Создание серийных писем

Word предоставляет эффективный механизм работы с серийными (шаблонными) письмами, т.е. с письмами, имеющими одинаковое содержание, рассылае­мыми различным адресатам.

Принцип создания серийных писем заключается в выполнении следующей последовательности действий:

1) создания основного текста;

2) создания данных для подстановки или открытия готового файла в формате базы данных с данными для подстановки;

3) вставки в основной текст полей, которые будут заменяться в процессе слияния на нужные слова, например, на имена и фамилии;

4) проверки, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реальное содержание;

5) осуществления слияния документов.

I. Создание основного содержания письма

1. Выберите пункт меню Сервис / Слияние.

2. В появившемся окне Слияние активизируйте кнопку Создать под заголовком Основной документ.

3. Выберите из открывшегося списка строку Документы на бланке... После этого появится диалоговое окно, в котором спрашивается: использовать активное окно для создания документа или создать новое.

Примечание. Если перед выбором окна Слияние был открыт заготовленный для письма документ, например, со вставленным графическим оформлением, то следует нажать кнопку Активное_окно.

4. Нажмите кнопку Создать основной документ.

5. Нажать кнопку Правка / Выбратъ свой документ.

6. После этого введите основное содержание письма, оставив пустые абзацы или пропуски в тех местах, где будут стоять имена, фамилии, адреса — все то, что будет подставляться (при этом на экране появится новая панель инструментов).

7. Сохраните свое письмо.