Адаптация персонала

Процесс адаптации нового сотрудника может продолжаться от нескольких месяцев до двух лет. Различия в сроках адаптации объясняются, с одной стороны, индивидуально-психологическими особенностями самого сотрудника (например, сангвиники адаптируются быстрее, чем меланхолики), уровнем его мотивации, профессиональной компетентности, готовностью и способностью к обучению. С другой стороны, это зависит от самой организации, в первую очередь от того, насколько серьезно к процессу адаптации новых сотрудников в ней относятся. Известно, что 90 % всех уволившихся в течение первого года, принимают это решение в первые дни работы в организации. Таким образом, предприятие, вложив средства в поиск сотрудника, продолжает вкладывать в его развитее (например, средства на оплату наставничества, обучения на специализированных семинарах). Сотрудник же находится в сомнениях, туда ли он попал и лишь копит доводы в пользу принятия решения об уходе, причем это решение не является для него особо сложным, т.к. он не успел почувствовать себя частью организации.

Причины ухода в период адаптации:

- «обманутые ожидания» (например, некоторая дезинформация об условиях оплаты труда; расхождение между внешним и внутренним имиджем, когда второй явно «проигрывает» первому);

- проблемы адаптации к организационной культуре (в случае значительного расхождения оргкультуры прежней и новой организации);

- неструктурированность должностных обязанностей, неясность границ ответственности;

- негативное отношение к новому сотруднику со стороны коллектива (например, в ситуации, когда сотрудник принимается в подразделение без изменения фонда оплаты труда; приход нового сотрудника нарушает ранее сложившуюся структуру межличностных отношений);

- недостаток знаний для выполнения поставленных задач; либо профессиональные задачи слишком простые, содержательно неинтересные;

- несоответствие личностных особенностей требованиям должности.

Успешное решение проблемы адаптации новых работников требует серьезной методической и организационной работы. Рассмотрим программу адаптации нового сотрудника на примере ОАО «Автоэлектроника» (г. Калуга).

Процедура адаптации охватывает всех новых сотрудников ОАО: руководителей, инженерно-технический состав и специалистов, рабочих предприятия. Однако для каждой категории сотрудников существуют свои особенности.

Программа введения в должность для инженерно-технических работников рассчитана на весь период прохождения испытательного срока, который длится 3 месяца. После оформления на работу новый сотрудник встречается с руководителем отдела по управлению персоналом, который знакомит его со спецификой предприятия, рассказывает о структуре, о социальных гарантиях, знакомит с правилами внутреннего трудового распорядка. Также сотрудник получает на руки «Лист адаптации и обучения вновь принятого сотрудника» (Приложение), который поможет ему в первые несколько месяцев ориентироваться на новом месте работы.

В первый день работы непосредственный руководитель проводит беседу об условиях профессиональной деятельности, которая включает в себя информацию об особенностях работы подразделения, его месте в структуре предприятия (ознакомление с персональными обязанностями, подробное обсуждение должностной инструкции и т.д.); рассказ об ожидаемых результатах работы, критериях оценки. Также руководитель отвечает на конкретные вопросы, предупреждает о возникновении возможных трудностей, типичных ошибках и способах их избежания. В этот же день происходит представление нового сотрудника коллективу.

Если вновь принятый сотрудник является молодым специалистом, непосредственный руководитель закрепляет на 3 месяца за ним наставника, на которого возлагаются следующие обязанности:

- ознакомление с месторасположение основных служб предприятия;

- оказание помощи в изучении правил, норм поведения в организации, порядка оформления служебных документов и др.;

- координирование, контроль, оценка результатов работы молодого специалиста;

- выявление «узких» мест в профессиональной подготовке молодого специалиста и осуществление работы по их устранению;

- внесение предложений по обучению молодого специалиста и др.

В течение первой недели руководитель вместе с новым сотрудником составляют план работы на период прохождения испытательного срока, заполняя соответствующие графы в специальном документе «План-отчет о прохождении работником испытательного срока». Ежемесячно непосредственный руководитель проводит оценку поставленных перед работником задач, которые также отражаются в Плане-отчете.

Менеджер по персоналу осуществляет психологическое сопровождение сотрудника на протяжении всего испытательного срока, проводя собеседование, анкетирование с целью выявления мнения о предприятии, возникающих затруднениях, степени удовлетворенности работой и т.д. Новый сотрудник посещает Музей ОАО «Автоэлектроника» и проходит инструктаж по СМК.

Не позднее, чем за 7 дней до окончания испытательного срока, непосредственный руководитель осуществляет оценку профессиональной компетентности нового сотрудника, заполняет «Отчет о прохождении сотрудником испытательного срока», дает заключение о пригодности сотрудника к работе в данной должности. По истечении испытательного срока проводится оценка профессиональной компетентности. С этой целью собирается комиссия, в которую входят генеральный директор, директор по персоналу, непосредственный руководитель, наставник и менеджер по персоналу. Комиссия беседует с новым сотрудником, рассматривает результаты оценки его профессиональной компетентности. На основе полученной информации комиссия принимает решение о дальнейшем сотрудничестве с работником или отказе в работе на предприятии.

Для рабочего персонала ОАО «Автоэлектроника» существует несколько вариантов введения в должность. Для работников, прошедших на предприятие без разряда, устанавливается срок ученичества, который может длиться от одного до шести месяцев в зависимости от сложности освоения специальности. За учеником закрепляется несколько наставников. Наставниками выступают мастер производственного участка, инженер-технолог и рабочий. Обязательными наставниками являются мастер и рабочий. Инженер-технолог закрепляется в зависимости от специальности ученика.

Мастер обеспечивает психологическую и профессиональную адаптацию. В его обязанности входит:

- знакомство со структурой предприятия, представление нового сотрудника коллективу;

- ознакомление с правилами, нормами поведения в организации;

- ознакомление с расположением основных служб подразделения;

- ознакомление с порядком получения комплектации на смену, ведением рабочих тетрадей по бригаде, организацией рабочего места и др.

Технолог выполняет следующие функции:

- разрабатывает программу теоретической подготовки в соответствии с разрядом работ;

- отвечает за теоретическую подготовку по технологическому процессу в соответствии с программой подготовки;

- проводит оценку ученика по технологическому процессу и др.

Рабочий–наставник отвечает за:

- обучение работе на оборудовании;

- обучение пользованию рабочим и измерительным инструментом, эталонами и рабочими инструкциями;

- обучение профессиональным навыкам в соответствии с технологическим процессом;

- контроль за качеством изготавливаемой учеником продукции и т.д.

Инженер-технолог отводит на теоретическую подготовку не менее 72 часов. Мастер и рабочий сопровождают работу нового сотрудника весь срок ученичества, по окончании которого работник сдает экзамен на квалификационный разряд. В состав квалификационной комиссии входят председатель комиссии, представители технической Дирекции, Службы качества, Службы охраны труда, инженер-технолог, менеджер по обучению и подготовке кадров и мастер работника. После сдачи на разряд работник приступает к самостоятельной работе, а наставники получают материальное вознаграждение в соответствии с Положением «О мотивации наставников».

Психологическая поддержка вновь принятых сотрудников осуществляется не только для учеников, но и для специалистов, пришедших на предприятие с наработанным опытом и квалификационным разрядом. В этом случае процедура введения в должность длится около месяца и осуществляется мастером производственного участка, который представляет нового сотрудника коллективу, знакомит с рабочей документацией, оборудованием, техникой безопасности и др. особенностями деятельности.

Таким образом, на предприятии ОАО «Автоэлектроника» действует регламентированная процедура введения в должность, которая позволяет новым сотрудникам максимально быстро и безболезненно войти в рабочий режим.

Многие организации издают буклеты, создают «Папки нового сотрудника», содержащие всю необходимую информацию, связанную с введением нового работника в организацию:

1) об организации в целом – виды деятельности, структура, руководство, продукция, потребители, традиции, приоритеты, проблемы, тенденции, нормы, стандарты, процедуры, внутренние отношения;

2) об оплате труда – нормы и способы оплаты, оплата за работу в выходные дни и сверхурочную, условия премирования и др.;

3) о режиме труда и отдыха, порядок предоставления отпусков и отгулов;

4) о дополнительных льготах – страхование, выходные пособия, возможность обучения, наличие столовых, буфетов, оздоровительных центров, работа с ветеранами;

5) об охране труда и технике безопасности – риск и опасности, связанные с выполнением работы, меры предосторожности, места оказания медицинской помощи, оздоровительные и спортивные центры, возможности занятия физической культурой, поведение при несчастных случаях и способы оповещения о них, требования к здоровью и запреты, связанные с его охраной, например, курение;

6) о вопросах, связанных с управлением персоналом – условия назначения на должность, перемещения, увольнения; испытательный срок; права и обязанности; отношения с непосредственным руководителем и другими менеджерами; оценка работы; дисциплина, поощрения и взыскания;

7) об отношениях с профсоюзами;

8) о решении бытовых проблем – комната отдыха, условия парковки машин и др.;

9) об экономическом положении организации – стоимость оборудования, прибыли, убытки от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

В рамках внутрифирменного (корпоративного) обучения реализуются специальные учебные программы, способствующие информированности новых сотрудников, формированию необходимых знаний, навыков, форм поведения, ценностей. Занятия могут включать как аудиторные занятия (в форме лекций, тренингов, решения практических задач), так и стажировки (по определенным программам) в смежных подразделениях, подготовку итоговых работ. Учебные группы могут формироваться как из представителей только одного подразделения (специальности), так и разных. В последнем случае это способствует социально-психологической адаптации, налаживанию горизонтальных связей. При этом итоговые задания могут выполняться как индивидуально, так и группами (из представителей разных подразделений). Это способствует формированию командного духа в организации, ориентированности не только на решение функциональных задач, но и достижение общеорганизационных целей.