Использование информационных технологий в совершенствовании экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Для активизации работы ЦЭК по оказанию помощи экспертным службам подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по проведению экспертизы ценности документов предлагается использование систем электронных архивов.

Одним из видов систем электронных архивов являются системы автоматизации архивного делопроизводства. Такие системы, равно как и сами архивы для муниципальных организаций выделяются строгими требованиями к организации процесса архивирования и передаче документов в архив от бизнес-ориентированных систем. Системы, созданные для компаний, помимо государственных требований дополнительно отвечают внутрикорпоративным стандартам в области делопроизводства.

Системы автоматизации архивного документооборота отвечают за последний этап жизненного цикла документа, а именно за архивное хранение, предоставление информации и уничтожение документа. На данном этапе документы уже не используются активно и нужны в основном для справки и соответствия требованиям государственных проверяющих органов по хранению документации.

Требования к системе автоматизации архивного делопроизводства:

- Адаптация под конкретные требования к работе с документами в компании заказчика

- Конфиденциальность всей информации в системе

- Легкий для понимания пользователями интерфейс

- Эффекты от внедрения системы автоматизации архивного делопроизводства:

- Обеспечение сохранности информации, представленной в электронной форме

- Устранение рисков безвозвратной потери важной информации, представленной только на бумажном носителе

- Соответствие составленных дел внутрикорпоративным нормам

- Снижение потерь рабочего времени

- Повышение скорости обработки и предоставления информации [14, с. 33].

Разграничение прав доступа к использованию бумажного документа или его поискового образа. Требования к распределению прав доступа, позволяющих использовать электронный документ, устанавливаются организацией самостоятельно [15, 93].

Эффективное использование архивных документов всеми работниками компании (даже удаленных подразделений) при минимальных временных затратах на поиск и оформление необходимых документов; Сокращение трудозатрат делопроизводителей и сотрудников, ответственных за архив;

Оптимизация номенклатуры задач соответствующих сотрудников (освобожденное рабочее время можно направить на решение других задач).

Совершенствование работы ЦЭК по оказанию помощи экспертным службам подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по проведению экспертизы ценности документов предлагается использование систем электронных архивов на основе продукта OPTIMA-WorkFlow.

OPTIMA-WorkFlow — программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

Платформа OPTIMA-WorkFlow — это открытая, web-ориентированная архитектура, функциональность, применение самых современных технологий и промышленных стандартов, интеграция с лидирующими ИТ-решениями, визуальные средства настройки и адаптации системы.

Функциональность

1. автоматизация всех видов деятельности по обработке документов:

- делопроизводство и канцелярия;

- управление бизнес-процессами и административными регламентами;

- контроль исполнительской дисциплины;

- мониторинг эффективности деятельности, формирование отчетности и поддержка процессов принятия управленческих решений;

- архивное хранение бумажных и электронных документов;

- электронные библиотеки, управление знаниями;

- преобразование бумажных документов в электронный вид;

- межтерриториальный и межведомственный обмен документами;

- информационная безопасность, защита информации от несанкционированного доступа, применение ЭЦП и обеспечение юридической значимости документов;

2. наличие типовых (коробочных) решений;

3. полнофункциональный Web-клиент;

4. возможность создания территориально-распределенных систем;

5. потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск, штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов.

Типовое решение «Электронный архив» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для организации и управления электронными архивами, библиотеками и базами знаний. Помимо преднастроенных регистрационных карточек документов, макетов форм отчетности и инструкций пользователей и эксплуатационного персонала, решение содержит пакет программных приложений для массового (потокового) сканирования, распознавания, привязки документов и полнотекстового поиска документов с учетом морфологии. Кроме того, оно может быть дополнено средствами публикации документов на корпоративном портале Microsoft.

Потоковый ввод документов представляет собой технологическую цепочку (приложение 3):

- титульный лист документа снабжается штрих-кодовой меткой;

- в процессе регистрации документа создается его учетная карточка;

- сформированные пачки обработанных документов сканируются и автоматически разделяются на электронные образы отдельных документов в формате TIFF;

- тексты электронных образов документов распознаются и сохраняются наряду с изображением двухслойном формате Adobe PDF;

- производится автоматическая «привязка» распознанных документов к соответствующим учетным карточкам.

Пакет программных приложений для массового (потокового ввода) состоит из четырех приложений:

- Приложение «Потоковое сканирование документов» предназначено для управления процессом сканирования бумажных документов и сборки электронного образа документа из образов отдельных листов документа.

- Приложение «Потоковое распознавание документов» предназначено для управления процессом распознавания текстов электронных образов документов и создания электронных аналогов документов в виде файлов в формате Adobe PDF, совмещающих в себе оцифрованное изображение и распознанный текст всех листов документа.

- Приложение «Потоковая привязка документов» предназначено для управления процессом загрузки файлов электронных аналогов документов в формате Adobe PDF в базу данных системы с привязкой их к учетным карточкам соответствующего документа.

Приложение «Мастер привязки документов» предназначено для ручной привязки электронных образов документов к карточкам системы и позволяет провести:

- выбор отсканированного документа из файлового каталога;

- просмотр отсканированного документа;

- проведение диагностики отсканированных образов документов;

- поиск регистрационных атрибутов выбранного документа;

- привязку выбранного образа документа к учетной карточке документа в системе.

Таким образом, внедрение электронного архива на основе платформы OPTIMA-WorkFlow поможет систематизировать делопроизводство Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, а также решить проблему активизации работы ЦЭК по оказанию помощи экспертным службам подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по проведению экспертизы ценности документов.