Процитируем стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (п. 4.1): «Организация должна:...
в) определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как функционирования процессов, так и управления ими;
г) обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки и мониторинга этих процессов;
д) вести мониторинг, измерять и анализировать эти процессы;
е) принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов».
Задача системы менеджмента качества состоит в том, чтобы все процессы находились «под контролем», выявлялись и устранялись все несоответствия требованиям по качеству.
В основе управления процессами лежит цикл Деминга (рисунок 1).
Рисунок 1 – Цикл Деминга
При выполнении требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (п. 4.1) особенно существенна специфика деятельности организации. Тем не менее, некоторые общие рекомендации можно перечислить.
Управление процессами можно разделить на три фазы: планирование, контроль и улучшение.
|
|
Планирование процесса включает:
1. Определение основных целей процесса на базе сформулированной миссии и видения организации и оценки своего места на рынке. Это задача относится к стратегическому менеджменту и является задачей высшего руководства.
2. Определение потребителей процесса, уточнение требований потребителей, выходных целей процесса, целей по эффективности (затраты и время).
3. На основе стратегических задач формирование задач, целей и требований к процессу (регламентация процессов).
4. Разработка системы контроля, направленной на улучшение показателей качества для входа, выхода и самого процесса (показателей результативности), показателей эффективности, системы обратной связи и ответственности за процесс контроля.
5. Проверку правильности проектирования по результатам запуска процесса.
Контроль качества (измерение) процесса включает непрерывный анализ и оценивание соответствия фактических значений измеряемых параметров процесса установленным, а также периодическое оценивание результативности и эффективности процесса (рисунок 2).
Главное требование к системе контроля – предупреждение несоответствий, а не контроль конечного результата процесса, влияние на процесс, а не на результат. Когда такой контроль осуществляется на всем протяжении от входа до выхода, то можно говорить о системе контроля процесса.
Рисунок 2 – Контроль качества процесса
Полученный в результате контроля статистический материал может дать вполне достаточную информацию о том, насколько процесс хорошо работает и как его можно улучшить, а значит, управлять его качеством.
|
|
Управление процессами с помощью показателей (характеристик) может проводиться двумя способами. Один из них заключается в том, что сразу после определения значения показателя (характеристики) и выявления его отклонения от допустимого значения осуществляется регулирующее воздействие. Другой способ состоит в сборе значений показателей (характеристик) процесса в течение определенного промежутка времени, определении тенденции (тренда) изменений процесса и корректировке этого тренда при необходимости. В какой форме будет происходить сбор и анализ показателей процесса, зависит от самих показателей (характеристик), при этом форма должна соответствовать особенностям и потребностям рассматриваемого процесса.
Ниже приведены рекомендации общего характера по управлению процессами.
1. Первый шаг по совершенствованию управления процессом состоит в том, чтобы команда специалистов выявила все слабые стороны текущего процесса. При этом можно использовать методы: мозгового штурма, диаграммы сродства, диаграммы Исикавы и другие. Все идеи следует сгруппировать по небольшому количеству согласованных тем и написать их на настенных плакатах или карточках. Каждая коротко и четко сформулированная идея должна завершать предложение: «Слабой стороной текущего процесса является...».
Примеры анализа слабых сторон процессов.
Процесс управления документами (документация на бумажных носителях): много рутинной работы с документацией; слишком медленная обработка бумажной документации; изменения вносятся вручную; слишком много информации на бумаге, которую требуется быстро анализировать.
Процесс закупок: нехватка сырья и основных материалов; отсутствуют акты приемки готовой продукции.
Процесс выпуска продукции: трудно оптимизировать выпуск продукции (по такой-то причине); производство не готово к выполнению сроков поставок; большие транспортные расходы; слишком много искусственных пиков и спадов в темпе производства; невнимательность к покупателям; опоздание с извещением покупателей об изменениях; товар редко доставляется «день-в-день»; часто покупателям доставляются «не те» товары; покупатели вынуждены приспосабливаться к предприятию.
Процесс внутренней коммуникации: не хватает используемой информации; слишком много ненужной информации; информация о производстве недоступна для отдела закупок; информация всегда устаревшая; не измеряется производственная мощность; информация теряется в системе.
2. Второй шаг – повторение данной процедуры той же командой в отношении сильных сторон существующего процесса.
Примеры анализа сильных сторон процессов
Процесс удовлетворенности потребителей: быстрое выполнение заказов; гибкие условия доставки.
Процесс внутренней коммутации: активный обмен информацией между отделами; созданы условия для обмена мнениями между людьми; качественные технические линии связи.
3. Третий шаг – выбор параметров существующего процесса, которые следует измерять. На данном этапе команда должна будет решить, сколько данных и какие именно нужны для измерения процесса, а также, кто будет ответственным за сбор данных. При этом следует принять решение об объеме измерений, о первичной обработке замеров и о представлении данных для анализа.
4. Четвертый шаг, с технической точки зрения, наиболее труден. Необходимо разработать алгоритм изменения входных (управляемых) параметров для получения желаемого результата на выходе процесса.
Процесс улучшения не имеет четко определенной фазы в жизненном цикле любого процесса.
Например, предложения по улучшению процесса могут возникнуть в конце фазы планирования как результат пилотных (пробных) испытаний или в любой момент в ходе выполнения процесса, как результат операционного контроля.
|
|
Основными направлениями улучшения процесса следует считать минимизацию его изменчивости и превышение достигнутых показателей эффективности. Очевидно, что чем сложнее процесс, тем больше потенциал, необходимый для его улучшения. Основной инициатор улучшения процесса – затраты на несоответствие.
При планировании улучшение качества необходимо выбирать наиболее критичный процесс для достижения успеха организации в уменьшении брака, анализировать его с целью улучшения этого процесса шаг за шагом, совершенствуя деятельность по наиболее эффективному использованию ресурсов.
Имеются два основных подхода к осуществлению постоянного улучшения процессов, а именно:
а) проекты прорыва, ведущие или к пересмотру и улучшению существующих процессов, или к внедрению новых процессов; обычно их осуществляют комплексные группы за рамками повседневных операций;
б) деятельность по постепенному постоянному улучшению, проводимая работниками в рамках существующих процессов» (ГОСТ Р ИСО 9004-2001).
Организация в первую очередь должна определить, какие процессы системы менеджмента качества необходимо улучшать.
Постепенному постоянному улучшению необходимо подвергать все процессы организации. Команды совершенствования в подразделениях, рабочие бригады, целевые группы, самоуправляемые рабочие бригады, статистический контроль процессов, структурирование функции качества, системы предложений и т. п. – все это направлено на непрерывное совершенствование. Постепенное постоянное улучшение всех процессов приводит к 10-ти-20-ти процентному улучшению по всей организации за год.
Радикальному изменению (проекты прорыва) рекомендуется подвергать не более трех процессов одновременно. Радикальное улучшение процесса может привести к его улучшению на 100 %. В то же время радикальное изменение процесса приводит к значительным изменениям во всей организации. Радикальное изменение более трех процессов одновременно связано с трудностями согласования изменений и приводит к выходу организации из управляемого состояния.
|
|
При выборе процессов, подлежащих радикальному улучшению, рекомендуется использовать три критерия:
а) значимость процесса;
б) результаты бенчмаркинга процесса;
в) осуществимость радикального улучшения.
Рассмотрим каждый из критериев. Значимость процесса определяется стратегией организации. В таблице показан пример определения значимых процессов в зависимости от стратегии организации.
Технологии бенчмаркинга процессов предполагают сравнение собственных процессов с лучшими в мире, а также с процессами ближайших конкурентов.
Симптомами того, что процесс требует радикальных изменений, могут быть: переделки и повторные работы; запутанность; частые исключения из правил; излишняя информация; перезагрузка данных; наличие значительных складских запасов; высокая доля учетно-контрольных операций по отношению к созданию добавленной ценности.
Таблица – Пример определения значимых для реинжиниринга процессов в зависимости от стратегии организации
Стратегия «Снижение затрат» | Стратегия «Лучший товар» | Стратегия «Лучшие услуги» | |
Значимые процессы | Процесс производства. Процесс закупок. Процесс планирования | Процесс маркетинговых исследований. Процесс разработки продукции | Процесс маркетинговых исследований. Послепродажное обслуживание |
Важные процессы | Процесс разработки продукции. Управление финансами | Процесс производства. Процесс закупок. Процесс планирования | Процесс разработки продукции. Процесс производства |
Незначимые процессы | Послепродажное обслуживание. Процесс маркетинговых исследований | Послепродажное обслуживание. Управление финансами | Процесс планирования. Процесс закупок. Управление финансами |
Осуществимость подразумевает рассмотрение группы процедур, определяющих вероятность того, что конкретное реинжиниринговое мероприятие окажется успешным. Во внимание должны быть приняты: масштаб необходимых изменений, предполагаемые издержки, ожидаемые результаты изменений.
Радикальное совершенствование процессов (проекты прорыва) проводится с использованием межфункциональных команд, специально созданных для анализа и улучшения методов работы организации путем существенного улучшения эффективности и производительности.