Вставка функций

Функции в Excel многочисленны и удобны, список их столь велик, что не всегда известно заранее, какая из требуемых функций есть, а какой нет. Кроме того, сложно запомнить точно, какие аргументы и в каком порядке должны использоваться в функции. Функцию для конкретной задачи можно найти с помощью Помощника, а окно диалога Мастер функций поможет правильно указать аргументы.

Предположим, что вы покупаете квартиру в рассрочку и хотите рассчитать свои ежемесячные выплаты. Достаточно сложно составить формулу, которая производит такой расчет. Вместо этого лучше использовать функцию ППЛАТ (в версии Office 2002 ивыше изменено имя этой функции, она называется ПЛТ). Для вызова функции необходимо проделать следующую последовательность шагов:

1. Щелкните в ячейке, где должна появиться функция.

2. Выберите Вставка/Функция или щелкните на кнопке Вставка функции. Excel выведет на экран окно диалога, показанное ниже.

Рис.9. Выбор функции

3. Если на экране Помощник не появился, щелкните на кнопке запуска Помощника в окне диалога Мастер функций.

4. Чтобы получить справку по выделенной функции, щелкните по строчке Справка по этой теме (рис.9). Помощник выведет на экран раздел

Рис.10. Описание функции

справки по выделенной функции, как показано ниже на рисунке 10. Этот процесс, возможно, придется повторить несколько раз.

5. После того как вы найдете нужную функцию, выделите ее и щелкните на кнопке ОК в окне диалога Мастер функций. Excel выведет на экран окно ввода аргументов функции (рис.11).

6. Укажите аргументы в соответствующих полях. Когда вы щелкнете в поле аргумента, Excel выведет его краткое описание. После того, как вы введете последний из обязательных аргументов, Excel произведет расчет и отобразит результат внизу окна аргументов.

Рис.10. Описание функции

Рис.11

7. Щелкните на ОК, когда закончите ввод аргументов. Excel закроет окно палитры формул и поместит функцию в ячейку (если вы щелкнули на кнопке Вставка функции на стандартной панели инструментов при выделенной ячейке) или в точку курсора (если вы щелкали на кнопке Вставка функции при выделенной строке формул). На рис.12 показан рабочий лист, в котором вычисляется ежемесячные выплаты для покупки новой квартиры. Он показывает, сколько нужно платить ежемесячно за квартиру стоимостью в 100 000 у.е., купленную в рассрочку под 4% годовых, со сроком выплат в течение 4 лет. При вызове функций ПЛТ или ППЛАТ в строке «Норма» (рис. 11) следует указать процентную ставку за 1 период выплат (за 1 месяц), т.е. 4%/12. Параметр НЗ вводится со знаком минус, если кредитор дает деньги клиенту.

Рис.12. Рабочий лист, составленный с помощью Мастера функций и Помощника

13. Копирование, перемещение и заполнение диапазонов

Простейший способ для ввода данных - щелкнуть в ячейке и начать вводить информацию. Вы также можете вводить данные в ячейки, перемещая или копируя их из других мест. Кроме того, существует полезная возможность - Автозаполнение.

Диапазон - это прямоугольная область рабочего листа. Наименьший диапазон - это ячейка.

14. Выделение диапазонов

Чтобы скопировать, переместить или заполнить диапазон, его прежде всего нужно выделить. Чтобы выделить одну ячейку, щелкните в ней или переместитесь туда с помощью клавиатуры. Чтобы выделить группу или диапазон ячеек, щелкните в одном углу предполагаемого прямоугольника и перетащите указатель мыши до другого угла. На следующем рисунке показано выделение диапазона.

Рис.13. Выделение диапазона

Диапазон можно описать, указав адреса его крайних ячеек (левый верхний и правый нижний), разделенные двоеточием. Например, диапазон на рисунке 13 описывается как В2:D4.

С помощью мыши можно выделить несколько несмежных диапазонов, как показано на следующем рисунке (рис.14). Чтобы выделить несмежные диапазоны, удерживайте нажатой клавишу CTRL во время выделения.

Рис.14. Выделение несмежных диапазонов

Диапазоны также можно выделять с помощью клавиатуры. Сначала выделите угловую ячейку диапазона. Затем нужно увеличить размер выделения с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатую клавишу SHIFT.

Чтобы выделить трехмерный диапазон, т.е. ячейки с одинаковыми адресами на нескольких рабочих листах, сначала выделите прямоугольник на одном рабочем листе. Затем, удерживая нажатую клавишу CTRL, щелкните на ярлычках других рабочих листов, в которых вы хотите выделить такой же диапазон ячеек.

Чтобы выделить строку или столбец, просто щелкните на заголовке столбца или номере строки. Excel выделит целую строку или столбец. (Чтобы выделить строку или столбец с помощью клавиатуры, сначала выделите ячейку в нужной строке или столбце, а затем нажмите CTRL+ПРОБЕЛ, чтобы выделить столбец, или SHIFT+ПРОБЕЛ, чтобы выделить строку.)

15. Копирование диапазонов

Вы можете скопировать содержимое ячеек одного диапазона в другой. Например, если вы составляете проект бюджета, как показано на рисунке, может понадобиться скопировать содержимое диапазона В1:В8 в диапазон С1:С8. Для этого необходима следующая последовательность действий:

1. Выделите диапазон, содержащий подписи, значения и формулы, которые вы хотите копировать (в нашем примере В1:В8).

Рис.15. Копирование диапазонов

2. Щелкните на кнопке Копировать на стандартной панели инструментов.

3. Щелкните в верхней ячейке диапазона, в которой будет производиться вставка скопированной информации (в нашем примере в С1).

4. Щелкните на кнопке Вставить на стандартной панели инструментов. Excel вставит содержимое буфера в новый диапазон.

Рис.16. Копирование диапазонов

5. Если нужно, измените значение ячеек. Например, в ячейке С1 следует заменить январь на февраль.

Копирование формул работает аналогично. Когда вы копируете формулу, Excel изменяет ссылки в ней, чтобы она правильно работала на новом месте. Например, формула в ячейке В8 (=В2-В4-В5-В6-В7) при вставке в ячейку С8 изменится (=С2-С4-С5-С6-С7).

16. Перемещение диапазонов

Для того, чтобы переместить содержимое диапазона в другое место, необходимо произвести следующие действия:

1. Выделите диапазон, содержащий подписи, значения и формулы, которые вы хотите переместить, и щелкните на кнопке Вырезать на стандартной панели инструментов.

2. Щелкните в левой верхней ячейке диапазона, в которой будет производиться вставка вырезанной информации, и щелкните на кнопке Вставить на стандартной панели инструментов. Excel переместит вырезанное содержимое ячеек в новый диапазон.

3. Чтобы переместить выделенный диапазон с помощью мыши, просто щелкните на границе диапазона и перетащите его на новое место. Для копирования удерживайте нажатой клавишу CTRL во время перетаскивания.