В положениях о подразделениях (звеньях) управления и должностных инструкциях работников управления

1.7. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ «РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ЗВЕНЕ) УПРАВЛЕНИЯ»

•

Цель занятия. Изучить типовые документы организационного регламентирования. Ознакомиться с методикой разработки типо­вых положений, других нормативных актов. Разработать проект Положения о подразделении (звене) управления. Разработку По­ложения целесообразно проводить группой из 4-5 человек.

Условия и исходные материалы. Задание выполняется по мате­риалам хозяйств, в которых студенты проходили практику и по которым проектировали структуру управления.

Порядок и методика выполнения задания. Функции управления на сельскохозяйственном предприятии и в объединении регламен­тируются положениями о подразделениях (звеньях) управления и должностными инструкциями для управленческого персонала. До­кументы организационного регламентирования обеспечивают чет­кое разграничение задач, функций и прав каждого звена или работ­ника управления с учетом специфических условий их деятельности, что позволяет исключить дублирование и параллелизм, способству­ет повышению ответственности и укреплению дисциплины, созда­ет нормативно- правовую основу для применения мер дисциплинарного воздействия на лиц, которые не выполняют возложенные на них обязанности или затягивают решение вопросов.

Значение документов организационного регламентирования со­стоит в том, что они придают решению практических вопросов си­стемный характер, позволяют избежать случайностей и определить направление деятельности. Это способствует единству и согласо­ванности действий, выполнению поставленных целей и задач. В ос­нове организационного регламентирования управления производ­ством - соответствующие правовые нормы: Гражданский кодекс РФ, части вторая и третья, федеральные законы «Об акционерных обществах» и «О сельскохозяйственной кооперации» (1995 г.), а так­же нормативные инструкции Министерства сельского хозяйства РФ.

Руководствуясь правовыми нормами, в зависимости от формы собственности и организационно-правовой формы сельскохозяй­ственного предприятия разрабатываются уставы и положения организационного регламентирования. Структурные подразделе­ния предприятия должны иметь положения о подразделениях (звеньях), определяющие их задачи, права и ответственность. Конкретные функции работников управления излагаются в долж­ностных инструкциях.

В положениях о подразделениях (звеньях) управления должны быть отражены основные элементы проектируемой структуры управления, других документов организационного регламентирова­ния.

В Положении определяются основные задачи производствен­ного подразделения, его состав, размер и структура, и также сис­тема управления им, взаимоотношения с другими подразделения­ми хозяйства, степень организационной и производственной са­мостоятельности, права и ответственность; закрепление людей, техники, земли, скота, других средств производства; материальное стимулирование труда. Указывается также, кому конкретно под­чиняется подразделение, от кого и что получает, кому и что пере­дает.

Положение о подразделении (или звене) управления включает несколько разделов (рис. 2).

Общие положения (характеристика подразделения, звена)­кратко определяются место и роль подразделения в системе уп­равления предприятием, характеризуются подчиненность и осо­бенности его деятельности. Формулируются цели подразделения, для достижения которых оно создается.

Функции - в разделе регламентируются закрепленные за под­разделением функции, необходимые для выполнения возложен­ных на него задач.

Структура управления подразделением (звеном). В зависимости от объема выполняемой работы и численности работников опре­деляют структуру подразделения (звена). При этом указывают должностное положение лиц, возглавляющих данное подразделе­ние (в соответствии со штатным расписанием); подчиненность (административную и функциональную); круг лиц и подразделе­ний, с которыми данное подразделение (звено) связано в процессе оперативной работы. Во избежание дублирования необходимо взаимоотношения функциональных звеньев с линейными опреде­лять в Положении о линейных звеньях. Регламентируются взаи­моотношения структурных звеньев: порядок обмена плановой, технической, технологической и другой информацией между под­разделениями; порядок рассмотрения разногласий, которые могут возникнуть между звеньями в процессе работы.

Важно распределить права между членами данного структурно­го подразделения (звена) и разграничить вопросы, по которым они должны принимать решения. Далее необходимо довести до сведения работников предприятия, какое должностное лицо обя­зано принимать решения по соответствующему вопросу.

Права - в разделе устанавливается круг прав, необходимых для выполнения закрепленных за подразделением (звеном) функций; определяется порядок взаимоотношения подразделения с другими подразделениями управления. Разграничиваются права руководи­теля подразделения и его заместителя.

Необходимо следить, чтобы правами функциональных звеньев управления не ущемлялись права оперативных работников.

Права, которыми наделено подразделение, не должны предос­тавляться другим подразделениям управления или вышестоящим должностным лицам.

Ответственность (дисциплинарная и материальная) за своевременное и эффективное выполнение соответствующих функций устанавливается в соответствии с действующим законодательством и с учетом особенностей работы каждого подразделения (звена) управления.

Разработанные под руководством преподавателя проекты По­ложения о подразделении (звене) управления обсуждаются, отме­чаются недостатки и достоинства документов, принимается реше­ние о порядке их введения в действие, дается оценка отдельных разработок.

Общие положения (характеристика подразделения, звена)

Название подразделения, его место и роль в системе управления

Цели и задачи

Специализация

Степень самостоятельности

Подчиненность и правовое положение

Порядок назначение и освобождения от работы руководителя подразделения, предъявляемые к нему требования (квалификация, уровень образования, опыт работы и т.д.

Основные правовые, директивные и конструктивные материалы, необходимые для работы подразделения

Структура управления подразделением (звеном)

Состав и названия секторов, групп

Должности руководителей

Подчиненность

Состав работников

Порядок реорганизации и ликвидации подразделения. Взаимоотношения с другими подразделениями

Ответственность

Выполнение задач и функций подразделения (звена)

Выполнение планов и заданий по производству продукции

Соблюдение правил внутреннего распорядка, технологической дисциплины, охраны труда и техники безопасности

Материальны ущерб, причиненный предприятию в результате неправильного руководства или халатности

Права

Отношение к другим звеньям или отдельным работникам управления

Представление предприятия в пределах компетенции подразделения (звена0

Распоряжение в пределах компетенции подразделения (звена) материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами

Распоряжения и указания нижестоящим работникам управления по вопросам технологии и организации производства

Определение прав и обязанностей подчиненных

Подбор, расстановка и повышение квалификации кадров, поощрение работников, наложение на их взысканий и т.д.

Контроль за производственным процессом

Функции

Планирование деятельности коллектива

Организация труда и заработной платы

Материально-техническое снабжение

Контроль за использованием средств производства

Ведение хозрасчета

Соблюдение законов о труде и требований производственной санитарии

Учет, анализ и т.д.

Рис. 2. Структура и содержание Положения о подразделении (звене) управления

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ «РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ РАБОТНИКОВ ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБ ХОЗЯЙСТВА»

Цель задания. Ознакомиться с методикой составления должно­стных инструкций для работников аппарата управления.

Условия и исходные материалы. Задание выполняется на основе нормативных документов и материалов хозяйств, в которых сту­денты проходили практику и по которым разрабатывали проект структуры управления.

Порядок и методика выполнения задания. В отличие от Положе­ния о подразделении (звене) управления должностная инструк­ция адресована непосредственно исполнителям, на которых воз­лагается выполнение определенного круга обязанностей.

Должностными инструкциями определяются служебное по­ложение, обязанности, права и персональная ответственность каждого работника, а также рамки обязанностей подчиненных чтобы они не могли быть расширены или сужены произвольно, по желанию руководителей. По трудовому законодательству администрация хозяйства при приеме на работу должна опреде­лить круг обязанностей каждого работника, характер его деятельности в соответствии со специальностью и квалификацией. Должностные инструкции служат нормативно-правовой основой для применения мер дисциплинарного и материального воздействия на лиц, не выполняющих возложенные на них обязанности.

Инструкции должны способствовать рациональному разделе­нию управленческого труда и равномерной загрузке всех работни­ков аппарата управления. Обязанности, права и ответственность каждого руководителя и специалиста определяются с учетом кон­кретных условий исходя из общих задач и обязанностей руководя­щих работников, которые закреплены уставом или Положением о предприятии, законодательными актами, различного рода агрономическими, зоотехническими, ветеринарными, техническими и прочими правилами, инструкциями, приказами, другими доку­ментами.

При разработке должностных инструкций не допускается нару­шение принципа единоначалия: каждому руководителю следует применять такие функции (с предоставлением соответствующих нрав), чтобы он мог самостоятельно осуществлять деятельность. При определении обязанностей и прав специалистов исключают­ся выполнение несвойственных им функций, дублирование. Следует создавать оптимальные условия для проявления инициативы и самостоятельности руководителей, не допускать подмены их подчиненными в принятии решения, четко определять персо­нальную ответственность каждого работника аппарата управления, а конкретный участок работы.

Каждая должностная инструкция состоит из четырех разделов: общие положения, функции, права и персональная ответственность (рис. 3).

Общие положения. В разделе определяют роль работника аппа­рата управления, его основную задачу, кем он назначается, кому подчинен и кем непосредственно руководит, какими документами используется в практической деятельности. Регламентируется уро­вень квалификации, необходимый для замещения данной долж­ности.

Руководство хозяйством, его производственными подразделе­ниями (цехом, отделением, бригадой и т. д.) по ручается одному человеку, который наделяется необходимыми правами для уп­равления и несет полную ответственность за деятельность данно­го участка производства. При правильном осуществлении прин­ципа единоначалия каждый работник подчинен только одному лицу, от которого получает задание и перед которым отчитывает­ся. Такая организация управления исключает безответствен­ность.

Функции работников. В разделе целесообразно строго опреде­лить функции или их элементы для каждого работника аппарата управления. Функции должностного лица следует устанавливать на основе соответствующего распределения всего комплекса работ аппарата управления. При этом важно избегать параллелизма и дублирования.

Права работников вытекают из их конкретных задач и обязан­ностей. Законодательство устанавливает основные, общие для всех хозяйств положения, характеризующие права руководящих работников. С их учетом определяют права должностных лиц в конкретном хозяйстве. Необходимо стремиться к тому, чтобы каждый руководитель имел достаточно прав для самостоятельного решения вопросов, входящих в круг его обязанностей. В разделе фиксируются вопросы приема рабочих, специалистов и служащих на работу и их увольнения, поощрения работников и наложения на них взысканий.

Общие положения

Служебное положение

Функции

Разработка технологических мероприятий

Оперативное руководство, организация труда

Внедрение достижений науки и передовой техники

Финансовая деятельность

Административное и техническое

Поощрения и административные взыскания

Представительство в других организациях

Организация оплаты труда

Подготовка кадров

Организация охраны труда

Распоряжение финансовыми и другими ресурсами

Отстранение от работы лиц, нарушающих дисциплину

Браковка работ низкого качества

Прием и увольнение работников

Права

Снабжение и сбыт

Контроль

Планирование

Директивные документы

Необходимая квалификация

Основная задача

Персональная ответственность. Управленческий работник дол­жен отвечать за порученный ему участок деятельности, точное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей, наблюдение установленного порядка. В разделе должностной инструкции перечисляются наиболее важные функции, за выполне­ние которых работник несет персональную ответственность: планирование и выполнение планов по производству сельскохозяй­ственной продукции по всем экономическим показателям в уста­новленный срок и предусмотренного качества; материальный ущерб, при чиненный производству в результате неправильного руководства; правильно е расходование средств фонда заработной платы; организация учета и хозяйственного расчета, сохранность материальных ценностей; внедрение в производство достижений науки и передового опыта и т. д.

Особое внимание уделяется ответственности за соблюдение требований и правил техники безопасности всем персоналом, слу­чаи травматизма и возникновения пожаров.

Это лишь основные положения, которые необходимо учиты­вать при подготовке должностных инструкций. Их разработка на крупных сельскохозяйственных предприятиях предполагает про­щение определенной подготовительной работы по анализу структуры управления (численности работников, их соподчинен­ности, фактического распределения функций, эффективности ра­боты и бюджета времени). Результаты анализа используются при совершенствовании структуры управления (упорядочение систе­мы соподчиненности органов управления и должностных лиц, штатного расписания).

Перестройка управления, как правило, сопровождается пере­распределением служебных обязанностей, что закрепляется в должностных инструкциях. После рассмотрения и утверждения но­вой структуры управления разрабатывают проект должностных инструкций. Первая их редакция подготавливается в необходимом количестве экземпляров и передается на рассмотрение работникам управления, для которых они предназначены. Их лучше изу­чить и обсуждать с каждым должностным лицом отдельно. После получения замечаний осуществляется корректировка проектов с учетом интересов хозяйства. Если замечания влекут за собой зна­'1Iпельные изменения, после их согласования документ передает­ся на вторичное рассмотрение. Уточненные должностные инст­рукции подписывают исполнители, затем они согласовываются с заинтересованными подразделениями и службами и утверждаются руководителем хозяйства. Затем их размножают и рассылают в подразделения и службы.

С новыми должностными инструкциями нужно познакомить всех работников хозяйства, чтобы каждое должностное лицо знало, по каким вопросам оно компетентно принимать решения, а каждый работник хозяйства был ознакомлен с тем, какой руково­дитель имеет право принять решение по тому или иному вопросу.

Для разработки должностных инструкций работников плано­во-экономической и бухгалтерской служб хозяйства используют вспомогательную табл. 18.

18. Вспомогательная таблица для разработки должностных инструкций работников планово-экономической и бухгалтерской служб хозяйства

№ п/п

Содержание должностной инструкции

Главный экономист

Экономист по труду

Главный бухгалтер

L Общие положения

1. Руководит:

планированием

нормированием

оплатой труда

организацией хозрасчета

про ведением экономического анализа

и экономической учебы

2. Организует:

правильную постановку бухгалтерского учета

и финансовой деятельности

достоверность и оперативность учета

контроль за сохранностью собственности

рациональное использование финансовых

и материальных средств

3. Обеспечивает внедрение в производство

прог­рессивных форм организации, нормирования

и оплаты труда

4. Назначается и освобождается от должности:

общим собранием по представлению правле­ния (совета)

правлением (советом) по представлению руко­водителя отдела

5. Подчиняется:

председателю правления (совета)

руководителю отдела

6. В практической деятельности руководствуется:

уставом

решениями общего собрания, правления,

ревизионной комиссии

распоряжениями председателя правления (совета)

Положением об отделе (службе)

другими документами

2. Функции

1. Разработка перспективных планов развития хо­зяйства,

годовых производственно-финансовых планов,

бизнес-планов

2. Составление производственных планов

и заданий подразделений;

участие в разработке технологических карт;

доведение утвержденных руководителем планов

и заданий до подразделений;

контроль за выполнением планов

3. Участие в разработке перспективных и

теку­щих планов по труду и заработной плате;

разработка планов научной организации труда;

контроль правильности применения положе­ний по

нормированию и оплате труда

4. Формирование нормативной базы планирова­ния

5. Участие в разработке целевых программ по специализации,

концентрации и размещению производства

6.Обеспечение правильного и своевременного документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета движения всех средств хозяйства

7.Организация учета затрат на производство и обращение, выхода и реализации продукции, работ, услуг составление калькуляции себестоимости продукции, работ, услуг определение результатов финансово-хозяйственной деятельности

8.Обеспечение правильного учета расходов по оп­лате труда, финансовых, кредитных и расчетных операций, амортизационного и других фондов своевременная выверка всех расчетов с банком, организацией, отдельными лицами перечисление платежей в бюджет соблюдение финансовой, кассовой

и расчетной дисциплины

9.Определение потребности хозяйства во всех ви­дах кредита и обеспечение своевременного воз­врата полученных сумм

10.Организация разработки системы оплаты труда и условий ее применения в хозяйстве

	Организация работы по нормированию труда в хозяйстве, своевременному пересмотру и внедрению технически обоснованных норм выработки
	(обслуживания) для конкретных условий
	хозяйства (на основе типовых норм)
	Обеспечение правильности применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, применения Положения об оплате труда
	Анализ выполнения норм труда, участие
	в разработке и внедрении мероприятий
	по совершенствованию его организации
	Разработка предложений по совершенство-
	ванию производственной, организацион-
	ной структуры и структуры управления
	хозяйством
	Организация выполнения планов:
	внедрения передовой, экономически
	обоснованной организации производства
	улучшения качества продукции
	увеличения производства продукции
	повышения производительности труда
	и снижения издержек производства
	Представление руководителю сельскохозяй-
	ственного предприятия материалов о поощ-
	рении лучших производственных подразде-
	лений, руководителей и специалистов
	наложении взысканий на лиц, нарушающих
	производственную дисциплину
	Участие в организации экономической учебы работников хозяйства
	Изучение эффективности применения дей-
	ствующих форм и систем оплаты труда
	Разработка предложений об условиях преми-
	рования и размерах премий
	Осуществление контроля за соблюдением
	штатной дисциплины и расходованием фон-
	да заработной платы, правильным соотноше-
	нием роста производительности труда и заработной платы
	Составление штатного расписания в соответ-
	ствии с типовыми штатами и действующими
	схемами должностных окладов
	Организация проведения инвентаризации
	денежных средств, расчетов, товарно-матери альных ценностей, ревизий
	Организация составления статистической
	и бухгалтерской отчетности, в том числе годового отчета, контроль за правильностью
	и своевременностью их предоставления
	Осуществление контроля за выполнением производственно-финансового плана
	, хозрасчетных заданий подразделениями и хозяйством в целом
	Проведение совместно с другими работника-
	ми комплексного экономического анализа
	и оценки результатов хозяйственно-финан-
	совой деятельности предприятия и его под-
	разделений по итогам работы за месяц, квар-
	тал, год и выявление резервов
	Проведение балансовых комиссий
	Подписание плановых, денежных и расчет-
	ных документов, отчетов, договоров, трудо-
	вых соглашений и др.
	Оказание методической помощи руководи-
	телям и специалистам по вопросам плани-
	рования, учета, оплаты труда, контроля,
	анализа хозяйственной деятельности
	Обеспечение необходимыми аналитически-
	ми и учетными материалами коллегиальных
	(советы, собрания, правления) и исполни-
	тельных (дирекция) органов управления хо-
	зяйством
30.	Права
31.	Давать указания руководителям и специали-
	стам служб, подразделений по вопросам пла-
	нирования, учета, контроля, анализа, органи-
	зации хозяйственного расчета и другим, вхо-
	дящим в их компетенцию
	Проверять выполнение планов и заданий производственными подразделениями
	Требовать от руководителей и специалистов
	необходимых сведений для составления пла-
	нов экономического анализа
	Проверять выполнение плановых заданий по
	труду и заработной плате
	Вносить предложения об отмене неправиль-
	ных распоряжений по организации труда,
	нормированию, применению расценок

36 Приостанавливать действия распоряжений ру­ководителей хозрасчетных подразделений, служб, противоречащих законодательству

37 Осуществлять контроль за правильностью ис­пользования материальных и трудовых ресурсов

38 Вносить предложения о привлечении к ответ­ственности должностных лиц за незаконное расходование и пере расход средств

39 Подписывать кассовые, банковские документы, бухгалтерские отчеты, балансы, плановые и дру­гие документы

40 Вносить предложения по подбору, расстановке и увольнению работников

41 По поручению руководителя сельскохозяйст­венного предприятия представлять хозяйства в различных организациях по специальным вопросам

IV. Персональная ответственность

Организация экономической работы и плани­рования в хозяйстве, повышение эффективно­сти отраслей, выполнение планов и обязательств

42 Обеспечение своевременной и качественной разработки перспективных планов развития, годового производственно-финансового плана, хозрасчетных заданий и доведение их до под­разделений

43 Организация достоверного бухгалтерского уче­та и отчетности, финансовой работы, представ­ление бухгалтерской и статистической отчетно­сти в установленные сроки

44 Внедрение достижений науки и передового опыта по всем направлениям экономической работы хозяйства

45 Организация внедрения полного хозяйствен­ного расчета, прогрессивных форм и систем оплаты труда, условий материального и мораль­ного стимулирования

46 Рациональное использование материальных и денежных средств по целевому назначению, их сохранность, обеспечение правильного со­отношения роста производительности и опла­ты труда

47 Выполнение обязанностей, возложенных на планово-экономический отдел и бухгалтерию

48 Соблюдение положений и инструкций по ор­ганизации учета, планирования, контроля, оплаты труда, а также документов, регламен­тирующих финансово-хозяйственную деятель­ность

49 Систематическое проведение экономическо­го анализа и оказание методической помощи в подготовке материалов по результатам дея­тельности хозяйства и его подразделений направлении (совете), балансовых комисси­ях, бюро экономического анализа, производ­ственных совещаниях и собраниях коллектива

50 Выполнение обязанностей, предусмотренных действующим законодательством, нормативны­ми актами и настоящим документом, возмеще­ние причиненного хозяйству ущерба в резуль­тате неправильного руководства

Литература

1. Должностные обязанности специалистов колхоза в условиях полного хозрасчета/Сост. Г. А. Баклаженко. - СПб.: Росагропромиздат, 1989.

2. Управление в АПК/Под ред. Ю. Б. Королева. - М.: Колос, 2002.