Система экспертных органов по проведению экспертизы ценности документов

В нормативных документах по архивному делу содержится тезис о том, что экспертиза ценности документов в организациях осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией. Напомним, что экспертиза ценности документов− это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертная комиссия (ЭК) создается в каждой организации независимо от формы собственности. Персональный состав ЭК утверждается приказом руководителя организации [11]. Экспертная комиссия создается в составе не менее 3 человек. Как правило, комиссия состоит из 5−7 человек, но это зависит от штатной численности организации. В ее состав входят наиболее квалифицированные работники структурных подразделений, в процессе деятельности которых создается наибольшее количество документов. В обязательном порядке в состав комиссии включается работник, отвечающий за делопроизводство, и работник, отвечающий за архив организации (заведующий архивом). Обычно один из этих работников является секретарем комиссии. В состав комиссии обязательно должен входить главный бухгалтер, работник кадровой службы. Если организация является источником комплектования государственного архива, в состав ЭК может быть включен работник соответствующего архива.

Председателем комиссии назначается заместитель руководителя организации, но не руководитель, так как все решения комиссии утверждаются руководителем организации в связи с тем, что ЭК является совещательным органом. Заседания ЭК и принимаемые ею решения оформляются протоколом. Оформление протоколов и обеспечение их сохранности возлагаются на секретаря комиссии.

При изменениях в штатном составе, например, если член ЭК уволился, переведен на другую должность и т.д., необходимо приказом руководителя внести изменения в состав экспертной комиссии.

ЭК необходима для согласования номенклатуры дел организации, инструкции, методических рекомендаций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу (75 лет хранения), актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, для принятия решения об изменении и установлении сроков хранения отдельных категорий документов [12].

Как следует из этого перечня, функции экспертной комиссии достаточно конкретны. Однако если вы обратили внимание, мы нигде не указали, что экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов, а в примере с приказом о создании экспертной комиссии мы заявили, что экспертная комиссия в организации создается для обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов. Экспертиза ценности документов в организации, по сути, и есть отбор документов на хранение и уничтожение.