Види службових (офіційних) листів

Оформлення всіх видів листів і різновидів листів має багато спільного. Лист складається з окремих реквізитів, обов’язкових для всіх управлінських документів, і, крім того, включає деякі реквізити, властиві лише цій групі офіційних документів. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” при оформленні і опрацюванні службових листів використовуються такі реквізити (таблиця 2).

Таблиця 2 – Реквізити листів

код	Група реквізитів	Назва реквізитів
	постійні	зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
	зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
	зображення нагород
	код організації за ЄДРПОУ
	назва організації вищого рівня
	назва організації
	назва структурного підрозділу організації
	довідкові дані про організацію
	змінні	дата документа
	реєстраційний індекс
	посилання на реєстраційний індекс і дату документа
	адресат
	заголовок до тексту документа
	відмітка про контроль
	текст документа
	відмітка про наявність додатків
	підпис
	відбиток печатки
	прізвище виконавця і номер його телефону
	відмітка про виконання і відправлення його до справи
	відмітка про наявність документа в електронній формі
	відмітка про надходження документа до організації

Листи-підтвердження містять повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишився в силі.

Крім того, лист-підтвердження дає можливість повідомити де-які необхідні деталі (організаційні та ін.) справи, про яку йдеться.

Ось, наприклад:

Вельмишановний _______

ім'я

______________________________________________________

(назва організації)

підтверджує, що Вашу доповідь на тему ________________________________________

(тема доповіді)

включено до програми конференції ______________________________________

(назва конференції)

яка відбудеться _______________________________________________________________

(дата)

Перше пленарне засідання розпочнеться _______________________, заключне засідання

(дата)

відбудеться ___________________________. Оргкомітет забезпечує харчування і проживання

(дата)

в ___________на період________________. Проїзд передбачається оплатити за рахунок

(назва міста)

установи, яка надасть Вам відрядження.

Реєстрація учасників конференції буде проводитися _____________________в приміщенні

(час)

______________________________________________________________________________________

(назва, адреса)

Якщо у Вас виникнуть питання, звертайтесь до підготовчого комітетуконференції, тел. ____.

З повагою...

Стиль наступного листа доволі відрізняється від попереднього. Автор його нещодавно мав зустріч зі своїм колегою, висловлює йому вдячність та підтверджує усне запрошення взяти участь у мистецькому фестивалі. Знайомство між автором та адресатом передбачає інший, менш офіційний тон листа:

Шановний _____

(ім'я)

Хочу висловити найщирішу вдячність за організовану Вами зустріч, яка, сподіваюсь, була такою ж приємною і корисною для Вас, як і для мене.

На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаю Вам письмове запрошення до участі у мистецькому фестивалі_______,

(назва)

який відбудеться__________________________________.

(дата й місце)

Якщо Ви згодні взяти участь у фестивалі, будьте ласкаві заздалегідь повідомити мені — я подбаю про житло для Вас.

Прошу також вказати точний час Вашого прибуття до_______

(назва міста)

Радий буду зустрітися з Вами.

Радимо вам обирати стиль листа-підтвердження відповідно до ситуації. Але виявлення доброзичливості ніколи не завадить.

Запит — це комерційний документ, своєрідне звертання «покупця» до «продавця» з проханням дати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги, або ж прислати пропозицію на поставку товару. Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо.

Оформлюючи запит на товар, що зацікавив вас, ви повинні вказати підставу для запиту, назву і кількість товару, його марку, якість, модель, термін на інші умови поставки. Ціна, як правило, в запиті не обумовлюється, але слід вказати на якій базі в якій валюті ви маєте намір заплатити. При необхідності можете також попросити надіслати вам проспекти, буклети, каталоги, прейскуранти, креслення і т. ін. або навіть зразки товару. Не забудьте також вказати термін поставки та до якого числа ви будете чекати твердої оферти.

Ось, наприклад, зразок запиту пропозиції на поставку запасних частин:

Шановні______,

Посилаючись на переговори з Вашим представником__________________,

дата

просимо вислати нам тверду пропозицію на поставку запасних частин до турбогенератора. В пропозиції просимо вказати повну назву, тип, технічні характеристики, ціну і вагу по кожній позиції специфікації, а також можливий термін і загальний обсяг поставки в м³. Просимо також окремо вказати вартість упаковки та транспортування.

Зазначте також, будь ласка, точну дату надсилання нам Вашої пропозиції.

Наперед вдячні Вам.

З повагою______

підпис

Пропонуємо типові вислови, що використовуються у запитах:

Запрос на товар О запросе предложения на товар Просим выслать нам предложение на поставку... Просим сообщить, сможете ли Вы дать нам твердое предложение на поставку... На основании Вашего каталога мы просим выслать нам твердую оферту на поставку... Просим срочно сообщить, сможете ли Вы поставить нам... Ссылаясь на Ваше объявление в газете_____, просим сделать название нам предложение на... Соответственно с нашей договоренностью от_________ дата просим сделать нам твердое предложение на строительные материалы Ждем Вашего предложения на поставку токарных станков Будем очень признательны, если до _____ дата Вы пришлете нам твердую оферту на... Просим дать нам предложение на поставку деревообрабатывающих станков, указав Вашу окончательную цену, срок поставки и условия платежа В предложении просим указать также стоимость упаковки и транспортировки Если Вы не сможете прислать нам предложение, пожалуйста, сообщите нам об этом как можно скорее

Запит на товар Про запит пропозиції на товар Просимо надіслати нам пропозицію на поставку... Просимо повідомити, чи зможете Ви дати нам тверду пропозицію на поставку... На основі Вашого каталога ми просимо вислати нам тверду оферту на поставку... Просимо терміново повідомити, чи зможете Ви поставити нам... Посилаючись на Ваше оголошення в газеті______, просимо зробити назва нам пропозицію на... Згідно з нашою домовленістю від __________ просимо зробити дата нам тверду пропозицію на будівельні матеріали Чекаємо Вашої пропозиції на постачання токарних верстатів Будемо дуже вдячні, якщо до _____ дата Ви надішлете нам тверду оферту на... Просимо дати нам пропозицію на поставку деревообробних верстатів, вказавши Вашу остаточну ціну, термін постачання та умови платежу В пропозиції просимо зказати також вартість упаковки і транспортування Якщо Ви не зможете надіслати пропозицію, будь ласка, повідомте нам про це якомога швидше

Відповіді на запити. Очевидно, що така форма ділової кореспонденції, як запит, вимагає відповіді. Залежно від ситуації ви можете пообіцяти відправити пропозицію на поставку товару, відмовити у поставці, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту, надіслати оферту тощо.

Якщо ви не можете відразу вислати пропозицію, повідомте покупця про те, що його запит прийнято на розгляд:

Шановні_____,

Підтверджуємо отримання Вашого запиту від ______на поставку

дата

__________ бавовни. Повідомляємо, що цей запит прийнято на розгляд,

кількість

а остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково.

З повагою_______

підпис

Якщо ж ви не можете дата пропозиції на поставку певного товару, дайте аргументовану відмову:

Шановні__,

Дякуємо Вам за запит від________________ на поставку компресорів

дата кількість

моделі______.

назва

Дуже шкода, але зараз ми не можемо дати Вам конкретної пропозиції, оскільки ця модель компресорів тимчасово знята з виробництва.

З повагою_____

підпис

Якщо ж ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару покупцеві, то у відповідь на запит надсилається оферта.

Оферта — це письмова пропозиція товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції. У міжнародній торгівлі розрізняють два види оферт — тверду та вільну.

Тверду оферту оформляє продавець на певну партію товару лише одному покупцеві. При цьому вказується термін, упродовж якого продавець зв'язаний своєю пропозицією. Цей термін називається опціоном. Якщо покупець беззастережно приймає усі умови оферти, продавець зобов'язаний поставши товар на запропонованих ним умовах. В іншому разі він відповідає за можливі збитки покупця.

Вільна оферта обов'язково містить назву товару, кількість чи обсяг поставки, ціну товару, термін постачання, умови платежу. Можуть бути зазначені також спосіб упаковки та маркування, санкції за порушення якогось пункту та ін. дані.

Оферта може направлятись покупцеві у відповідь на запит чи за ініціативою продавця.

Ось, наприклад, тверда оферта на поставку чоловічого та жіночого зимового взуття.

Шановні___,

З вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту і висилаємо тверду оферту на поставку пар чоловічого та _______ пар жіночого

кількість кількість

зимового взуття.

Товар буде постачатися протягом трьох місяців (починаючи з дати отримання Вашого замовлення) однаковими місячними партіями. Якість взуття повністю відповідатиме зразкам, які Ви отримали минулого тижня.

Платіж здійснюється через інкасо проти пред'явлення сертифікату якості та вантажних документів.

З повагою_____

Підпис

Чи не найпоширенішим видом ділової кореспонденції є листи-прохання. Адже через різні обставини вам часто доводиться звертатися з проханнями (більш чи менш серйозними) до своїх партнерів, клієнтів, спонсорів та ін.

Ось, наприклад, лист із проханням про направлення спеціалістів для проведення важливих робіт:

Шановні_ ___,