Отправка отчетности по переводным операциям из производственных объектов и проверка отчетности в РУПС (ГУПС), Филиале. Хранение документации по переводным операциям

1256. По окончании отчетного периода тетради ф.1 подбираются в последовательном порядке по дням приема переводов и брошюруются за месяц.

1257. Списки ф.103 подбираются в порядке нумерации переводов по тетради ф.1, компьютера или операционному дневнику и брошюруются в отдельную пачку за месяц. При незначительном приеме партионных переводов списки могут подклеиваться к тетради ф.1, в которой находятся копии квитанций.

1258. Производственные объекты высылают тетради ф.1, списки ф.103, бланки оплаченных переводов, реестры ф.10 в РУПС (ГУПС), Филиал в установленные им сроки с припиской к накладной ф. 16.

1259. Тетради ф.1 приписываются по номерам каждой тетради, а реестра ф.10 и бланки оплаченных переводов – с указанием общего количества листов.

1260. ГОПС высылают отчетность по переводным операциям в заказных постпакетах, а сельские производственные объекты – в страховых мешках вместе с другими отправлениями. Отчетность предварительно заделывается в бумагу. На оболочке такой пачки делается надпись «Переводная отчетность», она приписывается к внутренней накладной ф. 16 с такой же отметкой.

1261. РУПС (ГУПС), Филиал должны вести контроль за своевременным получением отчетности из ОПС. В случае неполучения ее в установленный срок немедленно выясняются причины и принимаются срочные меры.

1262. Полученные в РУПС (ГУПС), Филиале тетради ф.1 из производственных объектов передаются под расписку в накладной ф.16 контролирующему лицу, которое обязано проверить:

1) правильность приписки отчетности;

2) наличие всех квитанций в тетрадях ф.1 и соответствие номеров тетрадей с данными учета;

3) правильность ведения тетрадей ф.1 и реестров ф.10. В тетрадях ф.1 за месяц проверяется также соответствие показанных в них ежедневных и месячных итогов по данным дневников ф.130.

При проверке тетрадей ф.1 из производственных объектов, в штате которых один работник (начальник), в тетрадях ф.1 и реестрах ф.10 итоги подсчитываются как за рабочий день, так и за месяц.

1263. О проверке контролирующее лицо делает в тетради ф.1 после подписи начальника производственного объекта отметку «Проверил» за своей подписью с указанием даты и передает ее главному бухгалтеру на подпись.

1264. Производственные объекты в Филиал, ГУПС РУПС свою отчетность по оплате переводов высылают ежедневно, а по приему переводов (тетради ф.1 и списки ф.103) – один раз в месяц.

1265. Работники сектора обработки переводов осуществляют сплошную проверку бланков принятых почтовых переводов денег и задействованных тетрадей ф.1 на правильность оприходования денежных сумм и применения тарифов при приеме переводов, оформление квитанций, подсчет итогов, наличие неиспользованных квитанций; тетради ф.1 при описи сдаются в архив.

1266. В случае недостачи (излишка) тетрадей ф.1 при получении из узла составляется акт в 2-х экземплярах за подписью работников сектора обработки переводов и 1 экземпляр направляется в РУПС, ГУПС для расследования.

1267. По дефектам, выявленным при проверке тетрадей ф.1 (отсутствие оттисков КПП, неправильная брошюровка и подшивка списков ф.103, непогашенные незадействованные квитанции и др. нарушения), составляются извещения ф.30.

1268. Контролирующее лицо сектора обработки переводов по итогам работы за месяц производит сверку суммы принятых и оплаченных переводов по каждому производственному объекту с данными дневников ф.130.

1269. Хранение архивных документов по приему и оплате переводов осуществляется в изолированном помещении в ящиках на стеллажах. Помещение должно быть оборудовано в соответствии с требованиями, предъявляемыми к архивным помещениям.

1270. По окончании работы помещение закрывается на замок и опечатывается.

1271. Посторонние лица, не имеющие отношения к контролю, в помещение архива без разрешения руководства не допускаются.

1272. Сроки хранения бланков оплаченных переводов денег – 5 лет со дня оплаты перевода, реестров ф.10 и тетрадей ф.1 (списков ф.103), бланков принятых почтовых переводов денег – 1 год.

1273. В ЦА Общества обработка информации по принятым и оплаченным почтовым переводам денег и контроль за централизованным учетом переводных сумм между ЦА и Филиалами Общества осуществляется по специальной программе и в соответствии с внутренними нормативными актами Общества.

ВКЛАДЫ