Подготовка документов к архивному хранению

Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).

С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.

Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение — то и под контролем государственного архива.

Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ.

1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле — значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.

2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист- заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела (пример 2.7.1). В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров³⁰ листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов (пример 2.7.2). При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов.

3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:

• уточнить наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним;

• уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома;

• указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заве- рительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;

• указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими циф

рами. Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено (пример 2.7.3).

5. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6. Составление в необходимых случаях внутренней описи (пример 2.7.4) документов дела.

Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».

Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.