Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте

По предназначению письма бывают служебные и индивидуальные. Служебные письма по содержанию подразделяют на:

· инициативные (запрос, просьба, напоминание, извещение, претензионные, сопроводительные, гарантийные и др.);

· письма-ответы (информационно-разъяснительные, письмо-запрет и др.).

Особой группой служебных писем являются коммерческие. Они составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Коммерческие письма по их функциональному назначению делят на три типа:

· запрос – ответ на запрос;

· предложение (офферта) – ответ на предложение;

· рекламация (претензия) – ответ на рекламацию.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение покупателя к продавцу (во внешнеэкономических отношениях импортера к экспортеру) с просьбой дать обстоятельную информацию о товаре (услуге). В запросе, как правило, обозначается название товара (услуги) и условия, при которых покупателю желательно получить товар (количество, качество, модель, марка, номенклатура, цена, время поставки, условия платежа и др.).

Ответ на запрос высылает адресат, то есть продавец, когда его устраивают условия письма-запроса). В нем содержится предложение (офферта), подтверждающее желание продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий, которые могут не совпадать с условиями покупателя. Если же покупатель согласен с условиями офферта, он высылает ответ – подтверждение их принятия. На этом этапе договор считается заключенным, а последующие действия будут связаны с оформлением договора (контракта) по установленной форме.

Письма-рекламации используют на стадии выполнения договора, когда условия договора не выполняются полностью или частично.

Для коммерческих писем рекомендуются следующие реквизиты:

· эмблема организации-отправителя;

· почтовый и телеграфный адрес организации-отправителя;

· номер телефона, телекса, факса организации-отправителя;

· адресат;

· индекс документа и дата;

· ссылка на индекс и дату входящего документа;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись юридического лица;

· отметка о наличии приложений;

· отметка о сделанных копиях на другие адреса.

Отчет – это документ, содержащий сведения о выполнении задания, подготовке мероприятий, поручения и их проведении, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Отчеты бывают периодические и разовые.

Аптеки составляют отчеты:

· о финансово-хозяйственной деятельности за месяц;

· товарный отчет;

· аналитические отчеты;

· об укомплектованности и расстановке кадров;

· о повышении квалификации и др.

К организационно-распорядительным относятся также документы по личному составу и переписка по заявлениям, предложениям и жалобам, документы по личному составу отражают различные аспекты трудовой деятельности:

· прием на работу, перемещение, увольнение (заявление, приказ, трудовой договор, контракт, личная карточка по учету кадров, трудовая книжка);

· аттестация и повышение квалификации (аттестационный лист, решение аттестационной комиссии, удостоверение);

· ведение и оформление личных дел (автобиография, листок по учету кадров, копии документов об образовании, характеристики и др.).

Деятельность аппарата управления по созданию документов и организации работы с ними в процессе осуществления управленческих функций называется делопроизводством. Процесс переноса информации в документ называется документированием.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

При рационально налаженном делопроизводственном процессе руководители и специалисты освобождаются от несвойственных им операций, в результате чего повышается качество и эффективность управленческого труда в целом.

Обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, делопроизводство способствует управлению исполнительной дисциплиной.

Общественное значение делопроизводства состоит в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.

Делопроизводственное обслуживание может осуществляться централизованно, децентрализованно и смешанно.

При централизованной системе все операции, связанные с управленческой документацией, сосредоточиваются в единой для всей организации канцелярии или у секретаря-референта.

При децентрализованной системе все аналогичные операции рассредоточены по подразделениям организации. Как правило, эта система применяется в организациях, структурные подразделения которых территориально разделены и удалены друг от друга (дочерние предприятия, холдинги, филиалы фирм и др.).

При смешанной системе часть операций, например, прием и отправка документов, осуществляются централизованно, а составление и оформление документов, их регистрация, формирование документов в дела производится как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях. Чаще всего смешанная система ведения делопроизводства применяется на крупных предприятиях со значительным объемом входящей и исходящей документации.

Таким образом, выбор системы делопроизводства зависит от структуры организации и территориального размещения ее подразделений, объема документооборота.

В фармацевтических организациях система делопроизводства зависит от объема документооборота, что обусловлено положением организации в иерархической структуре управления. Так, делопроизводственное обслуживание разного типа объединений осуществляет самостоятельный аппарат делопроизводства; в оптово-посреднических фирмах, на аптечном складе, базе, фармацевтической фабрике делопроизводством занимаются секретари или делопроизводители, а в аптеках – непосредственно заведующий или один из его заместителей.

Анализ управленческой деятельности показывает, что руководители разных уровней затрачивают на работу с документами в среднем от 15 до 40% своего рабочего времени, в том числе 5-10% на их составление и оформление. С целью рационализации делопроизводственных процессов введена унификация и стандартизация документов.