2015-05-15
733
Прежде чем начать понятный анализ теории экспертизы ценности документов, необходимо выяснить, является ли она действительно органичной частью архивной теории. Доводов о ее необходимости обычно приводится несколько. Первый и самый распространенный: невозможность хранения всех создающихся документов («Никакое общество не в состоянии хранить всю создаваемую им документацию» [1, с. 134]).
С практической точки зрения этот довод, безусловно, серьезен, однако с теорией он напрямую не связан. Косвенно это подтверждал один из советских теоретиков архивоведения В. Н. Автократов, когда писал следующее: «Экспертиза ценности — не только начальный этап источниковедческого анализа, но и его особенная форма, решающая специфическое противоречие между теоретико-источниковедческим началом, опирающемся на представление о документе как о некоторой имманентной исторической ценности, и практической необходимостью отбора части документов. Если бы архивоведческая экспертиза смогла абстрагироваться от второй стороны вопроса, то ее развитие пошло бы, вероятно, в русле «чистого знания» о свойствах документов и она приобрела бы черты, схожие с дипломатикой. Однако реальность такова, что архивоведение не может отвлечься от необходимости рассматривать вопросы ценности в плане сравнения информационной значимости документов и их грубого деления на «ценные» и «неценные»» [1, с. 136].Перейдем к основным понятиям.
Документальный фонд– это все создаваемые в отдельной организации, учреждении или на предприятии документы, систематизированные в определенном порядке в соответствии с их профилем и задачами с целью хранения и использования в оперативной деятельности. Фондовая природа основывается на принципе происхождения от одного источника(организации, учреждения, лица).
Фондообразователь– физическое или юридическое лицо в деятельности которого образуется документальный фонд [2, с. 40].
Для удобства использования документы в документальном фонде организации объединяются в первичные комплексы, к которым относятся: дело(совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку), сборник(документы нескольких видов и нескольких авторов, с различными хронологическими рамками, объединенные одним вопросом), переписка(группа документов содержащих корреспонденцию) и др.
Архивный фонд– это совокупность архивных документов, генетически связанных между собой, являющихся логическим результатом деятельности организации или лица и свидетельствуют об этой деятельности. В практике работы архивистов, архивный фонд– это одна с основных единиц учета в пределах архива, которая в свою очередь делится на первичные комплексы– единицы хранения(или дела) [2, с. 9].
Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.
Архив– организация или структурное подразделении организации, предназначенное для хранения документов и организации их использования.
Виды архивов: государственные и негосударственные архивы организаций; архивы научно-технической документации; архивы литературы и искусства; экономические архивы; научные архивы; архивы устной истории, традиционные архивы, кино и видео архивы, фотоархивы, фоноархивы, архивы электронных документов [3, с. 32].
Национальный архивный фонд Республики Беларусь(НАФ)– это совокупность документов, созданных в Республике Беларусь в результате экономичной, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на разных этапах его развития, документов которые отражают материальную и духовную жизнь белорусского народа [4, с. 6].
В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образовывается значительное количество самых разных видов и разновидностей документов. Однако не все из них имеют одинаковую ценность. Одни из них могут нести ценную информацию о политической, научной, экономической и культурной жизни общества, и соответственно служить источниками для различных областей научного знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти сразу после их возникновения. Именно научно-историческая и практическая значимость информации предопределяет возможность и длительность использования документов, а значит продолжительность их жизненного цикла.
Наиболее пристальное внимание при разработке теории экспертизы ценности документов и в практической деятельности уделялось свойству повторяемости информации в документе. Именно информационный подход в теории экспертизы ценности документов говорит о том, что при направлении информационного потока снизу-вверх происходит её поглощение, а при направлении сверху вниз– ее дублирование (нарастание «избыточности»). Есть два вида повторяемости информации: формальный– происходит полное или частичное воспроизведение документальной информации(дублирование, цитирование) и аналитико-синтетический– когда происходит преобразование информации (поглощенность, отраженность). Дублетными документами называют несколько экземпляров одного и того же документа и обычно образуются в деятельности разных структурных подразделений одного учреждения, в деятельности однородных учреждений одного уровня, учреждений одной или разных систем. Поглощенность выражается в суммировании, или обобщении информации нескольких документов с сохранением или изменением прежней группировки данных, а также изложение(реферирования) содержания одного или нескольких документов в другом. В этих случаях налицо уплотнение информации. Существует еще один вид повторяемости информации– вариантность.
Экспертиза ценности– определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практичной значимости документов на основе принципов и критериев их ценности.
Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут наиболее ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения. Вторая задача экспертизы– определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни. Третья задача экспертизы– установление степени сохранности документов и в случае частичной их потери обеспечение полноты состава архивных фондов путем пополнения отсутствующих материалов. Существенной задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является также оптимизация состава документов, принятых на государственное хранение, т.е. поиск путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, которые имеют научно-историческую ценность [5].
Определение ценностных приоритетов документов осуществляется через систему принципов, критериев и методов. Методологическую основу экспертизы ценности документов складывают принципы историзма, системности, целостности и социально-политической нейтральности. Они тесно взаимосвязаны и взаимообусловлены и применяются в неразрывном единстве применительно к задачам оценки и отбора документов.
