Рекомендаційні листи

У діловому світі рекомендаційні листи практикуються дуже широко — вони давно вже стали невід'ємним елементом ділових стосунків і — відповідно — епістолярію.

Ситуації, коли вам необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи гранту і т. ін.

На перший погляд, рекомендаційні листи виконують ту саму функцію, що й добре відомі всім характеристики. Але це не зовсім так — вони мають цілий ряд істотних відмінностей. Передусім, рекомендація не обов'язково подається з місця роботи. В разі необхідності за нею звертаються до тих, хто добре знає особу, про яку йдеться (її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці тощо), і має певний авторитет та визнання у своїй галузі. Зацікавленою у рекомендації стороною може бути або сама людина, або ж організація чи фірма, куди вона влаштовується на роботу чи подає клопотання про матеріальне заохочення. Останнім особливо важлива об'єктивність, оскільки вони зацікавлені в добросовісних, кваліфікованих працівниках або ж стипендіатах, що гідно використають виділені їм кошти.

Отже, рекомендаційні листи повинні обов'язково містити мінімальні відомості про рекомендованого: скільки часу, звідки, з якого боку його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі та ін.:

Знайомий з п. __________уже понад 10 років

Знаю п __________з часів навчання в Інституті

З п ________ знайомий з часу його вступу в аспірантуру

п _________ працює у нашому відділі з __________ року

Добре знаю п _____________ він навчався у нашому інституті, а після закінчення

навчання був прийнятий на посаду __________

Знаю п _____________ як досвідченого, кваліфікованого працівника

Знайомий з п ____________ не досить довго, але за цей час він зарекомендував

себе як здібний, перспективний науковець
Знаю п _________як чуйну, добру людину

Далі у рекомендаційному листі повинно бути чітко сформульоване те, заради чого власне й пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую. Врешті-решт висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

Наприклад:

Вельмишановний п. _____________,

Знаю, що Ви саме комплектуєте дослідну лабораторію з питань розробки ________. Хочу порекомендувати Вам звернути увагу на цього юнака___________________________

прізвище та ім'я

Знаю його ще з студентських років, коли він блискуче захистив дипломну (магістерську) роботу на тему_____________________________

тема

Згодом він працював під моїм керівництвом при реалізації програми та _____________проекту__________ і зарекомендував себе старанним

назва назва

і наполегливим працівником. Як дослідник п. характеризується нестандартністю мислення, прагненням до пошуків нових шляхів реалізації задуманого, гідною подиву добросовісністю. Останнім часом його професійні інтереси все більше схилялися до кола проблем, які вирішує Ваша організація. Саме тому спільна діяльність може дати дуже добрі результати для вас обох. Гадаю, що прийнявши п. ____________на посаду

ім'я

_______________ Ви зробите оптимальний вибір, найбільш корисний як для Вашої

назва

справи, так і для _____________

ім'я

З щирою повагою до Вас _____________

підпис

Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією звертаються до тих, хто справді добре знає вас і готові заручитися своїм авторитетом. А тому не треба ставити людей в незручне становище, просячи підтримки у малознайомих.

І ще один, дуже важливий нюанс. Якщо до вас звернулися з проханням дати рекомендацію, зважте всі «за» і «проти», перш ніж задовольнити його. Дуже добре, якщо це потрібно людині, яку ви давно знаєте і яка справді гідна вашої підтримки — тоді жодних сумнівів і вагань. Інша річ, якщо рекомендації просить особа малознайома чи не дуже надійна. Якщо ви не впевнені, не можете гарантувати її позитивних якостей, то навряд чи варто ставити на рекомендаційному листі свій підпис. Пам'ятайте, що об'єктивність і правдивість рекомендації — це справа ділової честі, і за успіхами чи помилками рекомендованих вами стоятиме ваш авторитет, ваше добре ім'я.

Дуже часто рекомендацій потребують претенденти на отримання дотацій, стипендій, премій, грантів тощо. Оскільки учасників конкурсу може бути дуже багато, то для полегшення роботи і охоплення усіх рис, які, на думку спонсорів, необхідні переможцеві, до аплікаційної форми інколи додають формуляри рекомендацій. Той, хто рекомендує, повинен лише чітко заповнити відповідні пункти:

Примітка для того, кто рекомендує: — заповніть формуляр на друкарській

машинці або чітко пишіть

— при необхідності додайте один-два аркуші

1.Коротко з'ясуйте, відколи ви знаєте претендента і наскільки ознайомлені з його роботою ______________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

Якщо претендент студент чи аспірант заповніть, будь ласка, пункти 2—7

2.Загальна підготовка _______________________________

3.Оригінальність ___________________________________

4.Розсудливість ____________________________________

5.Старанність, працьовитість _________________________

6.Вміння усно і письмово висловлюватися _____________

7.Вміння проводити дослідження _____________________

8.Загальні зауваження _______________________________

9.Ви знайомі з пропонованим проектом чи темою дисертації?

Як цей проект оцінюєте? __________________________________________________ _____________________________________________________________________________

прізвище, ім'я галузь науки

_____________________________________________________________________________

установа чи навчальний заклад, яку посаду займаєте, вчений ступінь

_____________________________________________________________________________

службовий телефон домашній телефон

_____________________________________________________________________________

підпис дата

Листи-запрошення. Яким же повинно бути запрошення, щоб ним не знехтували, а навпаки, були приємно здивовані (і тоді перше очко — за вами!)? На що звернути увагу? Зовнішній вигляд і зміст! Не зайвим, мабуть, буде повторити дві аксіоми, дія яких поширюється на всі види ділової кореспонденції: бездоганна акуратність і грамотність! Врахуйте, що запрошення — особливо «вимогливі» щодо цього: неохайне запрошення ні в кого не викличе палкого бажання відвідати рекламований захід, не кажучи вже про те, як неприємно вражає орфографічна чи граматична помилка!

Тепер зважимо, який характер матиме організовуваний захід. Для запрошення це дуже важливо, бо визначатиме не лише зміст і стиль, але й вирішить проблему, на чому буде розміщено текст. Суто ділові (на конференцію, форум, з'їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках, а до культурно-мистецьких заходів часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення.

Коли проблема на чому вирішена, переходимо до того, що і як слід писати. Першоосновою змісту кожного запрошення є: хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мусять бути викладені чітко й недвозначно, щоб у адресата не виникло жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).

Тепер щодо стилю і розміру запрошення. Вони також будуть залежати від характеру відповідного заходу, а ще — від ваших стосунків з адресатом та вашої зацікавленості у його присутності. Адже стандартне лаконічне запрошення не рівня такому ж, але з особистим підписом відправника; персональний лист-запрошення сприймається як визнання особливого авторитету адресата і підкреслює бажаність його присутності. Найвищим виявом уваги є особисте запрошення, написане винуватцем урочистості від руки.

Ось, наприклад класичні зразки текстів, що містять лише найосновнішу інформацію — згадуване хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує:

1. Офіційне запрошення на урочистий вечір:

Шановний п. ______________________,

ім'я

Раді бачити Вас ______________ в Національній опері України на урочистому

дата

вечорі, приуроченому____.

Ваші місця__________________

Запрошення дійсне на 2 особи.

2. Запрошення на зібрання культурологічного клубу:

Шановний п. _________________,

Маємо честь запросити Вас на перше зібрання культурологічного клубу _________

назва

яке проводиться з нагоди _________________.

Урочистість відбудеться __________________

дата і місце

Це типова форма запрошень на різноманітні урочисті події та літературно-мистецькі заходи. Дуже часто вони водночас виконують функцію перепустки чи вхідного квитка, на що вказує відповідна ремарка:

Запрошення дійсне на 2 особи.

Запрошення дає право безкоштовного входу.

Запрошення дійсне на всі концерти фестивалю та ін.

Подібно формулюються також запрошення на урочистий обід. Однак надсилаючи їх, не забудьте врахувати один делікатний нюанс. Якщо ви маєте намір запросити свого партнера (колегу по роботі, клієнта, підлеглого тощо) з дружиною чи чоловіком, то зазначте це у звертанні. З вашого боку доволі нетактовно буде запрошувати пана Коваленка з дружиною чи пані Гринчишин з чоловіком, адже й чоловік, і дружина — не абстрактні безіменні особи, «додатки» до людини, яка вас цікавить. Вам, мабуть, не завдасть багато клопоту згадати їхні імена у звертанні, а вони прийдуть на обід у значно кращому настрої, якщо запрошення буде адресоване їм особисто.

Отже:

Вельмишановні пане______ та пані!

____________ має честь запросити Вас на урочистий обід, який влаштовується на

назва фірми

честь___________________________

Чекаємо Вас____________________

дата і місце

Пропонуємо вам також зразок офіційного ділового запрошення зовсім іншого плану. Відправник — велике виробниче об'єднання — запрошує на рекламний показ довгоочікуваної нової лінії по випуску продукції. Очевидно, автор тексту має неабиякий досвід у галузі ведення ділового листування. Намагаючись насамперед привернути увагу до лінії та забезпечити успіх показу, він безпомильно обирає дещо нетрадиційну манеру викладу:

Шановні панове!

Раді повідомити Вам, що нова виробнича лінія, над якою ми так довго і напружено працювали, нарешті готова.

Сподіваємось, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться_____________

час і місце

Маємо надію, що всі докладені зусилля по вдосконаленню технології не були марними, і Ви зацікавитеся нашими нововведеннями. Отож чекаємо Вас і будемо раді отримати Ваші відгуки.

З повагою____________________

підпис

Отже, якщо у вас виникла необхідність надіслати запрошення (колегам, партнерам, конкурентам, клієнтам, підлеглим, представникам влади, преси, спонсорам тощо), спробуйте скористатися нашими порадами. І зверніть увагу на мовні звороти, які можуть стати вам у пригоді:

Приглашаем Вас... Ждем Вас... Будем рады видеть Вас... Надеемся, что Вы посетите... Просим не упустить случая и посетить... Нам хотелось бы, чтобы Вы... Не откажите нам в любезности... Думаем, что Вы не откажетесь... В знак своей благодарности приглашаем Вас... Будем очень рады, если Вы согласитесь... Искренне надеюсь, что Вы найдете возможность... Мы очень хотели бы видеть Вас среди (гостей, участников)... Рассчитываем получить Ваше согласие на... Приглашаем Вас принять участие в... Будем рады приветствовать Вас на торжестве... Приглашаем Вас посетить... Искренне надеемся увидеть Вас и госпожу _____________ среди гостей праздника фамилия Нам будет приятно видеть Вас и господина _____________ на праздновании... фамилия Позвольте пригласить Вас на торжественное открытие выставки (ярмарки, конференции, фестиваля...) Будем благодарны (рады), если Вы сможете посетить...

Запрошуємо Вас... Чекаємо Вас... Будемо раді бачити Вас... Сподіваємось, що Ви відвідаєте.. Просимо не втратити нагоди і завітати до/на... Нам хотілося б, щоб Ви... Не відмовте нам у люб'язності... Гадаємо, що Ви не відмовитеся... На знак своєї вдячності запрошуємо Вас... Будемо дуже раді, якщо Ви погодитеся... Щиро сподіваюсь, що Ви знайдете можливість... Ми дуже хотіли б бачити Вас серед (гостей, учасників)... Розраховуємо отримати Вашу згоду на... Запрошуємо Вас взяти участь у... Будемо раді вітати Вас на урочистості... Запрошуємо Вас відвідати... Щиро сподіваємось побачити Вас та пані серед _____________ гостей свята прізвище Нам буде приємно бачити Вас та пана _______________ на святкуванні.. прізвище Дозвольте запросити Вас на урочисте відкриття виставки) (ярмарку, конференції, фестивалю...) Будемо вдячні (раді), якщо Ви зможете відвідати...