Настройка рабочего места

Окно табличного процессора состоит из следующих областей.

· Строка заголовка приложения, в правой части которой расположены три кнопки для управления окном приложения. В левой части (по умолчанию) находится панель быстрого доступа, которая предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям. Самая левая кнопка – кнопка MS Office (W) открывает меню с командами для работы с окном приложения. В центре строки заголовка выводится имя активного документа и название приложения.

· Лента, которая разработана для облегчения доступа к командам и состоит из вкладок, связанных с определенными целями или объектами. Каждая вкладка, в свою очередь, состоит из нескольких групп взаимосвязанных элементов управления. В каждой группе находятся кнопки команд, которые служат для выполнения команд или отображения меню команд. В некоторых группах в правом нижнем углу могут отображаться маленькие значки - кнопки вызова диалоговых окон. По нажатию такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно или область задач, содержащая дополнительные параметры, связанные с данной группой.
В результате лента вмещает большой объем содержимого — кнопок, коллекций, элементов диалоговых окон и т. д.

· С помощью настроек ленту можно персонализировать, создавая настраиваемые вкладки и группы, содержащие часто используемые кнопки команд. Кроме стандартного набора вкладок, которые отображаются на ленте при запуске Excel, имеются вкладки еще двух типов, которые появляются в интерфейсе в зависимости от выполняемой задачи: контекстные вкладки и вкладки приложений.

Контекстные вкладки позволяют работать с элементом, который выделен на странице, например, с таблицей или графическим объектом. Если щелкнуть такой элемент, то относящийся к нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом со стандартными вкладками на ленте.

· Поле имени активной ячейки и строки формул, отображающей постоянное значение или формулу в активной ячейке. Под ними Excel открывает Панель сообщений о заблокированном содержимом книги.

· Окно книги, обрамлено справа и внизу полосами прокрутки для перемещения по листу книги. Вешки разбиения окна книги две, по горизонтали (над вертикальной полосой прокрутки), и по вертикали (правее горизонтальной полосы прокрутки).

· Кнопки прокрутки ярлычков листов, ярлычки листов, вешка ярлычков листов находится снизу слева (правее горизонтальной полосы).

· Заголовки строк рабочего листа выводятсяслева от окнакниги, а над окном книги выводятся заголовки столбцов рабочего листа.

· Кнопка Выделить все находится на пересечении заголовков строк и столбцов, слева.

· Строка состояния, содержимое которой зависит от выполняемой операции. Слева, в строке состояния, выводится информация о режиме текущей ячейки книги (например, Готово, если процесс вычислений завершен). Справа в строке состояния выводятся кнопки для быстрого выбора режима просмотра книги (Обычный, Разметка страницы, Страничный). Правее кнопок режимов находятся элементы управления масштабом (линейка и бегунок) для оперативного плавного изменения масштаба листа. Окно для настройки строки состояния открывается щелчком правой клавиши мыши по строке состояния.

Контекстное меню Excel выводится в следующих областях: панель быстрого доступа, лента, вкладка, строка состояния, вертикальная и горизонтальная полоса прокрутки, окно книги, ярлычок листа книги, заголовок строки, заголовок столбца, активная ячейка, диапазон ячеек.

На вкладке Файл находятся команды, которые позволяют выполнить все те действия с файлом - книгой, которые нельзя выполнить внутри файла. Для настройки пользовательского рабочего места выбирается команда Параметры. Эта команда открывает своеобразный командный пункт приложения, в котором пользователь, перемещаясь по категориям настроек, определяет внешний вид приложения, параметры редактирования, сохранения и просмотра книги, параметры правки, исправлений, проверки правописания, безопасности и т.д.

Результат настройки рабочего места сохраняется в шаблоне. Шаблон может содержать следующие элементы:

Параметрами, сохраняемыми в шаблонах книг, являются:

· число и тип листов в книге;

· форматы ячеек и листов, стили ячеек;

· форматы страниц и параметры области печати для каждого листа;

· текст (заголовки строк и столбцов), данные, формулы, графика;

· пользовательские вкладки, макросы, гиперссылки, элементы ActiveX;

· защищенные и скрытые области книг;

· параметры вычислений и просмотра, установленные в окне Параметры.

При запуске Excel автоматически открываются все книги, находящиеся в папке C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ XLSTART, либо в альтернативной папке автозагрузки, полный путь к которой должен быть указан в Файл / Параметры, категория Дополнительно, группа команд Общие, Каталог автозагрузки).

Поскольку любые книги, сохраненные в папке XLStart, открываются автоматически при запуске Excel, то появляется возможность переопределения стандартного шаблона пустой книги. Для этого необходимо создать книгу с пользовательскими параметрами и сохранить ее в папке XLStart как шаблон.

Следует помнить, что при выполнении операции сохранения книги Excel создает временный файл, затем удаляет оригинал и присваивает временному файлу имя оригинала, поэтому нельзя открыть, изменить и сохранить файл, который занимает больше половины доступного места на рабочем диске. При выполнении операции сохранения кроме имени файла и места его хранения надо указать формат файла.

В Excel используются следующие расширения:

· XLSX – книга;

· XLSXM – книга c поддержкой макроса;

· XLTX – шаблон;

· XLAX – надстройка, специальный нечитаемый (двоичный) формат, который используется для сохранения книг с пользовательскими функциями и макросами.