2015-05-30
499
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах и сейфах. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов.
На обложке дела указывается полное название фирмы, структурное подразделение, индекс дела по номенклатуре, порядковый номер тома, заголовок по номенклатуре.
Подготовка дел для длительного хранения
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка (подготовка) дел для последующего их хранения и использования.
В структурных подразделениях документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, завершают работу в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф. Например, дела за 2010 год должны обрабатываться в 2012 году.
Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года.
Подготовка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., ДМН.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения;
- документы, подлежащие уничтожению;
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Бухгалтерские документы являются неотъемлемой частью всех документов фирмы. Они обрабатываются и сдаются в архив по общим правилам подготовки документов к архивному хранению.
