Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой список заголовков дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения.

В номенклатуре дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются - научно-технические документы и печатные издания.

Виды номенклатуры дел:

1. Типовая - устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций.

2. Примерная - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

3. Индивидуальная - это номенклатура, которая разрабатывается для каждого структурного подразделения в отдельности.

4. Сводная - это номенклатура дел, которая разрабатывается для организации в целом.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами в IV квартале на следующий год.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоенными им соответствующими индексами, например: индекс 01-02 - 01 - соответствует секретариату, а 02 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия дела: организационная документация, распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения), затем протоколы, плановые и отчетные документы (годовые, за ними квартальные и месячные). После них - переписка и другие информационно-справочные документы.

Требования к заголовкам дел

Заголовок дела состоит из элементов:

- название вида документов (приказ);

- краткое содержание (Приказы по личному составу);

- дата (период), к которому относятся документы дела (Приказы по л/с за 2003 г.);

- слово «копии», если дело сформировано из копий документов («Решения Совета директоров за 2003 г. Копии»).

Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения. Первоначально заполняются 1, 2, 4 графы, остальные – по окончании года.