Особенности экспертизы ценности документов в электронном виде

В законодательстве Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу прослеживается единство подходов к проведению экспертизы ценности документов независимо от вида носителя. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов в электронном виде выделяется ряд особенностей.

Основные требования к проведению экспертизы ценности ДЭВ закреплены в Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121 [8]. Она определяет порядок проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение не только ДЭВ, но также информационных ресурсов. Инструкция № 121 распространяется на государственные органы и иные организации, в деятельности которых образуются ДЭВ (управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация), информационные ресурсы (базы данных, базы знаний, веб-сайты, электронные издания и др.), кино-, фото-, фоно- и видеодокументы.

Отдельные нормы, касающиеся проведения экспертизы ценности ДЭВ, содержатся в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» [9], утвержденном и введенном в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 22.05.2000 № 14. В стандарте оговаривается, что экспертиза ценности документов должна проводиться еще на стадии планирования жизненного цикла таких документов.

Как отмечается в п. 3 Инструкции № 121 [8], экспертиза ценности проводится с целью отбора на постоянное хранение ДЭВ, содержащих информацию, которая имеет историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, не повторяющуюся в документах на бумажных носителях, или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность.

Нормы Инструкции № 121[8] логически дополняют нормы раздела III Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 [10], где закреплены общие критерии экспертизы ценности различных документов. В развитие норм Правил работы архивов организаций Инструкция № 121 определяет, что к критериям оценки ДЭВ относятся:

- повторение информации ДЭВ в документах на иных носителях;

- полнота состава частей и элементов ДЭВ;

- наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных или иных носителях;

- возможность обеспечения постоянного хранения ДЭВ;

- возможность воспроизведения и обработки ДЭВ без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;

- наличие сопроводительной документации на ДЭВ и технологической документации на информационную систему, в которой эти документы возникли и существуют;

- сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях [8].

Таким образом, можно сделать ряд выводов.

Определено, что экспертиза ценности – определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практичной значимости документов на основе принципов и критериев их ценности. Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут наиболее ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения. Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни. Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов и в случае частичной их потери обеспечение полноты состава архивных фондов путем пополнения отсутствующих материалов.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии выступают как индикаторы ценности информационных качеств документа и основаны на наиболее существенных свойствах документа. В современной теории экспертизы ценности выделяют три группы критериев: происхождения документов, содержания документов, внешних особенностей документов.

Для практических действий по проведению экспертизы ценности в Республике Беларусь существует система экспертных органов: в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК, ЦЭК), в органах по управлению архивным делом – экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), в государственных архивах– экспертно-методические комиссии (ЭМК), на республиканском уровне действует Центральная экспертно-методическая комиссия (ЦЭМК)

В законодательстве Республики Беларусь по делопроизводству и архивному делу прослеживается единство подходов к проведению экспертизы ценности документов независимо от вида носителя. Основные требования к проведению экспертизы ценности ДЭВ закреплены в Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121.