Управление рисками. Самых неприятных проблем можно избежать, если заранее спрогнозировать возможные сбои и принять меры по их предотвращению

Самых неприятных проблем можно избежать, если заранее спрогнозировать возможные сбои и принять меры по их предотвращению.

Зная, каковы риски, вы можете предпринять меры по их снижению. Впрочем, список вероятных рисков практически бесконечен, так что вам, так или иначе, придется сфокусироваться на наиболее существенных.

Как оценивать риски и определять их приоритетность? Для этого необходимо учитывать 2 критерия: вероятность наступления события и серьезность последствий по шкале низкая (1), средняя (2) и высокая (3). Приоритетность = серьезность х вероятность. Далее сфокусируйтесь на рисках, имеющих наибольшую приоритетность и разработайте стратегию управления ключевыми рисками.

Что предпринять, если выяснилось отставание от плана:
- попросить членов команды сфокусироваться на проекте и приложить больше усилий
- примириться с опозданием и использовать резерв
- выделить больше ресурсов
- поискать альтернативные способы решения задач
- внести в проект изменения

Хорошие менеджеры проектов считают, что неразрешимых проблем не бывает. Анализ ситуации и принятие решений гарантирует успех любого проекта.

Успешен не тот проект, с которым не было проблем, а тот, который выполнен, несмотря на все сложности!

О/З* - является ли проблема открытой (О) или закрытой (З), т.е. была решена.

Оценка и корректировка плана

Теперь ответьте на вопросы:

- Действительно ли вы сможете выполнить проект? __________________________________
(если стоимость проекта 1млн, а у вас только 10тыс., или 10 исполнителей из 50, то проект неосуществим)

- Имеет ли смысл выполнять данный проект? _______________________________________
(например, если цель проекта: снижение издержек на 400тыс, а на его выполнение необходимо 1млн)

- Нет ли лучшего способа достичь целей проекта?____________________________________
(нельзя ли организовать так, чтобы сделать все быстрее, дешевле или лучше)

Для оптимизации продолжительности проекта рассмотрите вопросы:

- От каких задач можно отказаться? _______________________________________________
- Насколько обоснованы оценки? В чем они могут быть более консервативными? ________
- Можно ли избавиться от каких-то зависимостей?___________________________________
- Какие задачи можно совместить (выполнять одновременно)?_________________________
- Какие ресурсы можно использовать более эффективно?______________________________
- Какие из задач можно передвинуть, чтобы ликвидировать разрывы в работе членов команды?______________________________________________________________________
- Какие задачи можно завершить быстрее путем выделения ресурсов?___________________

Главное, что нужно запомнить при планировании:

- Качество = время + затраты

- Не поддавайтесь соблазну пренебречь планированием и немедленно взяться за работу. Время, потраченное на планирование, не раз окупиться в ходе работ

- Поймите разницу между трудоемкостью задачи (время, которое уйдет на выполнение) и её продолжительностью (время, за которое можно выполнить задачу). При составлении плана используется трудоемкость

- Резерв – не признак плохого управления, а разумная и необходимая часть плана, позволяющая учесть риски, неизбежные в любом проекте

- Сосредоточьтесь на полноте плана, а не на точности оценок. Неточная оценка может привести к задержкам, а упущенная задача – к провалу всего проекта

- Подберите надежную команду. Без нее вы не выполните работу, как бы ни был хорош ваш план

- Программы планирования проектов помогают быстрее составить план у упрощают процесс управления, но не гарантируют качества планирования