Порядок вручения электронных писем

394. Электронные письма и отправления факсимильной связи доставляются всеми производственными объектами, как простые и заказные письма.

395. При получении простого текстового сообщения или поздравления работник производственного объекта обязан:

1) проверять каждые полчаса электронную почту и при поступлении электронного письма отправить в место приема сообщение о том, что письмо получено и будет передано в доставку;

2) распечатать бланк электронного письма;

3) разрезать бланк по пунктирным линиям;

4) вложить в простой конверт текстовое сообщение либо наклеить текст поздравления на открытку, серия которой указана в бланке электронного письма, и вложить в конверт, на лицевую сторону конверта наклеить адрес отправителя, адрес получателя;

5) при доставке электронного письма простым способом в правом верхнем углу конверта наклеить марку и погасить ее оттиском почтового штемпеля;

6) при доставке электронного письма заказным способом, письмо оформить как заказное письмо;

7) передать в участок сортировки с припиской в реестр ф.11 оформленные для доставки электронные письма. Переданные в сортировочный участок электронные письма, обрабатываются и доставляются как заказные письма.

396. При получении информации, записанной в виде файлов, работник производственного объекта обязан:

1) сообщить получателю по телефону или направить получателю извещение ф.22 о поступлении электронного письма;

2) проверить документы, удостоверяющие личность получателя при вручении электронного письма;

3) проверить дискету получателя на вирус, переписать информацию на дискету и вручить получателю;

4) Адресат должен подтвердить получение электронного письма росписью на извещении.

397. При неявке получателя за электронными письмами, подлежащими к выдаче в производственном объекте, в течение 3-х дней после поступления электронного письма, работник производственного объекта должен отправить сообщение в место приема о том, по какой причине не была вручено электронное письмо.

398. Порядок, сроки хранения и возврата электронных писем соответствуют порядку, установленному для заказного письма.

Порядок учета и составления отчетности

399. Работник производственного объекта ведет учет исходящих и входящих электронных писем по реестру установленной формы.

400. Ежемесячно до 5 числа месяца, следующего за отчетным, работник передает данные в вышестоящее структурное подразделение для составления общего отчета.