Ефективна нарада

Признаки эффективного совещания
У эффективного совещания есть:

· Необходимость

· Цель

· План

· Организатор

· Временные рамки

· Минимум участников

· Результат

Необходимость
Организатор должен очень четко отдавать себе отчет в том, что совещание это дорого. Часовой митинг вырывает человека из работы минимум на полтора часа. Невозможно мгновенно переключаться между работой-совещанием-работой, необходимо время на вход в контекст.

Цель
У всего, что мы делаем, должна быть некая цель. Это звучит дико, но у подавляющего большинства совещаний ее нет. Зачастую, сам организатор не в состоянии объяснить зачем мы собрались. А если цели нет, то ее невозможно достичь.
Хорошая цель это SMART — цель, определяющая результат.«Обсудить текущие проблемы» это плохая цель, так как она ставит задачу поколебать воздух. «Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование» — хорошая цель.

План и Организатор
План (agenda) совещания может выглядеть так:

План:
1 Описать проблему [Иван].
2 Предложить 3-5 вариантов решений [Иван, Петр, Мария].
3 Выбрать лучшее решение [Иван, Петр, Мария].
4 Назначить ответственного за выполнение [Иван].
Цель: Решить на каком сервере проводить нагрузочное тестирование.
Организатор: Иван.
Длительность: 20 минут.
Обычно 3-5 пунктов плана достаточно, чтобы обеспечить общее понимание того, что будет происходить. Обязанности организатора — обеспечить следование плану. Он имеет право давать слово, лишать слова и всячески направлять совещание в нужное русло.

Временные рамки и участники
Можно смело брать за правило, что эффективность совещания обратно пропорциональна его длительности и количеству участников. Управлять совещаниями дольше 30 минут с 5+ участниками уже очень тяжело.«Не дольше часа без перерыва» - железное правило совещания. Если объем информации так велик, что потребуется більше часа, его лучше раздробить. Ну и, конечно, хорошо подумать, оправданы ли такие расходы времени.

Результат
Как уже говорилось, нет цели — нет результата. Подавляющее большинство совещаний заканчивается ничем. Один сказал «надо сделать», остальные согласились и разошлись. Кто и когда будет делать, решим как-нибудь потом. Задача организатора привести совещание к конкретному результату. Это может быть документ, конкретная задача, либо записанное решение.
Пример хорошего результата:

«Решено проводить нагрузочное тестирование на UAT сервере заказчика. Иван сегодня запросит доступ и отправит его Петру. Петр настроит сервер до 15-00 четверга, после чего сообщит о результатах почтой.»
Разрядить обстановку

Для того чтобы сотрудникам было не совсем скучно совещаться, попытайтесь разрядить обстановку какими-нибудь интересными действиями. Например, покажите фильм или клипы, кроме обычных слайд-шоу. Или можно провести «мозговой штурм» - сегодня это корпоративное развлечение особенно популярно в компаниях.

Итог
Проводить эффективные совещания непросто. Это объясняет то множество часов, просиживаемых впустую на никому не нужных митингах. Есть даже специальная профессия meeting facilitator — человек, который помогает проводить совещания эффективно. Но, даже просто следуя вышеописанным пунктам, со временем ваши митинги будут все короче, насыщеннее и результативнее. Успехов.