Регламентация процессов на операционном уровне

Регламентация процессов на операционном уровне означает разработку, согласование и утверждение документов, которые регламентируют деятельность конкретных сотрудников организации на уровне выполняемых ими операций. Регламентацию их деятельности можно выполнять с помощью следующих документов:

• операционной карты (паспорта) процесса;

• должностной инструкции;

• рабочей инструкции;

• прочих.

Операционная карта процесса включает первую страницу, которая должна содержать всю основную информацию о процессе, и последующие (1-3 стр.) – с графической схемой процесса. Графическая схема обычно формируется в формате Work How (поток работ). Операционная карта процесса должна быть краткой и понятной сотрудникам, выполняющим процесс. Эти карты могут строиться как для сквозных (межфункциональных) процессов, так и для процессов, границы которых определены внутри одного структурного подразделения.

Если операционная карта становится слишком сложной, следует подумать о регламентации такого процесса с помощью шаблона регламента его выполнения. В этом случае процесс может быть разбит на подпроцессы и разработано несколько операционных карт вместо одной чрезмерно громоздкой.

Должностная инструкция, как и Положение о подразделении, является одним из типовых видов документов, с помощью которых в российских организациях регламентируют деятельность сотрудников. Обычно должностные инструкции содержат ряд разделов, которые принято считать обязательными. Опыт показывает, что существующие в организациях должностные инструкции формальны и практически не используются в работе.

Ниже предлагается структура должностной инструкции, ориентированной на управление процессами. Ее отличие от традиционных руководств в том, что для сотрудника четко прописывается управление процессами, участие в них, взаимодействие с другими работниками при выполнении процессов. Может показаться, что инструкция становится громоздкой и трудоемкой в разработке. Это на самом деле так, но у документа есть и преимущество: он действительно помогает в работе. Человек, получивший такую инструкцию, отчетливо понимает, какие процессы он должен выполнять, за что отвечать и с кем взаимодействовать.

1. Общие положения.

2. Требования к квалификации.

2.1 Квалификация.

2.1.1 Навыки.

Административные

Специальные.

2.1.2 Профессиональные знания.

3. Должностные обязанности.

3.1 Управляет подразделениями (процессами).

3.1.1 Подразделение

3.1.2 Процесс 1.

3.1.3 Процесс....

3.2 Участвует в процессах

3.2.1 Процесс 1.

3.2.2 Процесс...

3.3.Выполняет следующие функции по процессам.

3.3.1 Процесс 1.

3.3.2 Процесс...

4. Права и полномочия.

5. Взаимодействия.

5.1 Получает.

5.2 Передает.

6. Ознакомление сотрудников.

7. Приложения.

Степень детальности описания деятельности в инструкции зависит от должности сотрудника. Кроме того, если функции (операции), выполняемые работником, детально прописаны в других руководствах (например, картах процессов и т. п.), то в должностной инструкции можно ограничиться простым перечнем этих функций (операций) и ссылками на регламентирующие документы.

В качестве приложений к должностной инструкции могут разрабатываться:

• инструкции по выполнению отдельных операций;

• перечень работ, выполняемых с определенной периодичностью;

• перечень нормативных документов, которые обязан знать сотрудник.

Рабочая инструкция составляется для сотрудников, выполняющих рутинный, повторяющийся набор операций в ограниченном количестве процессов. Структура рабочей инструкции представлена ниже.

1. Общие положения.

2. Требования к квалификации.

3. Регламентирующие работу документы.

4. Порядок выполнения операций процесса.

Порядок выполнения операций процесса удобно представлять в форме таблицы. Возможный пример такой таблицы приведен ниже.