Сувениры и подарки в деловой сфере

В деловой практике часто приходится дарить и принимать су­вениры и подарки. Это улучшает деловые связи, демонстрирует благожелательное отношение, свидетельствует о хороших взаи­моотношениях коллег по работе.

В чем различие между сувениром и подарком? Подарок - это то, что дарят, а цель сувенира (souvenir - напоминать) - напом­нить о какой-либо встрече или событии.

Подарки может делать:

- сотрудник - сотруднику;

- коллеги - сотруднику;

- сотрудники - шефу (руководителю);

- руководитель - секретарю;

- фирма - сотрудникам;

- фирма - фирме.

В современной деловой практике принято дарить подарки по случаю:

- юбилейной даты в деловой жизни сотрудника;

- юбилейной и других значительных дат в жизни фирмы;

- государственных праздников (День независимости и пр.);

- общемировых праздников (Новый год. Рождество и пр.);

- личных праздников в жизни сотрудника (свадьба, новоселье, получение диплома);

- деловой встречи с зарубежными партнерами (в этом случае первыми подарки преподносят представители принимающей фирмы);

- в других случаях.

В деловой сфере принято использовать в качестве подарков следующие вещи:

- записные книжки;

- ежедневники;

- деловые календари;

- авторучки;

- пепельницы;

- значки (в наборе);

- брелки для ключей;

- зажигалки и другие предметы, используемые в основном на
рабочем месте.

Кроме того, хорошим подарком является гравюра, эстамп, особенно если их содержание напоминает о чем-либо, связанном с определенной датой, местностью, фирмой, страной.

Вполне приемлемым подарком может быть книга (подароч­ное издание), причем хорошо, если она имеет отношение к инте­ресам того сотрудника, которому предназначен подарок: книги по вопросам охоты, рыболовства, книги с репродукциями кар­тин известных художников и т.п.

Можно подарить небольшую картину. Чаще всего это карти­ны молодых, начинающих авторов.

Хороший подарок - коробка дорогих конфет.

Спиртные напитки дарить можно, однако необходимо по­мнить, что они должны быть в фирменной картонной коробке, кроме того, крепкие спиртные напитки не принято дарить жен­щине.

Иностранным деловым партнерам можно подарить сувенир, имеющий национальный характер: гжельскую керамику, жостов­ский поднос, палехские изделия и т.п. Исключение составляют матрешки - их слишком много за рубежом.

Цветы в качестве подарка уместны всегда, и если в более ран­них рекомендациях по этикету можно было прочитать, что упаков­ку с цветов полагается снимать при дарении, то сегодня этого мож­но не делать, так как упаковка часто составляет с цветами одно художественное целое - по цвету, фактуре. Кроме того, держать цветы за стебли, если снять упаковку, неудобно, особенно розы.

Очень хорошо, если подарок украшен монограммой фирмы или дарственной подписью, особенно если этот подарок от фирмы - сотруднику или сотрудникам. Группа сотрудников, решившая сде­лать подарок своему коллеге, например чашку с крышкой, чтобы пить кофе каждый день на рабочем месте, может заказать соответ­ствующую надпись на этой чашке; надпись будет напоминать о дружеском отношении коллег к данной персоне.

Не рекомендуется дарить личные вещи: губную помаду, духи, галстук, шарф и т.п. Справочные пособия всего мира настойчиво напоминают, что дарить часы не следует - это плохая примета и в западной, и в восточной культуре.

Подарок должен быть упакован в коробку, коробка может быть завернута в красивую оберточную бумагу (или оставлена без нее), обвязана лентой.

При вручении подарка произносятся соответствующие фра­зы поздравительного содержания; в знак уважения и особого внимания подарок обычно вручается двумя руками, с легким поклоном (исключение составляют мелкие предметы, например коробка с авторучкой); принимается подарок также двумя ру­ками.

Получивший подарок, согласно правилам этикета, должен его развернуть, т.е. снять упаковку (но не с цветов!), достать из коробки, выразить умеренное удовольствие, восхищение подар­ком, так как излишние восторги неуместны. Затем можно снова положить подарок в коробку и убрать ее.

Следует еще раз подчеркнуть, что уместнее всего выбрать тот подарок, который можно использовать в служебной обстановке.

Иногда, при особо торжественном случае, к подарку при­кладывается так называемый адрес, т.е. текст поздравления, подписанный коллегами или руководством фирмы. Обычно вручение адреса носит торжественный характер и приурочено к празднованию юбилейной даты фирмы или лица достаточно высокого уровня управления. В остальных случаях высокий стиль текста может быть "разбавлен" некоторыми юмористи­ческими вкраплениями, да и весь поздравительный текст мо­жет носить шутливый характер, если подарок посвящен, напри­мер, новоселью сотрудника.

Тому, кому группа сотрудников поручила выбрать и ку­пить подарок для коллеги, или тому, кто это должен делать по долгу службы (сотрудник протокольной группы), предсто­ит решить весьма трудный вопрос: какова должна быть сто­имость подарка, чтобы он выполнял функцию напоминания, вызывал приятные ассоциации и при этом не был замаскиро­ванной взяткой?

В мировой деловой практике этот вопрос решен следующим образом: стоимость подарка, преподнесенного кем-либо сотруднику из внешнего по отношению к данной организации мира, не должна превышать двадцати долларов.

Можно порекомендовать не превышать этот уровень и при выборе подарка сотрудниками для своего коллеги (т.е. внутри организации), однако в этом случае диапазон стоимости шире - подарок может быть и дороже, и дешевле - по желанию дарящих. Некоторые крупные фирмы Запада разрешают своим сотруд­никам принимать подарки "со стороны" на сумму не более пя­тидесяти долларов.

Автор затрудняется определить верхний предел стоимос­ти подарка для российской деловой практики, ограничиваясь лишь призывом не делать дорогих подарков, поскольку:

а) это может быть расценено как взятка;

б) обязывает того, кому сделан подарок, к определенным действиям, т.е. ответному, столь же дорогому подарку;

в) свидетельствует о безграмот­ности дарящего (или протокольной группы) в вопросах дело­вого этикета.

Как быть сотруднику, получившему подарок, стоимость ко­торого явно выше допустимой, т.е. подарок представляет, по су­ществу, взятку?

В том случае, если такой подарок вручен лично, следует по­благодарить за внимание, за любезность, а затем сказать: "К со­жалению я не могу принять подарок по причине его высокой сто­имости". Если подарок прислан по почте или доставлен специ­ально выделенным лицом, его следует отправить назад с запиской такого же содержания.

Однако можно порекомендовать и такой вариант действий сотрудника, получившего подарок высокой стоимости: обратить­ся к своему непосредственному руководителю. Последний мо­жет направить сотрудника в протокольную группу или адресо­вать сотрудника к правилам внутреннего распорядка фирмы, где обычно даются рекомендации о том, как поступить в подобной ситуации.

В последние полтора-два десятилетия в регламентирующих протокольные дела документах некоторых фирм появилось ука­зание о том, что в случае получения подарка высокой стоимости сотрудником последний не должен его возвращать дарителю, а обязан передать его в казначейский отдел фирмы, соответствую­щим образом оформив акт передачи.

Отдельно следует сказать о подарках фирме. Они, как прави­ло, должны быть снабжены дарственной надписью (гравировка или прикрепление специальной таблички к подарку).

Обычно такие подарки не носят утилитарной направленно­сти, например макет скульптурного изображения Богдана Хмельницкого, картина, на которой изображено здание фир­мы или портрет первого лица фирмы, и т.п. Практически в лю­бой фирме в кабинете первого лица (или в других кабинетах менеджеров высокого уровня) есть специальные полки и шка­фы, где размещены памятные подарки, сделанные по различ­ным поводам фирме. Специальная табличка или надпись на таких подарках указывает, когда, кем и по какому случаю пре­поднесен данный подарок.

Такие выставочные ряды подарков в кабинете первого лица или, возможно, в специально выделенном для этого помещении обычно характерны для старых, почтенных фирм, имеющих длинную историю существования, и служат предметом гордос­ти руководства фирмы, а также прочих сотрудников.

Особое внимание следует проявить, если подарок предназ­начается для подношения на деловых встречах, носящих меж­дународный характер. Протокольная группа в этом случае дол­жна изучить национальные и культурные особенности страны того участника деловой встречи, для которого предназначен по­дарок; следует досконально знать, что принято и что не приня­то дарить в той стране, из которой приехал бизнесмен, каковы особенности самого процесса дарения, наконец, каковы лич­ные интересы и склонности того, для кого подбирается пода­рок, иначе желание сделать приятное участнику международ­ной деловой встречи, т.е. сделать эту встречу менее формаль­ной, может привести к противоположному результату.

В заключение следует сказать, что дарение в современной де­ловой практике распространено повсеместно, однако необходи­мо рекомендовать потенциальным дарителям консультировать­ся с протокольной группой своей фирмы, даже если подарок предназначен для сотрудника своего коллектива и тем более если подбирается подарок для сторонней фирмы.

Сегодня практически каждая фирма имеет протокольную группу или хотя бы одного сотрудника, хорошо знакомого с нормами делового этикета и способного дать необходимую кон­сультацию.

Вопросы для обсуждения.

1. Каковы основные функции подарков и сувениров в деловой жизни?

2. Перечислите этические требования к подбору и преподнесению подарков в служебной сфере.

3. Стоимость подарка как этический критерий.

4. Каковы тенденции развития процессов преподнесения подар­ков в современном деловом мире?

5. Различаются ли требования к подаркам, преподнесенным от­ дельному сотруднику, и к подаркам для фирмы?

6. Дайте рекомендацию протокольной группе по поводу того, какой подарок подготовить для Вашего шефа по случаю юбилейной даты.

7. Охарактеризуйте процедуру вручения и принятия подарка со­труднику по случаю получения им диплома школы менеджмента.