Культура письменной речи и административный речевой этикет. Невербальные средства общения и деловой этикет

Административный речевой этикет и культура письменной речи. Для того, чтобы выделить правила речевого этикета в использовании служебной документации, необходимо прояснить ряд понятий. Официально-деловой стиль речи — разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует и реализуется в правовой, дипломатической и административной общественной деятельности. Служебный документ — определённый вид документа, используемый в сфере управления обществом на различных административных уровнях.

Официальная переписка — процесс обмена официальными письмами, которые могут быть отправлены лицом как от собственного имени, так и от имени организации с учётом занимаемой этим лицом должности.

Специфика служебного общения посредством письменной коммуникации заключается в том, что взаимодействие адресанта и адресата совершается на дистанции, без непосредственного контакта, в котором можно было бы пояснить свою мысль, поэтому такой вид связи предъявляет особые требования к составлению текста в плане точной расстановки акцентов, ясности, лаконичности, информативности. Используемые в документе формулировки не должны допускать многозначного толкования.

Образцы управленческих документов, их композиция и оформление закреплены в государственном стандарте. Большинство из них составляется по установленным формам на готовых бланках с трафаретным текстом (приказы, постановления, контракты, анкеты, справки и т.д.). Вместе с тем при составлении текстов служебных документов важно придерживаться специфических языковых средств, характерных для речевого этикета официально-делового стиля:

· использовать терминологию, однозначно понимаемую в профессиональной среде;

· применяя специальные названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, должностью или званием («свидетель», «наниматель», «истец», «сотрудник», «ответчик», «заказчик», «арендатор» и т.д.), следует помнить о том, что эти существительные употребляются в деловой речи только в форме мужского рода («свидетель Иванова», «работник милиции Петрова» и т.д.). Однако глагол в предложениях с этими словами употребляется в женском роде (например: «секретарь Фёдорова оформила заявление»).

· Использовать нетерминологическую лексику, свойственную канцелярской речи (например, слова: «надлежащий», «нижеподписавшиеся», «вышеуказанный», «должный»; предлоги: «в целях», «в отношении», «в силу», «по линии», «в части», «по окончании»);

· применять штампы, клише (например: «вступать в законную силу», «обжалованию не подлежит», «в установленном порядке», «по истечении срока», «предварительное рассмотрение» и т.д.). При этом важно не допускать формулировок, не принятых в официально-деловом стиле речи. Так, например, «служебное письмо составляется, направляется», но не «пишется» и «посылается»; «оклад устанавливается», но не «даётся»; «отчёт заслушать», а не «выслушать»; «документ завизировать», а не «подписать»; «оказать помощь», а не «помочь»; «допустить ошибку», а не «ошибиться»).

· Заменять устаревшие слова и обороты на современные.