Формирование И оформление дел

Ключевые понятия:

¾ Дело

¾ Формирование дела

¾ Текущее хранение дела

Теория

Делом называется совокупность служебных документов, собранных по некоторому признаку, помещенных в твердую обложку (папку), оформленную по установленным правилам.

Формированием дела называется группировка, размещение документов в специально оформленной папке (скоросшивателе). Документы могут группироваться в дела по самым разным признакам:

¾ по видам документов (к примеру, по разным делам размещают приказы, акты, договоры, письма);

¾ по авторству документов (к примеру, по разным делам могут быть размещены письма, полученные от разных предприятий);

¾ по хронологии документов (к примеру, в разные дела могут быть разложены протоколы совещаний в зависимости от месяца их проведения).

Контрольные вопросы

1. Как можно ускорить процедуру формирования дел?

2. По каким признакам формируются дела?

3. Какими правилами руководствуются, размещая документы в делах?

4. Какую систему хранения дел можно назвать рациональной?

5. В чём преимущество персональных мест хранения документов?

Задания для самостоятельного выполнения

На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:

¾ Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;

¾ Акт о списании ксерокса;

¾ Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";

¾ Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;

¾ Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;

¾ Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;

¾ Акт обследования технического состояния котельного оборудования;

¾ Приказ о приёме нового сотрудника;

¾ Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";

¾ Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";

¾ Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья.

Разместите эти документы в имеющиеся папки-дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.

Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае?

Достаточно ли у Вас папок-дел или нужно завести еще? Как их озаглавить?

Заголовок дела	Название документа (из перечня)	Основание включения документа в дело
Приказы по общим производственным вопросам
Протоколы совещаний с начальниками цехов
Письма входящие
Переписка с ООО "Прогресс"
Письма исходящие
Приказы по личному составу
Договоры с поставщиками
Договоры с потребителями
Документация по заводу "Синтез"