Классификация систем управления электронными документами

По масштабу:

- корпоративные (для крупных предприятий) (DocuLive, Documentum);

- для средних предприятий («Эффект-Офис»);

- для организации персонального документооборота (в них могут отсутствовать некоторые функции, важные с точки зрения делопроизводства).

По архитектуре:

Функционирующие на платформе специальной программы. Основным компонентом такой программы является СУБД, также в качестве платформы может выступать система автоматизации управления предприятием.

Примеры платформ: Domino.Doc, WorkFlow, 1С: Предприятие, Documentum, Optima WorkFlow, «Босс-Референт».

Особенность таких систем в том, что для их работы нужно установить комплекс программ, составляющих платформу, что требует дополнительных затрат. К достоинствам относят мощность, к недостаткам – высокую цену, возможную избыточность.

Системы-приложения – самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Примеры: «Дело», «Делопроизводство 2002», «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис». К достоинствам относят достаточно низкую стоимость, к недостаткам – отсутствие некоторых функций.

По типу баз данных, используемых системой:

Реляционные базы данных (БД) – используется файловая система. Для них характерна более высокая скорость, производительность и устойчивость.

Документальные БД – хранят содержание документа непосредственно в базе данных. Отличаются меньшей стоимостью при средних объемах, большей безопасностью информации.

Для обоих типов систем могут использоваться как собственные СУБД («Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис», ODB-Text), так и промышленные СУБД MS SQL Server, Oracle, Sybase (для реляционных БД) и Lotus Domino (для документальных БД).

По технологии работы с электронными документами:

1. Системы управления электронными документами (СУД, EDMS). Ориентированы на предприятие в целом со всем его документационным фондом. С точки зрения техники работы объектом в таких системах является содержимое документа. Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, масштабируемостью, обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов. Для поиска документов используется атрибутивный или контекстный поиск с помощью поисковой формы и логических операндов (поиск по названию, автору, дате создания, права доступа и т.д.). Возможно создание составных документов из произвольного числа электронных файлов разных форматов.

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, распределение привилегий и т.д.

2. Системы автоматизации делопроизводства (САД). Поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности – официального делопроизводства. С точки зрения техники работы объектом является регистрационная карточка документа, содержимое прикрепляется к регистрационной карточке. К этим системам относят продукты только российских разработчиков. Сам термин САД имеет русское происхождение, не имеет аналогов за рубежом. САД жестко привязаны к специфике российского делопроизводства. В России сложилась единая технология работы с документами, формирующая государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Особенностями российской модели делопроизводства являются:

- регистрация документов;

- централизованный контроль исполнения документа с момента его утверждения или поступления в организацию;

- единые нормы документооборота.

В российской практике, в отличие от западной, документ ставится на контроль сразу, в системе учета отслеживается связь между документами (письмо – ответ, документ на контроле – отчет по исполнению и т.д.)

Т. е. имеется принципиальная возможность отследить маршрут любого документа. Важной особенностью российского делопроизводства является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документов в организациях, независимо от их сферы деятельности.

Примеры: «Босс-Референт», «Дело», LanDocs.

3. Системы автоматизации деловых процессов (системы управления деловыми процессами). Процесс может быть представлен в виде обработки события, ею могут заниматься разные исполнители, последовательность совершения действий и передач от одного исполнителя к другому называется маршрутом обработки события. Маршруты типовых событий жестко регламентируются в виде маршрутной карты. Идеология системы – пользователь должен выполнять только необходимые функции, рутинную же работу (определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременного исполнения и т.д.) выполняет система. Примеры: Staffware, Optima WorkFlow.

4. Электронные архивы. К их основным функциям относят:

- ведение архивов документов предприятия;

- коллективный доступ и редактирование;

- хранение версий документов;

- выдача поручений, контроль исполнения;

- поиск нужной информации.

5. Системы управления записями (поддержка жизненного цикла документа, автоматизация канцелярских процедур).

6. Системы управления «образами» документов. Выполняют формирование архива, при этом документ переводится из бумажной в электронную форму. Но простого сканирования недостаточно: нужно добавить реквизиты, аннотацию и т.д.