Подготовка и передача дел на архивное хранение

Порядок оформления дел со сроком хранения свыше 10 лет:

- расположить документы в хронологическом порядке;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;

- подшить в конце делал заверительный лист;

- на наиболее важные документы (по л/с или КТ) составить внутренние описи дел;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- указать на обложке дела количество листов, срок хранения.

Дела с меньшими сроками хранения дополнительно не дооформляются.

Дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы и передаются по описям:

- опись № 1 (дел по основной деятельности со сроком хранения свыше 10 лет);

- опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Описи составляются по форме в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».

Дела в описи располагаются по степени важности (за один год). Допускается вносить в опись документы за несколько лет. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер.

В описание каждого дела входят: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в т.ч. и аннотация), даты, количество листов, примечания.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акте на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например:

«Переписка за 2005-2008 гг. - 4 дела».

Акты и описи, составленные и подписанные членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

15. Понятие о коммерческой тайне

В условиях жестокой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия.

Коммерческая тайна предприятия - производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей, которую предприниматель считает конфиденциальной.

К ней относят технологии, себестоимость продукции, прибыль фирмы и т.п.

Регламентация работы с КТ

В рамках регламентации КТ необходимо разработать и утвердить Положение о коммерческой тайне, Инструкцию по ведению делопроизводства. Соответствующие разделы следует внести в основной организационный документ фирмы - Устав, а также в Положение о персонале и в трудовые договоры (контракты), заключаемые с сотрудниками фирмы.