениями. На хранимые в ячейках значения форматы не воздействуют.
