Процесс коммуникации и его основные элементы

Коммуникативное поведение в организации

Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают серьезное влияние на поведение индивидов и групп. Эффективный обмен информацией не­обходим на всех этапах деятельности и во всех подразделе­ниях организации для достижения намеченных целей. Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозави­симы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому и воспри­няты им как руководство к действию. В данном контексте коммуникации — контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для уча­стников коммуникации. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправлен­ного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют по крайней мере два лица — отправитель(коммуникатор) и получатель(реципиент).

Процесс коммуникации и его основные элементы

Отправитель (кто) → кодирование → сообщение и каналы передачи информации (что и каким образом говорит) → декодирование → получатель (кому) → обратная связь (с каким результатом понято)

Отправитель — это любой индивид (сотрудник), имею­щий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование — перевод информации отправителя в ком­плекс коммуникационных символов (слов, действий, выра­жения лица и т.п.). Основной формой кодирования высту­пает язык коммуникации.

Сообщение — информация, которую отправитель пере­дает желаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Каналы, по которым передается сообщение в организа­ции, различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и слу­жебных записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

Получатель — индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Декодирование — процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выражен­ному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

Не следует отождествлять отправку сообщения и его пе­редачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Результаты декодирования зависят от навыков, устано­вок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь — присутствует, когда получатель де­монстрирует реакцию на полученное сообщение. Это мо­жет быть любой сигнал получателя отправителю — кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожи­даемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отпра­вителю, роли сторон изменяются. Между ними формирует­ся взаимный информационный поток, реакция каждой сто­роны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникативный процесс.

Виды коммуникаций в организации

По субъекту и средствам коммуникаций	• Межличностные • Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий
По форме общения	• Вербальные • Невербальные
По каналам общения	• Формальные •Неформальные
По организационному признаку (по пространственному расположению каналов)	• Вертикальные • Горизонтальные • Диагональные
По направленности общения	• Нисходящие • Восходящие

Межличностные коммуникации — коммуникации, осу­ществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения; представляют наибольшую значимость для изучения ОП.

Коммуникации, осуществляемые с помощью техниче­ских средств, информационных технологий в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществля­ются с помощью электронной почты, телекоммуникацион­ных систем, управленческих информационных технологий (УИС) и др. Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нуж­ной для решения проблем, а могут также изучить литера­туру о современных достижениях в какой-либо интересую­щей их области.

Вербальные коммуникации — коммуникации, осуществ­ляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Большую часть рабочего времени многие менеджеры тра­тят на личное общение с другими индивидами. Достоин­ствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтан­ность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А. Мейрабиана лишь 7% сообщений определено их вербальным содержанием, 93% имеет невербальную природу, из кото­рых 38% определено модуляцией голоса, а 55% — выра­жением лица.

Невербальные коммуникации — сообщения, послан­ные отправителем без использования устной речи как сис­темы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, взгля­да, манер и т.д. Они выступают как средства коммуника­ции в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью вербальных ком­муникаций передается информация, а невербальные ком­муникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные коммуникации — позволяют упорядочи­вать и ограничивать информационные потоки; определя­ются существующими регламентами:

• организационными (схема организационной струк­туры),

• функциональными (положение об отделах и служ­бах, содержащее раздел «Взаимосвязи между подразделе­ниями»).

Формальные коммуникативные каналы широко исполь­зуются в организациях, имеющих иерархическую структу­ру управления.

Неформальные коммуникации — социальные взаимо­действия между людьми, выражение человеческой потреб­ности в общении; дополняют формальные коммуникации.

Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой»; информация в ней часто распространяется с помощью слухов.