Початок роботи з текстовим редактором MS Word

Тема 2. Програмні засоби роботи зі структурованими документами

У словнику з інформатики[1] наведено таке визначення структурованого документа: документ, вміст якого розбито на значущі частини. Значущою частиною може бути заголовок, адреса відправника або одержувача, реквізити, дата, параграфи тощо. Ці частини структурованих документів частіше за все відрізняються одна від одної форматами представлення інформації. Структуровані документи широко застосовуються на практиці, особливо при електронному обміні даними. Приклади структурованих документів: ділові листи, службові записки, накази і розпорядження, квитанції на оплату послуг, студентський квиток, фінансові документи тощо.

У даної темі розглянуті питання застосування сучасних версій офісних програм Microsoft Word 2003, Microsoft Excel 2003 і Microsoft PowerPoint 2003 для створення та роботи зі структурованими документами.

Робота зі структурованими документами в MS Word

Тема 4. Програмні засоби роботи зі структурованими документами

Технологія роботи з таблицями документа MS Word

Microsoft Word - програма оброблення текстів (або текстовий редактор), що має багато можливостей. Програмне забезпечення дає змогу використовувати в документах різні шрифти, створювати колонтитули, формувати таблиці, виконувати графічні зображення тощо. Принцип точного зображення WYSIWYG (What You See Is What You Get, тобто «що ви бачите, те й одержуєте») дає можливість користувачеві розглядати на екрані зображення, максимально близьке до того, яке буде відтворюватися при друкуванні. Технологія об'єктного зв'язування та упровадження дозволяє вставляти у текст об’єкти, які створені іншими програмами.

Технологія роботи з текстом документа MS Word

Початок роботи з текстовим редактором MS Word

Для запуску редактора MS Word слід виконати команду Пуск - Программы - Microsoft Office - Microsoft Office Word 2003, після чого на екрані з’являється вікно редактора (рис. 4.1.1).

Рис. 4.1.1 - Вікно редактора Word

Воно складається із:

1) рядка заголовка, що містить кнопку системного меню, назви додатка і документа, кнопки для керування розмірами вікна;

2) рядка головного меню, що містить команди, за допомогою яких виконується робота над документом Word;

3) рядків — панелей інструментів (як правило, це Стандартная, Форматирование ), що містять кнопки для виконання команд, які активізуються найчастіше. Після підведення покажчика миші до кнопки під нею з'являється її назва. Ці кнопки можна додавати або вилучати із панелі інструментів. Настроювання панелей інструментів можна здійснити командою Вид - Панели инструментов;

4) спеціальної лінійки, маркери якої використовуються для встановлення параметрів абзацу. Ця лінійка присутня на екрані, якщо встановлений прапорець Вид – Линейка;

5) робочого поля документа;

6) горизонтальної смуги прокручування, де містяться також кнопки перемикання режимів для роботи з документом;

7) вертикальної смуги прокручування, яка використовується при перегляді документа;

8) рядка статусу,що містить таку інформацію:

· номер поточної сторінки (Стр.1);

· номер поточного розділу (разд.1);

· номер поточної сторінки та кількість усіх сторінок у документі (1/1);

· відстань від верхньої межі сторінки до рядка, де встановлено курсор (На 1,9 см);

· номер поточного рядка (Ст 1);

· кількість знакомісць від лівої межі абзацу (Кол 1).

Правую частину вікна займає Область задач, на якої містяться команди для виконання операцій над текстовим документом. Вміст цієї області залежить від потрібних дій над текстом. По завантаженню MS Word виводиться область задач Приступая к роботе, яка містить початкові команди для роботи з текстовим документом. Це може бути або створення нового документа (команда Создать документ), або продовження роботи з існуючим документом, а для цього його треба відкрити (команда Открыть). Перелічені команди можна також подати із меню Файл або за допомогою відповідних кнопок на панелі інструментів Стандартная.

У правому верхньому кутку вікна MS Word присутній рядок Введите вопрос. Для отримання довідки треба ввести у цей рядок питання і натиснути клавішу Enter. Відкривається область задач Поиск з переліком розділів довідкової системи MS Word, у яких можливо міститься відповідь на задане питання.

Головне меню MS Word. Рядок головного меню MS Word містить дев’ять спадкових меню:

Файл - робота з файлами документів.

Правка - редагування документів.

Вид - перегляд документів.

Вставка - вставка в документ малюнків, діаграм, поточної дати і часу, формул та інших об'єктів.

Формат - форматування документів (встановлення шрифтів, параметрів абзацу).

Сервис - сервісні функції (перевірка правопису, встановлення параметрів настроювання Word).

Таблица - робота з таблицями.

Окно - робота з вікнами документів.

Справка - довідкова інформація про MS Word.

Кожний пункт меню має відповідне підменю. Для відкриття меню слід перевести покажчик миші на потрібний пункті меню і натиснути ліву кнопку. В підменю потрібний пункт вибирається аналогічно.

В назві пунктів меню і підменю є підкреслена літера. Це дає можливість одразу вибрати пункт меню або підменю, натиснувши комбінацію клавіш [ Alt + підкреслена літера меню + підкреслена літера підменю]. Деякі пункти підменю праворуч від назви пункту містять у собі позначення комбінації клавіш, за допомогою яких можна вибрати відповідний пункт підменю.

Слід зазначити, що назви деяких пунктів підменю мають сірий колір. Це означає, що такі пункти в даний момент недоступні (наприклад, не можна редагувати таблицю, якщо вона не існує).

В MS Word існує ще один спосіб виклику команд. Клацання правою кнопкою миші на виділеному тексті, слові призводить до виведення на екран контекстного меню. Це меню містить команди, які можна застосувати до виділеного об'єкту.

Користувач має змогу відмітити останню введену команду, виконавши команду Правка - Отменить.

Вікно діалогу. Для виконання деяких команд потрібно вводити допоміжну інформацію. Так, для виконання команди Файл - Открыть необхідно вказати папку та ім'я файлу. Для введення такої інформації використовуються вікна діалогу.

В разі введення допоміжної інформації у вікно діалогу здійснюється встановлення прапорців і перемикачів, вибір елементів із списку, введення і редагування тексту в рядках введення.

Прапорці являють собою невеличкі квадрати, в яких в разі їх ввімкнення з’являється галочка. Прапорці встановлюються незалежно один від одного.

Перемикачі (зображуються у вигляді кола) використовують тоді, коли необхідно вибрати одну з декількох опцій. Вибраний перемикач відрізняється від інших темною крапкою всередині кола.

В рядки введення вводиться текстова інформація. Наприклад, при відкритті якого-небудь файлу необхідно вказати його ім'я. Останнє можна вибрати із списку імен файлів або набрати в рядку введення. Рядок введення можна редагувати.

Списки використовують для вибору одного з декількох варіантів (наприклад, вибір шрифту). Поки маркер знаходиться всередині цього списку, його можна гортати за допомогою клавіш переміщення курсору. Елемент списку виділяється натискуванням лівої кнопки миші (клавіші Enter).

Особливою формою списку є однорядкові списки, в яких показано тільки перший елемент. Такі списки мають праворуч стрілку, направлену вниз. Для розкриття такого списку слід встановити курсор миші на стрілку і натиснути ліву клавішу миші. Після розкриття списку і вибору елемента список знову закривається.

Деякі однорядкові списки, елементом яких є число, мають справа дві стрілки, направлені вгору та вниз. При клацанні мишею на стрілці, направленій вниз, значення елемента зменшується, а по стрілці, направленій вгору, - збільшується. Такий діалоговий елемент має назву лічильник.

В правій частині або внизу вікна розміщені кнопки управління діалогом. Кнопка ОК (клавіша Enter) закінчує діалог з підтвердженням усіх змін, після цього MS Word виконує команду. Кнопка Отмена (клавіша Esc) анулює всі зміни; діалог закінчується, але відповідна команда не виконується. Крім цих двох кнопокзалежно від призначення конкретного вікна можуть бути й інші кнопки управління діалогом.

Багато вікон діалогу мають таку кількість полів, що їх не можна вивести одночасно. В цьому випадку діалог організовується за сторінками - вкладками. Кожна вкладка має у верхній частині вікна ім’я. Для відкриття вкладки слід встановити курсор миші на імені і натиснути ліву кнопку миші.

Вікна діалогу також мають поля, назви яких закінчуються три крапкою. При вибиранні такого поля розкривається наступне вікно, в якому також можна встановити певні параметри.