Учетные регистры, их сущность и классификация

После проверки, приемки и бухгалтерской обработки все первичные документы подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистрами. Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является вторым этапом учетных работ.

Учетные регистры – это таблицы со специальными графами, в которые переносится вся информация из первичных документов. В графы переносятся показатели:

- порядковый номер;

- дата;

- наименование и номер документа;

- содержание хозяйственной операции;

- количество;

- сумма и другие.

Учетные регистры могут быть представлены в виде книг, ведомостей (листов), карточек.

Учетная регистрация – это запись хозяйственных операций в регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры классифицируются:

- по назначению и объему информации (объему содержания);

- по видам учетных записей;

- по внешней форме;

- по строению (форме графления);

- по материальной основе.

По назначению и объему содержащейся информации учетные регистры подразделяются на:

- синтетические;

- аналитические;

- комбинированные

Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в этих регистрах ведутся без пояснительного текста, в обобщенном виде и только в денежном выражении. К ним относятся Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости по синтетическим счетам и др.

Регистры аналитического учета предназначены и используются для отражения однородных операций по отдельным аналитическим счетам. Каждая операция записывается достаточно полно не только в денежном, но и в натуральном выражении. К аналитическим регистрам относятся карточки учета основных средств, материалов, сальдовые ведомости, производственные отчеты, кассовая книга и др.

Комбинированные регистры (совмещающие синтетический и аналитический учет) повышают достоверность и наглядность учета. В этих регистрах отдельные строчки предназначены для аналитического учета, а итоговые данные всех записей являются показателями синтетического учета. Это журнал-ордер № 6 по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", журнал-ордер № 7 по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По видам учетных записей регистры подразделяются на:

- хронологические;

- систематические;

- комбинированные.

Хронологические регистры используются для записей операций в хронологическом порядке, т.е. в порядке их совершения (чаще всего в порядке поступления документов в бухгалтерию) без группировки их по счетам. Они имеют контрольное значение для проверки полноты отражаемых операций, выявления общего оборота за месяц и сохранности документов. К ним относятся Кассовая книга, Реестр товарно-транспортных накладных, Журнал регистрации платежных поручений, Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности и др.

В систематических регистрах однородные хозяйственные операции систематизируются по счетам синтетического и аналитического учета. Отражение хозяйственных операций в системе счетов бухгалтерского учета называется систематическими записями. Примером является Главная книга, в которой регистрируются обороты по всем синтетическим счетам с указанием корреспондирующих счетов.

Комбинированные регистры совмещают в себе хронологическую и систематическую запись. Это дает возможность получать данные синтетического и аналитического учета в один рабочий прием, что значительно сокращает объем работы. Примером комбинированного регистра является журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 к счету 50 "Касса".

По внешней форме учетные регистры классифицируются на:

- свободные листы;

- карточки;

- книги.

Свободные листы (ведомости) представляют собой отдельные листы или несколько скрепленных листов. Это журналы-ордера или ведомости. Они открываются на месяц. Некоторые из них имеют вкладыши. Хранятся в папках.

Карточки — это тоже свободные листы, но не скрепленные между собой и изготавливаются из бумаги или тонкого картона. Они хранятся в ящиках в определенной системе. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Построение картотеки определяется спецификой учитываемых объектов. Карточки по учету материалов группируются по видам материалов, а внутри их — по наименованиям, сортам, маркам. В картотеке по учету основных средств выделяются подразделения, а внутри их — виды основных средств (здания, сооружения, машины и оборудования и т.д.). Для обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальном реестре (описи). Номер порядковой записи в реестре (описи) одновременно является и номером карточки.

Книги используются для регистрации хозяйственных операций как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. В бухгалтерских книгах все листы прошнурованы, пронумерованы, скреплены печатью и подписью. Например – Главная книга. В ней должно быть оглавление размещенных в ней счетов. Книга оформляется в начале года и ведется в течение его.

По строению (по форме графления) регистры подразделяются на:

- односторонние;

- двусторонние;

- многографные.

Односторонние применяются для аналитического учета материалов, денежных средств и расчетов. Примером таких регистров являются Кассовая книга, карточки складского учета материалов, контокоррентные карточки (карточки по учету расчетов) и др. Контокоррентный счет, т.е. счет, открываемый для учета расчетов. Отсюда и название регистра — контокоррентная карточка. Контокоррентные карточки могут применяться для учета расчетов с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами, финансовыми органами, с банками по ссуде и т.д.

В односторонних регистрах обособлены только графы, предназначенные для записи по дебету и кредиту счета, а остальные реквизиты (дата, номер записи, текст операции) – общие для дебетовых и кредитовых оборотов (чего нет в двусторонних регистрах). Односторонним регистр называется потому, что графа прихода (дебет) и графа расхода (кредит) расположены на одной стороне.

В зависимости от материальной основы учетные регистра подразделяются на регистры:

- бумажные;

- безбумажные.

К безбумажным регистрам относятся таблицы на экранах компьютеров, сформированные в оперативной памяти или на магнитных носителях. При необходимости такие регистры распечатываются на бумаге.

Процедура бухгалтерского учета в организации представляет последовательность действий учетных работников по отражению информации в процессе наблюдения, регистрации, накопления и обработнки данных для того, чтобы сформировать отчетность о результатах деятельности. Последовательность выполнения учетных работ показана на рисунке.

Регистрация хозяйственных операций в первичных документах

Разноска документов в