Публичные выступления

В рамках делового общения менеджерам по связям с общественностью часто приходится выступать перед аудиторией слушателей в форме докладов, содокладов, лекций, сообщений или в ходе обсуждения докладов и т.д.

Эти публичные выступления представляют собой специфическую форму общения, которая имеет свои правила и нормы и в силу этого требует специальной подготовки. Те, кто думает, что для произнесения речи перед аудиторией достаточно иметь немного смелости, глубоко заблуждаются.

Выступать перед аудиторией персонала организации, партнеров по бизнесу, возможных инвесторов и т.д. – весьма ответственное занятие, поскольку предназначено выполнять ряд важных для дела и менеджмента функций, главными из которых можно назвать три:

♦ информирование аудитории, передача ей определенной целенаправленной информации;

♦ воздействие на слушателей с целью убеждения их в чем-либо, привлечения на свою сторону, на сторону поддержки своих идей, предложений;

♦ представления себя присутствующим как личности, как специалиста, как менеджера, создание о себе благоприятного мнения окружающих, определенной части своего имиджа.

Умение выступать перед аудиторией и в ходе выступления оказывать на нее определенное воздействие можно отнести к весьма ценным личностным и деловым качествам, особенно для менеджеров по связям с общественностью.

От природы это умение дано далеко не всем людям, и многим – далеко не в полной мере. Поэтому для каждого менеджера в силу его профессионального предназначения обязательно надо путем обучения и тренинга овладеть, как минимум, общими принципами публичных выступлений.

Каждое публичное выступление должно по меньшей мере отвечать трем требованиям:

— быть интересным для слушателей;

— нести в себе конкретную и целенаправленную информацию;

— быть понятным и убедительным.

Мы уже отмечали, что в деловом общении очень важно вызвать у собеседника интерес к себе и к предложенной теме. В случае публичного выступления это требование сохраняет свое значение, но добиться этого становится значительно сложнее, так как аудитория всегда больше и разнообразнее по составу людей, чем компания для беседы.

С первой фразы необходимо вызвать внимание и заинтересованность аудитории. Такой эффект можно получить, начав выступление с вопроса. Например: «Почему наша фирма имеет слишком большие издержки производства?» или «Как вы думаете, где находятся резервы для повышения эффективности нашей работы?» Далее в выступлении предполагается дать ответ на поставленный вопрос.

Неправильным для выступления может оказаться начало, в котором оратор сделает какое-либо заявление в смысле: «Я докажу вам, что...» Такое начало предполагает необходимость доказательства справедливости сделанного заявления. Эта ситуация напоминает рассказчика анекдота, который заранее говорит слушателям: «Вы сейчас умрете от смеха!».

Если сделанные вначале заявления не оправдываются, аудитория быстро начинает терять интерес к выступлению и в конце концов у нее появляется чувство разочарования. Обещания в начале выступления всегда рискованны.

Спокойный способ начать выступление состоит в том, чтобы назвать вопросы, которые вы намерены рассмотреть в своем докладе или выступлении. При этом желательно не обращаться к освещению сразу многих вопросов, оптимально – остановиться на одном-двух. Например, «Рассмотрим сегодня два вопроса: как администрация намерена добиваться более высоких показателей и желания работать у сотрудников фирмы». Поставленные в примере вопросы важны и интересны в практике всякой фирмы, поэтому надо полагать, что они вызовут заинтересованность аудитории.

Если первые две-три фразы вызвали у слушателей заинтересованность, любопытство, то это будет хорошим началом выступления.

Однако заинтересованность аудитории в начале – это только полдела, необходимо сохранить эту заинтересованность на протяжении всего выступления, до конца. Это очень важно, поскольку на волне интереса аудитория легче воспринимает содержание, выдвигаемые доводы и аргументы, и ее легче убедить и привлечь на сторону своих взглядов и предложений.

Как добиться такого эффекта? Мы уже отмечали, что в выступлении должна присутствовать новая для аудитории информация. Но этого мало. Желательно построить изложение так, чтобы эта информация была распределена по всему тексту в ее логической последовательности с возрастающим значением сказанного.

В этих целях можно использовать схему трехзвенного построения выступления:

♦ характеристика деловой ситуации;

♦ оценка всех возможных последствий;

♦ состав действий для разрешения ситуации.

Ситуацию можно преподнести как «вызов» внешней среды, а действия организации – как адекватные ответы на «вызов».

Например, в первой части выступления менеджер по связям с общественностью сообщает аудитории, что по данным периферийных отделений за последние два месяца фирма потеряла свою часть рынка товара «А» (в %). Во второй части дается анализ возможных последствий этой ситуации: уменьшение выручки, затоваривание, рост издержек, затруднение с платежами, ухудшение общего финансового положения и т.д. В третьей части излагаются предлагаемые действия руководства фирмы. В данном примере: снижение оптовой цены для стимулирования сбыта, срочная доработка новой, конкурентоспособной модели товара «А». Разумеется, все оценки предложения подкрепляются расчетами и цифрами.

В данном примере задача выступающего – убедить участников в целесообразности тех мер, которые он предлагает.

Во всяком выступлении интерес аудитории поддерживается непрерывным продвижением текста вперед, буквально каждой фразой. В этом отношении желательно весь «сюжет» выступления разделить на «эпизоды». Каждый «эпизод» должен нести в себе что-то новое относительно предыдущего «эпизода». Сменяя таким образом друг друга, «эпизоды» создают динамизм развития общего сюжета и, как следствие, сохраняют интерес слушателей к выступлению.

Необходимо подчеркнуть значение окончания выступления. Оно не менее важно, чем начало. Лучше всего окончание заготовить заранее, как и начало.

Вариантов окончания выступления много, но предпочтение, пожалуй, надо отдать краткому резюмированию всего сказанного, с акцентом на главном, памятуя, что последняя часть выступления лучше запоминается слушателями. Неплохо в самом конце пожелать присутствующим успехов в делах, поблагодарить за оказанное внимание.

Остановимся еще на некоторых, весьма существенных правилах выступления.

Прежде всего, не следует выступать перед аудиторией в качестве чтеца заготовленного текста. Д. Карнеги по этому поводу писал: «Записи в руках оратора на 50% уничтожают интерес к выступлению. Главное – не читайте свои речи. Трудно заставить аудиторию вынести чтение речи по бумаге»[2].

Облегчить положение можно, прибегая к использованию иллюстраций к выступлению в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков, рисунков, слайдов, видеосюжетов и т.д. Иллюстрации, во-первых, сильно уплотняют информацию и делают выступление более содержательным. Во-вторых, они дают возможность выступающему вести рассуждения, следя за иллюстративными данными, которые выполняют в данном случае роль конспекта.

Если в докладе или выступлении невозможно обойтись без изложения сложных расчетов и большого количества данных, то лучше всего текст такого доклада тиражировать. При таком варианте, выступление докладчика сводится к очень краткому изложению сути дела и приглашению присутствующих выступить с обсуждением поднятых в тексте доклада вопросов. Но надо сказать, что в таком случае, почти полностью теряется эмоциональное, личностное воздействие докладчика на аудиторию.

Еще несколько правил, относящихся к стилю выступлений. Текст выступления должен легко восприниматься аудиторией. Она должна легко понимать все, что вы говорите. Для этого необходимо исключить из текста большие сложноподчиненные предложения с использованием иностранных слов и специальных терминов. Надо употреблять те слова и термины, которые понятны данной аудитории, и, конечно, те, которые вы сами можете легко пояснить. В понимании аудиторией текста очень помогает использование выразительных образов и примеров из практики и жизни. Например, сравнение реализации стратегических планов фирмы с бегом на длинную дистанцию, который требует от бегунов целеустремленности и выносливости.

Также лучше воздерживаться от ссылок на свой опыт, в смысле: «А вот я...» Такие примеры часто воспринимаются скептически, поскольку претендуют на статус эталона.

Если кажется, что такой пример обязательно надо привести в выступлении, то его можно предложить как опыт фирмы, коллектива сотрудников.

К стилю выступления относится не только построение предложений, использование словарного запаса, но и манера изложения. Здесь желательно сохранить непосредственность разговорного тона, но избегать монотонности речи. Необходимо усиливать звук и замедлять темп в наиболее значимых местах выступления, на ключевых словах и предложениях. Обязательно делать паузы перед и после изложения наиболее значимых мыслей.

Однако выступление – это не просто разговор, избитые фразы и слова-паразиты в нем неприемлемы. Например, фразы: «на сегодняшний день...», «если раньше мы имели... то теперь имеем...» и т.д.; слова: «вот», «значит», «понимаете», «так сказать» и др., а также слова из ненормативной лексики, такие как: «наезд», «разборка», «крутой» и другие. К сожалению, в нашей речи всего этого очень много.

Если в выступлении часто встречаются такие или подобные им слова и фразы, то аудитории начинает казаться, что она слышит только это. Об интересе слушателей к такому выступлению не может быть и речи.

Кроме этого, необходимо помнить о манере держаться перед аудиторией. Энергичная жестикуляция, да еще обеими руками создает у слушателей впечатление недостатка слов для выражения мыслей и не столько подчеркивает смысл сказанного, сколько мешает восприятию.

Жесты должны быть скупыми, не резкими, чаще одной рукой, а главное – в тех местах текста, где они уместны. Например, подчеркнуть основную мысль можно, подняв указательный палец вверх и т.д. Полезно «расстановку» жестов продумать заранее, чтобы они украшали изложение текста.

Стремясь к повышению выразительности своей речи, выступающие иногда чрезмерно используют мимику, которая может превратиться в гримасы, не понятные аудитории. Например, весьма неприятно выглядит взгляд из-подо лба при опущенном подбородке, поджатие губ после каждой фразы или сильное скашивание взгляда в сторону. За выражением собственного лица надо следить, оно должно быть спокойным, слегка улыбающимся, без «выразительных» или грозных взглядов.

Выступая без трибуны, надо следить за осанкой. В этом случае движения должны быть особенно скупы, в стороны лучше поворачивать голову и слегка торс. Если хочется ходить во время выступления, то можно медленно сделать несколько шагов, не отвлекая своим хождением внимание слушателей от того, что вы говорите. Руки лучше свободно опустить вдоль туловища.

Держать руки, скрестив кисти ниже живота, можно недолго, а лучше не держать совсем. Карманы нельзя считать лучшим местом для рук. Руки в карманах – жест, подчеркивающий неформальность отношений.

При желании выступающего обратиться к аудитории лучше обратиться к форме открытых вопросов, таким образом приглашая высказаться. Диалог с аудиторией – это неплохой элемент в выступлении, только если он не слишком продолжительный и, главное, не принимает полемический характер. Публичное выступление – не лучший случай для дискуссий.

Добиться в выступлении всего сказанного можно только путем непрерывного совершенствования своей речи, дикции и тщательной подготовки каждого выступления. Хорошая подготовка и удачное выступление играют чрезвычайно важную роль в формировании имиджа менеджера по связям с общественностью и в завоевании авторитета среди внутренней и внешней аудитории.

Известный американский менеджер Ли Якокка, сам неплохой оратор, прошедший специальную подготовку в Институте Карнеги, считал, что менеджер, который не умеет выступать публично, не сможет эффективно управлять персоналом и организацией в целом. Он писал по этому поводу: «Это же стыдно, когда человек больших способностей не в состоянии внятно рассказать о своих замыслах, выступая перед советом директоров или соответствующим комитетом».

Каждому менеджеру по связям с общественностью, если он стремится к совершенствованию своих навыков в публичных выступлениях, следует взять себе за правило всегда готовиться к каждому выступлению, не считать, что среди них есть маловажные.

Стоит два-три раза выступить неудачно, и о менеджере по связям с общественностью у аудитории складывается мнение, как о плохом ораторе, и слушатели уже заранее не будут ожидать от него ничего интересного и вдохновляющего. В этом случае теряет один из очень важных способов влияния на людей. Исправить создавшееся мнение весьма трудно, так как возникший стереотип восприятия оказывается чрезвычайно устойчивым.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите основные существующие коммуникационные сети связей с общественностью.

2. Дайте определение понятия «коммуникативная сеть связей с общественностью».

3. Перечислите основные компоненты, входящие в сетевую систему связей с общественностью.

4. Дайте рекомендации для повышения эффективности деятельности коммуникационных сетей связей с общественностью.

5. В чем заключается преимущество использования основных компонентов коммуникационной сети связей с общественностью?

6. Перечислите виды электронных средств массовой информации.

7. В чем специфика использования каналов коммуникации?

8. Выделите основные факторы эффективности вербальной коммуникации.