Важнейшая составная часть делопроизводства — регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений в специальной учетной форме для обеспечения их сохранности и облегчения поиска. Непременное условие при этом—соблюдение принципа однократной регистрации, то есть сведения о документе фиксируются только один раз в форме, удобной для последующего учета, контроля и поиска в любом подразделении, независимо от места регистрации.
Рациональная организация регистрации документов предусматривает применение унифицированных способов и приемов ведения учетных форм, фиксацию учетных данных и индексацию документов.
Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений и корреспондентов, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие и исходящие номера. Так, индекс 07-27-67 входящего документа включает:
07 — индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;
27 — номер соответствующего дела по номенклатуре; 67 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
8 практике сельскохозяйственных предприятий используются две формы регистрации документов — карточная и журнальная.
При журнальной форме регистрации один документ многократно фиксируется при его прохождении по инстанциям. Карточная система позволяет применять принцип однократности фиксации и перейти на компьютерные формы контроля, поэтому она более эффективна.
После учета документа регистрационные карточки помещают в контрольные и учетно-информационные картотеки. На практике может печататься несколько контрольных карточек: одна остается на контроле, а другая следует вместе с документом. Контроль исполнения документов чаще ведется по срокам исполнения, может осуществляться также по отделам или структурным подразделениям. Регистрация осуществляется в хронологической последовательности.
Все документы должны исполняться в следующие сроки: телеграммы (радиограммы) — 2—5 сут; срочные письма — в сроки, установленные в документах, но не более 1—3 дней; сложные — от 10 дней до месяца.
Обязательному контролю подлежат постановления, распоряжения, приказы, запросы, поручения вышестоящих органов. На контроль могут браться любые важные документы.
Пользуясь приведенными ниже образцами, зарегистрировать документ в регистрационной карточке и в журнале регистрации, определить, кому он предназначен, и поставить на контроль.
Лицевая сторона