Организация документооборота. Особенности работы с электронными документами

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

• прием входящих документов; • предварительное рассмотрение (разметка секретарем); • регистрация документов; • доклад руководителю о полученных документах; • принятие решения руководителем; • направление документов на исполнение; • контроль исполнения документов; • исполнение документов; • формирование документов в дела; • использование документов в справочно-информационной работе;

• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов). Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем– референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы: • первичную обработку; • предварительное рассмотрение, разметку; • регистрацию; • рассмотрение документов руководством; • направление на исполнение; • контроль исполнения; • исполнение документов; • подшивку документов в дела. На регистрируемых документах проставляется входящий номер, дата поступления документа в организацию.

Далее входящие документы направляются руководителю. Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением входящего документа. Отправляемые из фирмы документы называются исходящими документами. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта исходящего документа;• согласование проекта документа;• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;• регистрация документа;• проверка правильности адресования;• отправка документа адресату;• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется и оформляется исполнителем, а секретарь проверяет правильность его оформления. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Подготовленный проект исходящего документа передается на подпись руководителю. Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (учреждения), в соответствии с внутренними правилами разработки документов. К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки и т. п. Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:

1) составление проекта документа исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

4) регистрация документа;

5) передача документа исполнителю;

6) исполнение документа;

7) контроль исполнения документа;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Электронный документ: 1.электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, 2. электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. (Приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»)

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Росархива (Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32)

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются ЭП федерального органа исполнительной власти - автора документа.

При получении электронных документов, подписанных ЭП, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭП.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.