Опорный конспект лекций к модулю 3

Бюджетные учреждения для своей деятельности приобретают предметы разового пользования – хозяйственные и ремонтно-строительные материалы, топливо, тару, материалы для научных и учебных целей, другие материалы.

Стоимость этих материальных средств полностью выбывает из общественного кругооборота на протяжении одного или нескольких актов потребления. В этом плане материалы в бюджетных учреждениях напоминают оборотные средства производственной сферы, но их невозможно отнести к последним, поскольку оборотные средства полностью переносят свою стоимость на новый продукт и в этой форме продолжают свой кругооборот в общественном воспроизводстве, а материалы бюджетных учреждений выбывают из кругооборота по мере их потребления.

На приобретение материалов расходуются значительные средства из бюджета и других источников. Задачами учета материалов и малоценных предметов (МБП) являются:

-сбор информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей;

-обеспечение сохранности и контроль наличия и движения материалов;

-контроль за соблюдением норм запасов и затрат материалов;

-получение точных данных об остатках материалов в местах хранения;

-обеспечение всех уровней управления информацией о наличии и движении материалов.

Основными предпосылками выполнения этих задач являются экономически обоснованная классификация и оценка материалов, нормирование их запасов и четкая организация складского хозяйства.

По функциональной роли в финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений материалы делятся па такие группы:

1. Материалы для учебных и научных целей: реактивы и химикаты, стекло и радиоматериалы, фотобумага, предназначенная для издания учебных и научных работ, другие материалы для учебных целей и научно-опытных работ, а также драгоценные и прочие металлы для протезирования.

2. Продукты питания.

3. Медикаменты и перевязочные средства: медикаменты, бактерицидные препараты, вакцины, кровь и перевязочные средства в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других учреждениях.

4. Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, которые используются для текущих потребностей учреждений (электролампы, мыло, щетки и т.п.), строительные материалы для текущего ремонта.

5. Топливо, горючие и смазочные материалы, к которым можно отнести дрова, уголь, бензин, торф, керосин, мазут, автол и др.

6. Тара – возвратная и обменная, к которой относятся бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки.

7. Запасные части к машинам и оборудованию, предназначенные для замены и ремонта отработанных деталей машин, оснащения тракторов, комбайнов, транспортных средств.

8. Другие материалы в виде корма, сена, овса, других видов фуража, семена, удобрения и т.п.

Одни и те же материалы в разных учреждениях и даже в одном учреждении в разное время могут выполнять разные функции и соответственно учитываться в разных видах средств. Так, запасные части к машинам и оборудованию могут учитываться в разных группах в зависимости от использования этих машин и оснащения для научных целей или хозяйственных потребностей.

Приведенная классификация положена в основу организации учета материалов по субсчетам, но она является недостаточной для контроля за наличием и движением ценностей. Разнообразие применяемых материалов вызывает необходимость разработки исчерпывающих номенклатур, то есть систематизированных перечней материалов, которые потребляются бюджетными учреждениями.

Каждому наименованию, сорту и размеру материалов присваивается условный числовой код или номенклатурный номер, что в особенности важно в условиях автоматизации учета материалов. В дальнейшем присвоенный номенклатурный номер отмечается во всех документах и регистрах, в которых отображается наличие и движение соответствующего вида материалов.

Номенклатуры материалов разрабатываются бухгалтериями бюджетных учреждений. В них отмечаются наименование каждого вида материалов, тип, сорт, размер, единица измерения, а также закрепленный за материалом номенклатурный номер.

Материалы и МБП отражаются в текущем учете и балансе по договорным ценам без НДС. Не относятся на увеличение стоимости материалов, а списываются на соответствующие статьи расходов транспортно-заготовительные затраты, таможенная пошлина.

Прогрессивным направлением в учете материалов является применение твердых учетных цен - непременного условия внедрения ПК и оперативно-бухгалтерского метода учета. Такими ценами являются цены поставщика или средние покупные цены для однородных наименований материалов с отражением отклонений от них.

В отличие от хозрасчетных предприятий, где оценка является не только способом стоимостного выражения отдельных объектов учета, но и базой для расчета многих показателей финансового состояния, в бюджетных учреждениях не применяются разные способы оценки материалов.

Нормы запасов материалов определяются в минимальных размерах, которые обеспечивают бесперебойную работу учреждений. Так, нормативы запасов для научных учреждений устанавливаются в дифференцированных процентах от суммы фактических затрат материалов за минувший год по таким четырем группам материалов: материалы для научных целей; хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности; топливо; горюче - смазочные материалы; другие материалы.

С целью сохранения и правильного учета материалов необходимо обеспечить надлежащую организацию складского хозяйства. Сохранение материалов может осуществляться в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материалов может обеспечивать скорость совершения операций при их принятии и выдачи. Ответственность за приемку, сохранность и отпуск материалов возлагается на материально-ответственных лиц, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности.

Правильная организация учета материалов обеспечивается также наличием точного весового хозяйства, своевременным проведением инвентаризаций, установлением четкого документооборота, широким внедрением средств автоматизации учетных работ.

Поступление и отпуск материалов оформляются первичными документами, правила применения которых регламентируются «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденным Приказом Министерством финансов Украины от 24.05.1995г. № 88, Инструкцией № 61 и другими нормативными актами.

Материалы поступают в бюджетные учреждения непосредственно от поставщиков, от подразделений учреждений, в порядке гуманитарной помощи, централизованного снабжения, через подотчетных лиц.

Если материалы получают непосредственно на складе поставщика, то выписывается товарно-транспортная накладная на отпущенные материалы. Документы поступают в отдел снабжения, где они регистрируются в журнале учета грузов, которые поступили, и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет проверку документов поставщика и передает их на склад для контроля при принятии груза.

Но роль бухгалтерии не ограничивается проверкой документов – она обязанная установить целесообразность той или другой поставки материалов, удовлетворяет ли поставка потребности учреждения и не приведет ли она к образованию сверхнормативных запасов.

Представитель покупателя на основании полученной доверенности осуществляет доставку материалов. В случае выявления несоответствия между грузом в натуре и данными документов поставщика экспедитор обязан потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта и получить его копию. Акт является основанием для предъявления претензий к транспортной организации по выявленным расхождениям.

Экспедитор сдает полученный груз непосредственно на склад под расписку материально ответственному лицу. На складе материалы, которые поступили, подвергаются обязательной количественной, а в случае необходимости, и качественной проверке. В отдельных случаях осуществляется лабораторный анализ качества.

Если выявлено несоответствие количества и качества груза, указанных в сопроводительных документах поставщика, фактическим данным материалов, то составляется акт приемки по установленной форме. Акт в двух экземплярах составляет приемочная комиссия с участием заведующего складом, представителя поставщика или незаинтересованной организации. После приема ценностей один экземпляр акта вместе с документами передается в бухгалтерию учреждения для учета поступления материалов, второй – в отдел снабжения для направления претензионного письма поставщику.

Бюджетные учреждения могут получать материалы в порядке централизованного снабжения. В таком случае грузополучателем и заказчиком являются разные учреждения. Прием материалов, получаемых в порядке централизованного снабжения, осуществляется на складе предприятия. Документы поставщика (счета, накладные и т.п.) на отдельные ценности поступают заказчику, который высылает получателю сообщение о сделанных для него заказах. Поступление материалов от заготовки и переработки оформляется актом, который утверждает руководитель учреждения.

Материальные ценности, которые поступили бюджетному учреждению в порядке гуманитарной помощи, принимаются созданной приказом руководителя комиссией с обязательным участием работника бухгалтерии и представителя вышестоящей организации. Прием ценностей проводится путем их пересчитывания, взвешивания в присутствии материально ответственного лица, которому передаются эти ценности на сохранение. На принятые материальные ценности комиссия составляет акт, который подписывается членами комиссии.

Материалы, принятые на склад, приходуются, то есть принимаются на учет на основании оправдательных документов (приходных ордеров, накладных, актов) тем числом, когда получены ценности. В документах отмечаются такие данные: от кого поступили материалы, номенклатурный номер, наименование, сорт, количество, вес, цена, сумма, дата поступления на склад и расписка материально-ответственного лица.

Заслуживает внимания практика бюджетных учреждений, которые приходуют материалы непосредственно по документам поставщиков путем проставления на них штампа и заполнения его реквизитов. Все поступившие на склад материальные ценности на основании документов материально-ответственного лица приходуются записями на дебете счетов второго класса «Запасы».

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит от того, какие материалы расходуются и на какие цели, а также от периодичности их использования.

Материалы расходуются на нужды учреждения или реализуются как лишние и неиспользованные. Кроме того, может иметь место внутреннее перемещение, то есть отпуск материалов одним подразделением учреждения другому.

Исходя из особенностей и конкретных условий расходования материалов, их отпуск может оформляться разными документами. Документирование расхода материалов организуется так, чтобы обеспечить эффективный контроль по их отпуску и использованию. Перечень должностных лиц, которым дано право требования и получения материалов со склада, устанавливается руководителем учреждения, образцы их подписей сообщаются складам.

Выдача материалов со складов оформляется документами, утвержденными руководителем предприятия. Такими документами являются:

- накладная (требование) – применяется для выдачи материалов со склада и при их перемещении внутри учреждения. Выписывается в одном экземпляре. Выписка разовых требований – довольно трудоемкая операция и требует большого количества первичных документов;

- ведомость расхода-выдачи материалов на нужды учреждения является накопительным документом и предназначается для выдачи хозяйственным подразделениям разных материалов для научных, учебных и других целей на протяжении месяца;

- заборная карта – применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени на протяжении месяца. Выписывается в двух экземплярах, один - для получения, второй - для склада, на каждого получателя на несколько наименований материалов. Лимит определяется исходя из плановой потребности в материалах и норм расходования.

Отпуск материалов отображается фиксированием затребованного и отпущенного материала в заборной карте, которая подписывается кладовщиком и получателем. При ежедневном отпуске карта выписывается на 15 дней, а при периодическом - на месяц.

Отпуск материалов свыше установленного лимита осуществляется по накладным (требованиям). Применение заборной карты значительно сокращает объем учетной документации и обеспечивает предварительный контроль расходования материалов.

Порядок списания израсходованных материалов на потребности учреждения устанавливается руководителем учреждения, причем в особенности ценные и остродефицитные материалы списываются соответственно утвержденному руководителем учреждения списку и относятся в подотчет материально-ответственных лиц. Списываются отпущенные материлы на основании утвержденного руководителем учреждения акта об их расходовании.

Ремонтно-строительные материалы списываются по актам об их фактическом расходе и с учетом норм затрат на фактический объем работ. Остатки неиспользованных материалов сдаются на склад и на их стоимость уменьшаются фактические расходы текущего года по соответствующим статьям.

Списание горюче-смазочных материалов осуществляется на основании путевых листов водителей по фактическим затратам, но не выше норм, установленных для отдельных марок машин.

Учет материалов на складах обеспечивает получение оперативных и точных данных об остатках ценностей по каждому наименованию материалов в разрезе отдельных их видов и сортов.

Количественно-сортовой учет материалов на складах ведется материально ответственными лицами в книгах складского учета или на карточках только по количеству. К началу записей в книге должны быть пронумерованы все страницы, а их количество заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и скреплено печатью.

Записи в книгу складского учета ведут материально ответственные лица на основании приходно-расходных документов. После каждой записи выводится остаток материалов.

На основании записей в книге складского учета материально ответственные лица обязаны своевременно сообщать в службу снабжения об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запасов и об остатках материалов, которые находятся без движения и не используются в учреждении.

Материально ответственные лица соответственно графика передают в бухгалтерию документы о поступлении и расходовании материалов при реестре сдачи документов, который составляется в двух экземплярах. В реестре указываются номенклатурные номера материалов, количество и номера первичных документов, фамилии того, кто сдал и принял.

Количественно-сортовой учет материалов – сложный и трудоемкий участок учетной работы, а потому важно выбрать наиболее рациональный метод его ведения. В бюджетных учреждениях применяются такие методы сортового учета:

1. Количественно-суммарный (параллельный);

2. Оперативно-бухгалтерский (сальдовый);

3. Метод машинной картотеки.

При первом методе на складе ведется книга складского учета материалов, в бухгалтерии – книга количественно-суммового учета материалов. Аналитический учет в бухгалтерии ведется по номенклатурным номерам, в разрезе материально - ответственных лиц и обслуживаемых учреждений.

Вместо книги складского учета могут вестись карточки. По данным этих регистров ежемесячно составляются сортовые оборотные ведомости, итоги которых сверяются с данными синтетического учета

В случае большой номенклатуры материалов метод количественно-суммового (параллельного) учета материалов является громоздким, трудоемким и недостаточно оперативным. В нем дублируются аналитические данные в бухгалтерии и на складе, показатели складского учета сверяются с данными бухгалтерии один раз в месяц и большей частью с опозданием, которое лишает учреждение оперативных и точных данных для контроля состояния запасов.

В учреждениях с небольшой номенклатурой материалов применяется упрощенный вариант этого метода. Материально ответственные лица ежемесячно сдают материальный отчет вместе с первичными документами, которые тщательно проверяется, таксируется, после чего становится регистром аналитического учета.

Для учета продуктов питания применяется второй вариант этого метода: в бухгалтерии аналитический учет материалов ведется по номенклатурным номерам в разрезе материально - ответственных лиц в сортовых оборотных ведомостях. Записи в эти регистры осуществляются на основании накопительных ведомостей поступления и расходования материалов. Ежемесячно в сортовых оборотных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало

В бухгалтерии учет материалов ведется только в денежном выражении в разрезе субсчетов, групп материалов и материально ответственных лиц в ведомости движения материалов. Взаимосвязь между количественно-сортовым учетом на складе и синтетическим учетом в бухгалтерии осуществляется с помощью "Книги остатков материалов, которая открывается на год и ведется в разрезе материально ответственных лиц.

Номенклатура материалов в книге размещается по синтетическим счетам, субсчетам или группам материалов. В эту книгу заведующий складом ежемесячно переносит количественные остатки на конец месяца из книги или карточек складского учета, после чего в бухгалтерии таксируются эти остатки по любому номенклатурному номеру и подсчитываются итоги по субсчетам материалов, групп, материально ответственными лицами. Полученные результаты сверяются в бухгалтерии с данными ведомостями движения материалов в денежном выражении. Тождественность полученных данных подтверждает правильность ведения складского (аналитического) учета материалов. В случае выявления расхождений и ошибок они исправляются.

Сальдовый метод учета материалов уменьшает объем учетных работ, обеспечивает лучший контроль за наличием и сохранностью материалов, освобождает учетных работников от ведения трудоемкого аналитического учета и составления сортовых оборотных ведомостей, упрощает сверку аналитического учета с синтетическим. К этому и сводится преимущество одного метода учета материалов перед другим.

В условиях применения ПК трудоемкость учетных работ теряет свою актуальность, а потому на машинах получают необходимые выходные документы – оборотные ведомости в разрезе каждого первичного документа, сводные оборотные ведомости в разрезе номенклатурных номеров материалов.

Есть опыт использования метода машинной картотеки, по которому вся информация о складском и бухгалтерском учете материалов сосредотачивается в памяти машин, а бухгалтерия и склады оборудуются терминальными устройствами, к которым имеют доступ материально ответственные лица и работники бухгалтерии.

С помощью такого оборудования в любой рабочий момент можно получить всю необходимую информацию о наличии и движении каждого конкретного материала. Подобная техника обеспечивает автоматизированным способом разрабатывать соответствующую оперативную отчетность об остатках и движении материалов.

Для учета наличия и движения материалов предназначен активный счет № 23 "Материалы и продукты питания", который имеет девять субсчетов.

При мемориально-ордерной форме учет поступления материалов отображается в разных мемориальных ордерах, в частности, в накопительной ведомости по расчетам с поставщиками и разными кредиторами, в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами и др.

Учет расходования материалов на разные потребности отображается в мемориальном ордере - накопительной ведомости по расходованию материалов. Ведомость составляется по мере обработки документов и ведется на протяжении месяца. Записи в книгу делаются в денежном выражении на основании оправдательных документов в кредит отдельных субсчетов счета № 23. в том числе по учреждениям или материально ответственным лицам.

В небольших учреждениях канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, чернила, стержни и т.п.), приобретенные и одновременно выданные на текущие потребности учреждения, могут списываться на фактические расходы с отображением их общей суммы на субсчете № 234 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности". На документах, которые подтверждают приобретение и получение этих ценностей, должны быть подписи лиц, которые получили эти материалы.

Стоимость израсходованных материалов на потребности учреждения списывается по ценам приобретения или по средневзвешенным ценам, если они покупались по разным ценам. В случае применения в учете твердых учетных цен в продолжении месяца (квартала) материалы списываются по этим ценам. Ежемесячно (ежеквартально) вычисляется средний процент и сумма отклонений от твердых учетных цен в разрезе субсчетов. Эти суммы отклонений относятся на те счета, на которые были списаны материалы по твердым учетным ценам.

Некоторые особенности характерны для учета продуктов питания. Учет продуктов питания ведется согласно инструкции учреждений здравоохранения, которые содержатся за счет государственного бюджета. В соответствии с ней ведется учет продуктов питания в лечебных учреждениях, школах-интернатах, детских учреждениях, других учреждениях, в которых расходы на продукты питания планируются и учитываются по коду 1133 "Продукты питания".

Учет продуктов питания на складах является частью сортового учета и должен обеспечить полную их сохранность во время приемки, хранения и отпуска. Заведующий складом несет полную материальную ответственность за принятие, сохранность и отпуск продуктов питания.

В отличие от других материалов приемку продуктов питания осуществляют не только по количественным показателям, но и по качественным параметрам, а потому в учреждениях организуется контроль за качеством продуктов питания. Предварительная проверка качества продуктов питания проводится по внешним признакам при их принятии на склад.

В случае сомнения относительно доброкачественности продуктов питания их прием осуществляется с участием диетврача или диетсестры. Определенное количество продуктов питания направляется для лабораторного исследования в санитарно-эпидемиологическую станцию.

В случае установления недоброкачественности продуктов питания составляется акт, а недоброкачественные продукты, указанные в акте, по заключению врача или санэпидстанции, возвращаются поставщику.

Складской учет продуктов питания ведется на карточках или в книге складского учета. Основанием для оперативных записей в регистры складского учета являются сопроводительные документы поставщиков (счета, товарно-транспортные накладные, накладные), акты приемки продуктов питания, а для выданных продуктов питания - меню-требование, требование на выдачу продуктов питания со склада и накладная.

Специфическим документом на отпуск продуктов питания в пищеблок является меню-требование, которое составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов и данных о количестве лиц, которые питаются. Меню-требования с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передаются в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота, но не реже трех раз в месяц.

В учреждениях, которые имеют несколько диетических столов, отпуск продуктов питания со склада осуществляется по требованию на выдачу продуктов питания, которое составляется на основании данных меню-раскладки.

Материально ответственные лица ведут учет и тары, которая поступает на склад вместе с продуктами питания. Тара, которая поступила, приходуется на основании одних и тех же документов, что и продукты питания. Пустая тара возвращается поставщикам или тарособирающим организациям, Возвращение тары оформляется накладными, которые являются документами для расчетов за возвращенную тару.

Кроме складского организуется учет продуктов питания и в пищеблоках. Ежедневно старшие медицинские сестры отделений подают диетсестре пищеблока данные о наличии больных, которые питаются, по состоянию на 9 часов текущего дня, с разбивкой больных по диетстолам. Диетсестра пищеблока составляет сводные данные о наличии больных в целом по больнице и сверяет эти данные с данными медицинской статистики и отделения приемки больных.

Ежедневно на основании сводных данных о наличии больных, которые питаются, и утвержденных норм питания диетсестра пищеблока составляет на следующий день меню-раскладку, а по незначительному количеству диетстолов – меню-требование.

В меню-раскладках (меню-требованиях) определяется количество продуктов, необходимых для приготовления всей порции. Получение продуктов питания со склада для пищеблока осуществляется по требованию на выдачу этих продуктов.

Закладка продуктов питания в котел выполняется шеф-поваром в присутствии диетврача или диетсестры. Периодически закладка продуктов питания в котел и выход готовых блюд контролируется администрацией вместе с общественными организациями.

В бухгалтерии учет поступления этих активов ведется в накопительной ведомости прихода продуктов питания. Ведомость составляется в разрезе материально ответственных лиц на основании первичных документов в количественном и суммарном выражении и служит основой для заполнения мемориального ордера – накопительных ведомостей поступления продуктов питания.

3.2. Рекомендуемая литература

1. О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине // Закон Украины от 16.07.1999г.

2. Положение по организации бухгалтерского учета и отчетности исполнения государственного и местного бюджетов: Приказ Госказначейства от 28.11.2000 г. № 119.

3. О Государственном бюджете Украины на 2005г. // Закон Украины от 25.03.2005г.

4. О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства: Закон Украины от 22.02.2000г.

5. О внедрении казначейской системы исполнения государственного бюджета: Постановление Кабинета Министров Украины и НБУ от 14.01.1997г. №13.

6. Положение о порядке составления, рассмотрения и утверждения основных требований к смете доходов и расходов бюджетных учреждений: Постановление Кабинета Министров Украины от 09.01.2000г. №17.

7. Инструкция о порядке использования и учета внебюджетных средств бюджетных учреждений и отчетности о них: Приказ Главного управления Государственного казначейства Украины от 11.08.1998г. №98.

8. Кочетов В.А. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях: Учебное пособие.– Донецк: ДонГУЭТ, 2004./Стр.157-182/