Создание отчета. Для создания отчёта можно использовать стандартные средства, ускоряющие процесс создания отчёта (Автоотчёты

Для создания отчёта можно использовать стандартные средства, ускоряющие процесс создания отчёта (Автоотчёты, Мастер отчётов), или разработать для отчёта специальный формат с помощью Конструктора отчётов. Конструктор отчётов позволяет создавать отчёты как в табличном виде, так и в свободной форме.

Прежде чем приступить к созданию отчёта, нужно подумать:

· С какой целью создаётся отчёт и чем он будет полезен?

· Какая информация и из каких таблиц должна быть представлена в отчёте?

· Предполагается ли группирование данных?

· Отчёт какого вида предполагается создать (табличный, в свободной форме или наклейки)?

G Рекомендация начинающим. Прежде чем приступить к работе по конструированию отчёта, следует прорисовать формат отчёта на бумаге. Это позволит избежать ошибок и сократит время на разработку отчёта.

Разные способы создания отчётов предлагаются в диалоговом окне команды: Отчёты † Создать † Новый отчёт.

Выбрав способ построения отчёта в этом окне, задать имя таблицы или запроса, для которых строится отчёт.

Рис.27. Диалоговое окно создания отчёта.

Конструктор – создает пустой бланк (макет) отчёта, в котором можно при помощи инструментальных средств (панель инструментов) создавать оригинальный отчёт.

Мастер отчётов - автоматическое создание отчёта, основанного на выбранных полях таблицы.

Автоотчет: в столбец — каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева (поля располагаются по вертикали).

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице (по горизонтали).

Мастер диаграмм – построение диаграммы в отчёте с помощью Мастера диаграмм в пошаговом режиме задания параметров диаграммы.

Почтовые наклейки – создание небольших карточек с помощью Мастера наклеек.

G Примечания.

1. Microsoft Access по умолчанию использует таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако Мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

2. Для того чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц, рекомендуется создание отчёт на основе запроса.

3. Улучшить созданный Мастером отчет можно редактированием его в режиме Конструктора отчета.

Создание простейшего отчёта с помощью Автоотчёта было рассмотрено в [1].

Автоотчёты обеспечивают не самый удобный способ просмотра данных на экране (не входят в размеры экрана). Распечатать такие отчёты тоже сложно, приходится дорабатывать в режиме Конструктора.

Рассмотрим другие способы конструирования отчётов.

Мастер отчётов – пошаговый способ создания отчёта.

1-ый шаг – выбор полей для вывода в отчёте;

G Примечание. Если полей слишком много, то может получиться плохой отчёт – форматирование происходит автоматически и не всегда данные располагаются удачно.

2-ой шаг – определение параметров группировки (поля группирования, уровень и интервалы группировки). Можно не группировать данные.

3-ий шаг – выбор полей, по которым будет проведена сортировка данных. Здесь же можно задать вычисление итоговых значений для числовых полей (с разными функциями: суммирование, вычисление среднего значения, вычисление максимального и минимального значения в группе), вид выводимых итоговых значений.

4-ый шаг – планируется общий вид отчёта.

Предлагается набор макетов отчёта.

5-ый шаг – определяет стиль отчёта (шрифты, заголовки, размеры букв).

6-ой шаг– указывается имя отчёта.

Готовый отчёт, созданный Мастером отчётов, также рекомендуется отредактировать в режиме Конструктора отчётов. Особенно это касается выводимой Мастером отчётов служебной информации на английском языке.

Наиболее удачные отчёты создаются с помощью. Режимы Конструктора форм и отчётов очень похожи. Оба используют специальную панель элементов, окно списка полей и окно свойств. Этапы создания отчётов с помощью Конструктора во многом совпадают с созданием форм, рассмотренным ранее, поэтому далее рассматриваются только операции, специфические для работы с Конструктором отчётов.