Формирование дел

Формирование дел - группировка документов в дела. Осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

Дело - совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, оформленных по определенным правилам, и помещенных в твердую обложку.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

· В дело подшиваются документы, работа по которым завершена.

· В дело подшиваются подлинники или заверенные копии.

· Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

· В дело подшивается одни экземпляр документа.

· Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен по ГОСТ.

· В дело формируются документы одного года, по одному вопросу.

· Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.

Основными нормативными документами по формированию, оформлению и хранению дел являются «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления».

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Формирование дел начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое дело должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Документы внутри дела могут систематизироваться в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта совпадает с группировкой в хронологическом порядке. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия предприятий. В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные).

На обложке дела указывается полное название фирмы, структурное подразделение, индекс дела по номенклатуре, заголовок, порядковый номер тома, период, за который собраны документы.

Формируется дело объемом 200-240 листов. При больших объемах на деле указыватся номер тома.