Критерии экспертизы ценности

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Всего выработано около полутора десятков критериев оценки документов, в совокупности представляющих систему научно-обоснованных признаков необходимых для определения ценности того или иного документа. Критерии выступают как индикаторы ценности информационных качеств документа и основаны на наиболее существенных свойствах документа. В современной теории экспертизы ценности выделяют три группы критериев: происхождения документов, содержания документов, внешних особенностей документов. Распределение критериев на группы носит в целом искусственный характер, но имеет определенные удобства в использовании. Все критерии экспертизы употребляются на практике в их взаимосвязи и взаимообусловленности, поскольку они дополняют и уточняют друг друга, образовывая единую целостную систему.

В состав группы критериев происхождения входят следующие основные критерии:

- функционально-целевое назначение учреждения (чем существеннее роль учреждения в системе государственного управления, экономики, культуры и других отраслях жизни общества, тем ценнее его документы);

- время создания документов(предпочтение отдается документам, созданным одновременно с событием или вскоре после его);

- место создания документов (ценнее документы, созданные там, где произошло событие, или в непосредственной близости от него);

- интенсивность документирования (чем меньше создано документов, тем они ценнее) [6, с. 13].

Группа критериев содержания включает следующие основные критерии:

- значимость информации в документе (основного внимания заслуживают документы, содержащие уникальную или наиболее типичную информацию о событиях);

- виды и разновидности документов (предпочтение отдается тем из них, которые предназначены для документирования наиболее существенных сторон деятельности учреждений и жизни общества);

- повторяемость информации в других документах (чем в меньшем объеме сведения данного документа предоставленные в других документах, тем они ценнее) [7, с. 39].

К группе критериев внешних особенностей документов относятся следующие:

- подлинность документа (предпочтение отдается подлинным документом, при их отсутствии – заверенным копиям);

- уникальность материальной основы (наличие палеографических, художественных и других особенностей повышает ценность документов);

- физическое состояние документа (предпочтение отдается подлинным, дублетным, копийным и умноженным экземплярам документов, которые лучше сохранились и способны выдержать длительные сроки хранения);

- степень сохранности документов (чем меньше сохранилось документов, тем ценнее каждый сих).

Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными и навсегда установленными. Одни из них в зависимости от исторических условий утрачивают свою значимость, на смену им приходят другие.

Для практических действий по проведению экспертизы ценности в Республике Беларусь существует система экспертных органов: в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК, ЦЭК), в органах по управлению архивным делом– экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), в государственных архивах– экспертно-методические комиссии (ЭМК), на республиканском уровне действует Центральная экспертно-методическая комиссия (ЦЭМК).

Эта практическая работа осуществляется на основе целого ряда нормативных и методических документов, важнейшими из которых являются типовые и ведомственные перечни документов– систематизированные списки документов организаций, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов. Такая система позволяет достаточно успешно решать вопросы сроков хранения документов, в то же время предполагает необходимость перманентных трансформаций с учетом изменяющихся требований общества и государства.