Какая информация должна быть собрана по каждому показателю?

Для каждого показателя, который входит в систему показателей организации, должна быть собрана и систематизирована информация, позволяющая его однозначно идентифицировать и рассчитать. В нее входят:

1. Наименование и код показателя в системе показателей компании

Желательно определиться с принципами идентификации показателей заранее, до построения системы. Для осуществления идентификации должна быть разработана и утверждена определенная система кодирования показателей. Возможны различные варианты кодирования. Руководство организации может выбрать наиболее удобный способ.

2. Категория показателя

Категории показателей могут использоваться в различных целях. Например, показатели можно классифицировать следующим образом:

• финансовые;

• рыночные;

• по процессам;

• по персоналу;

• по инновациям.

Можно классифицировать показатели так, как было описано выше:

• индикативные показатели уровня организации;

• конкретные показатели достижения стратегических целей организации;

• конкретные показатели оценки операционной эффективности процессов и подразделений организации.

Стоит заметить, что можно обойтись без определения категорий показателей, если руководство сочтет это лишним.

3. Перечень должностных лиц и организаций, получающих показатель в составе планов (отчетов)

Для каждого показателя необходимо определить круг должностных лиц организации, которые будут получать значение данного показателя – плановое и (или) фактическое – в составе планов и (или) отчетов. Критерий включения показателя в соответствующий документ – принятие решений на его основе. Если руководитель получает значение показателя в отчете, но никогда не принимает с его помощью управленческих решений, то следует проанализировать возможность исключения данного показателя из состава управленческой отчетности, представляемой рассматриваемому руководителю.

4. Должность лица, ответственного за достижение целевого значения показателя

Каждый показатель служит для измерения достижения какой-либо цели. Целевые (нормативные) значения показателей должны устанавливаться в соответствующих плановых документах. Для каждого показателя должно быть определено одно должностное лицо, отвечающее за достижение его целевого значения. Предполагается, что это должностное лицо управляет соответствующим процессом (подразделением) и имеет в своем распоряжении необходимые ресурсы.

5. Должность лица, ответственного за расчет показателя

На практике часто встречается ситуация, когда руководитель, отвечающий за достижение целевого значения показателя, по объективным причинам не может рассчитать этот показатель. Например, руководитель управляет производственными процессами на основании данных производственного учета, но у него нет нужной информации для оценки эффективности процессов с использованием расчета затрат. Эти данные может дать только финансовая служба (или бухгалтерия). В этом случае необходимо назначать отдельное должностное лицо, ответственное лишь за расчет значения показателя, но не за достижение его целевого значения. В некоторых случаях сотрудник, рассчитывающий показатель, может являться ответственным за достижение его целевого значения.

6. Периодичность расчета и отчетный период

Каждый показатель должен рассчитываться с определенной периодичностью и включаться в соответствующие отчетные формы, например, ежемесячно или ежеквартально.

Кроме периодичности расчета, для каждого показателя необходимо указывать отчетный период, например: «ежемесячно, до 2-го числа месяца, следующего за отчетным».

7. Определение показателя

Определение показателя означает в данном контексте разработку краткой формулировки, дающей четкое и полное понятие о показателе. Как правило, определение показателя должно давать возможность построить конкретную формулу для его расчета. На практике попытки четко определить показатель часто приводят к тому, что его название и смысл корректируются. Чтобы четко определить показатель, необходимо участие руководителей и специалистов, связанных с выполнением соответствующего процесса.

8. Единица измерения показателя

Недопустима ситуация, когда один и тот же показатель в разных документах измеряется с помощью различных единиц, например: килограммы и тонны, метры кубические и тонны, количество и рубли, проценты и доли и т.п. Важно, чтобы для каждого показателя была принята одна единица измерения и она использовалась во всех документах, которые содержат плановые или фактические значения показателя.

9. Методика расчета показателя

Методика расчета показателя может быть расписана с разной степенью детализации. Как минимум, она должна содержать формулу расчета показателя. Используемые в такой формуле другие показатели, значения которых нужны для расчета, должны быть четко определены. Любые источники данных для расчета показателя должны быть также четко определены, а доступность и корректность данных должна быть проверена.

10. Перечень документов, содержащих информацию, необходимую для расчета показателя

Данные для расчета показателя могут содержаться в нескольких документах (бумажных или электронных), а также в электронных базах данных. Все источники, содержащие информацию, необходимую для расчета показателя, должны быть определены. Сведения об этих источниках должны быть зафиксированы и стать частью информации о соответствующем показателе.

11. Перечень плановых (отчетных) форм, включающих показатель

Каждый показатель включается в одну или несколько плановых и отчетных форм. Необходимо выявить эти документы и указать в соответствующем разделе при описании показателя.