Робота з файлами документів

Створення документів. При звичайному завантаженні MS Word відкриває порожнє вікно документа (рис. 4.1.1) з назвою Документ1, і далі можна просто вводити текст нового документа. Якщо ж потрібно створити новий документ, не закриваючи поточний, викликається слід подати команду Файл - Создать. При цьому праворуч у вікні Word відкривається область задач Создание документа.

Рис. 4.1.10 - Створення текстового документу

У полі Создание цієї області перелічені типи документів, які можна створювати за допомогою редактора Word. Для створення звичайного текстового документу треба клацнути по рядку Новый документ. Редактор Word переходить у режим створення файлу-документа, якому надається по замовчуванню ім’я Документ N, де N - порядковий номер файлу. Створення нового документа здійснюється без закриття старого.

Так можна створювати декілька документів і працювати з ними одночасно, перемикаючись між текстами документів за допомогою пункту меню Окно і позначаючи мишкою той документ, який потрібний для роботи. При цьому можна виконувати копіювання і вставлення або перенесення виділених фрагментів з одного документа в інший.

Створення документів за допомогою шаблонів і майстрів. Як правило, текстовий редактор використовують для підготовки типових документів. Він пропонує користувачу стандартні форми таких документів і інструменти для їх використання. Основними інструментами є шаблони і майстри.

Шаблон - це порожній бланк, в якому користувач заповнює потрібні поля своєю інформацією. Шаблон може попередньо включати деякі заповнені поля, які є спільними для всіх документів даного типу. Створення звичайних текстових документів у Word ґрунтується на стандартному шаблоні Новый документ (файл Normal.dot), який визначає стиль форматування абзаців та символів, параметри настроювання панелей-інструментів, клавіатури, меню тощо.

Майстер базується на шаблонах, але на відміну від останніх вони дозволяють ще більше спростити процес введення даних у документ. Якщо при заповненні шаблона користувач самостійно переміщується по документу і розміщує в ньому інформацію, то при використанні майстрів дані заносяться в процесі діалогу майстра з користувачем.

Для того, щоб скористатися шаблонами або майстрами, треба подати команду Файл – Создать, а потім в області задач Создание документа (рис. 4.1.10) вибрати пункт Шаблоны – На моем компьютере. З’являється вікно Шаблоны (рис. 4.1.11).

Рис. 2.1.11 – Перелік шаблонів і майстрів

Залежно від типу документа, який треба створити, відкриваємо відповідну вкладку, а в неї вибираємо потрібний майстер або шаблон. На Рис. 4.1.11 відкрита вкладка Другие документы, в який містяться шаблони і майстер для створення резюме.

Збереження документів. Для збереження тексту документа в на магнітному диску слід виконати команду Файл - Сохранить або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная. Якщо документ новий і ця команда виконується для нього вперше, то відкривається вікно діалогу Сохранение документа (рис. 2.1.12).

Рис. 2.1.12 - Збереження текстових документів

В цьому вікні треба вказати папку, ім’я, під яким документ буде збережений, і після цього натиснути кнопку Сохранить. За замовчуванням документам Word присвоюється розширення doc. Після збереження тексту в заголовку вікна документа ім’я Документ змінюється на ім'я, під яким збережено документ.

У вікні діалогу є однорядковий список Тип файла. Він дає можливість конвертувати документ у формати, відмінні від Word (наприклад, формат MS DOS, формати інших текстових редакторів). Для цього слід розкрити список і вибрати потрібний формат.

Якщо команда Файл - Сохранить виконується не вперше або документ завантажувався з магнітного диска, то за командою Файл - Сохранить документ записується на диск під старим іменем без діалогу з користувачем.

Якщо ж потрібно зберегти файл під новим іменем, в іншій папці або з іншим форматом, то потрібно виконати команду Файл - Сохранить как. При цьому відкривається вікно діалогу Сохранение документа, і всі дії користувача аналогічні діям при збереженні нового документа.

Будь-який документ можна автоматично записувати на диск через певний інтервал часу. Для цього слід встановити режим автоматичного збереження, виконавши команду Сервис - Параметры і вибравши вкладку Сохранение. На екрані з'явиться відповідне вікно діалогу, в якому треба активізувати прапорець автосохранение каждые:... мин. Word буде зберігати редагований документ через вказані інтервали без команд користувача.

Завантаження документа. Будь-який текст, який був збережений під певним іменем, можна завантажити для перегляду або редагування. Для цього слід подати команду Файл - Открыть — на екрані з’явиться вікно діалогу Открытие документа, подібне до вікна збереження документу (рис. 2.1.12) У цьому вікні треба вказати папку та ім’я файлу, який треба відкрити. Опція Тип файлов дозволяє завантажувати документи в форматі, відмінному від формату Word. Після встановленнявсіх параметрів слід натиснути кнопку Открыть.

Закриття документа. Після завершення роботи над документом його слід закрити командою Файл - Закрыть. При виконанні цієї команди вікно документа очиститься. Якщо документ не був збережений, то Word запропонує його зберегти.

Вихід з редактора Word. Перед виходом з редактора слід зберегти всі документи, в які вносились зміни. Для виходу треба подати команду Файл – Выход

Технологія роботи з таблицями документа MS Word

Для робота з таблицями використовують, в основному, команди із меню Таблица. Команди меню Таблица доступні тільки в тому випадку, якщо курсор знаходиться всередині таблиці.