Внешнеторговые документы, их виды и содержание

Внешнеторговые операции оформляются различного рода документами, подтверждающих заключение сделки, поставку товара, гарантии количества и качества, транспортировку, хранение, оплату, прохождение через таможенные органы и др.

Внешнеторговые документы оформляются, как правило, на специальных бланках и содержат общие для всех документов обязательные реквизиты:

* название документа;

* наименование контрагентов-участников сделки;

* дата и место выписки;

* номер контракта, дата его подписания;

* наименование товара, его количество;

* вид упаковки и маркировки.

Документов, фиксирующих те или иные аспекты

внешнеэкономической деятельности предприятий, сравнительно много. Их можно объединить в три группы —внешнеторговые контракты, Расчетные и товарно-транспортные документы, таможенные документы.

Внешнеторговые контракты (договоры) являются документами, оформляющими внешнеторговые сделки. Различные контракты можно сгруппировать по следующим признакам: по характеру сделок, в зависимости от степени унификации, по времени действия.

По характеру сделок используются следующие виды контрактов:

1. Контракты купли —продажи товаров, услуг (производственно-технических, инженерно-консультационных, посреднических, транспортно-экспедиторских, страховых и др.), результатов творческой деятельности (лицензий, технологий, товарных знаков, научно-технических разработок, авторских прав и др.).

2. Контракты встречной торговли путем бартерного обмена, компенсационных сделок (частичного натурального обмена и дополняющего его денежного, покрывающего разницу в ценах).

3. Контракты на переработку давальческого сырья.

4. Контракты на закупку и комплектацию оборудования.

Применяются во внешнеэкономической деятельности и другие виды контрактов (подряд, аренда, оказание услуг и т.п.).

В зависимости от степени унификации (типизации) контракты можно разделить на:

1. Контракты, составляемые в свободной форме в зависимости от конкретных условий.

2. Типовые контракты, основная часть которых стандартизирована. Разработка типовых контрактов сокращает количество условий, которые надлежит согласовывать, поэтому позволяет контрагентам проводить переговоры в максимально короткие сроки, уменьшает вероятность разногласий в толковании отдельных положений торговой сделки.

По времени действия контракты подразделяются на краткосрочные (до двух недель), среднесрочные (от двух недель до двух лет), долгосрочные (сроки действия более двух лет).

Внешнеторговые контракты включают в себя ряд разделов, всесторонне характеризующих сделки. Рассмотрим примерную структуру контракта на куплю-продажу товара. Он может содержать следующие разделы.

1. Вводная часть (преамбула), где указываются наименование, номер контракта, место и дата подписания, стороны, заключившие контракт.

2. Предмет контракта: наименование товара, подлежащего купле-продаже. Если по одному контракту продается несколько видов товаров, то прилагается их спецификация.

3. Количество и качество товара (единица измерения, фиксированное количество или в определенных пределах, качественные характеристики товара).

4. Срок и дата поставки. Право продавца досрочно поставить товар должно быть оговорено в контракте.

5. Базисные условия поставки, определяющие обязанности контрагентов по доставке товаров и устанавливающие моменты перехода права собственности и риска порчи или утери товара с продавца на покупателя. Кроме того, базисные условия поставки отражают:

* расходы по подготовке товара к отгрузке;

* оплату перевозки товара от пункта отправления до основных перевозочных средств;

* расходы по доставке товара от пункта назначения на склад покупателя;

* оплату таможенных сборов, пошлин и налогов при переходе таможенной границы.

При всех базисных условиях поставки продавец-экспортер обязан поставить товар в соответствии с условиями контракта, своевременно уведомить покупателя об отгрузке или времени доставки, предоставить покупателю документ, удостоверяющий поставку товара на согласованных условиях, получить за свой счет экспортную лицензию или другое правительственное разрешение, необходимое для провоза через таможенную границу.

Определенные обязанности несет и покупатель-импортер: своевременная оплата счета, приемка товара в указанные в контракте сроки, получение (при необходимости) импортной лицензии и др.

6. Цена и сумма контракта. Здесь указывается цена за единицу товара и за весь товар, валюта цены и валюта платежа, способы установления цены, способы платежа. Валюта цены не всегда совпадает с валютой платежа, например, цена может быть выражена в рублях, а оплата может осуществляться в долларах по существующему текущему курсу.

Способы платежа: за наличные, по безналичному расчету, с авансом, в кредит и др.

7. Упаковка и маркировка груза. Упаковка (при необходимости) обеспечивает сохранность груза при перевозке, маркировка необходима для индентификации груза. В этом же разделе указываются расходы на упаковку и маркировку.

8. Сдача —приемка товара: порядок передачи товара продавцом во владение покупателя (проверка количества, качества, комплектности и т.п.), сроки передачи, ответственные представители и др.

9. Рекламации: порядок предъявления; сроки, в течение которых они могут быть заявлены; права и обязанности сторон в связи с предъявлением рекламаций; способы их урегулирования.

10. Гарантии: объем предоставляемой продавцом гарантии, гарантийный срок, обязанности продавца в случае обнаружения дефектности товара или несоответствия его контракту.

11. Форс-мажор (обстоятельства непреодолимой силы). Обстоятельства непреодолимой силы возникают вследствие непредвиденных и неотвратимых событий чрезвычайного характера (политические события, пожары, стихийные бедствия и т.п.). Эти обстоятельства могут приостановить выполнение контракта или серьезно повлиять на выполнение той или иной стороной принятых договорных обязательств. Важно отметить, что в различных странах нередко форс-мажор трактуется по разному, поэтому при подписании контракта контрагентам необходимо четко определить, какие явления следует считать форс-мажорными.

12. Арбитраж (разрешение спорных вопросов): порядок разрешения споров, которые могут возникнуть между сторонами. Если вопрос не может быть решен посредством переговоров между сторонами, то он должен передаваться на рассмотрение в арбитраж.

13. Дополнения и приложения. Имеются ввиду дополнения к ранее согласованным условиям контракта. В приложениях чаще всего содержится техническая документация. Ссылка на дополнения и приложения в контракте обязательна.

По заключенным контрактам возникает много споров между отечественными и зарубежными предпринимателями. В значительной мере это обусловлено тем, что во время составления контрактов допускаются различные ошибки и просчеты, проявляются элементы небрежности. Например, вступая в переговоры с зарубежным партнером о заключении контракта, предприниматели не проверяют ни правового статуса партнера, ни его финансового положения и коммерческой репутации, ни полномочий его представителя на заключение контракта. В результате возникают ситуации, когда невозможно получить оплату за поставленные экспортные товары, либо оплата импортных поставок не сопровождается поступлением товаров, или товары поставляются не в полном объеме, с существенными недостатками и т.п. Встречаются противоречия между отдельными условиями контракта, нередко сами условия формулируются недостаточно четко, а порой двусмысленно.

В целях оказания помощи российским бизнесменам в выборе надежных иностранных партнеров МИД России может осуществить проведение за определенную плату проверку фирм-партнеров за рубежом. Проверка возможна в любой стране, с которой Россия установила дипломатические отношения. Источник получения информации не раскрывается. Срок получения результатов проверки —30 дней со дня обращения. Проверка зарубежной фирмы может быть осуществлена также по заявке правоохранительных органов.

Направляемая через департамент консульской службы заявка о проверке зарубежной фирмы должна содержать о ней следующие данные: полное название фирмы, почтовые реквизиты, телефон, фамилию руководителя или владельца, основной род деятельности, банковские реквизиты (по возможности) и любые другие сведения.

Информация, предоставляемая МИДом, содержит сведения о направлениях деятельности и репутации зарубежной фирмы в стране ее пребывания, о банках, услугами которых она пользуется, о ее финансовом положении и собственном капитале, а также, по возможности, сведения о фирме, полученные из арбитражных судов и налоговой службы.

Расчетные и товарно-транспортные документы, передаваемые в банки, для организации расчетно-платежных операций (счета, накладные, спецификации, упаковочные листы, приемно-сдаточные акты, сертификаты качества, свидетельства о происхождении товара, страховые полисы, справки о весе груза, техническая документация и др.). Виды применяемых расчетных документов зависят от того, по какой форме осуществляются расчеты по договоренности между поставщиком и покупателем (платежные поручения, чеки, платежные требования-поручения и др.).

В расчетных документах отражаются следующие сведения:

* наименование расчетного документа;

* номер расчетного документа, дата выписки;

* наименование и номер банка плательщика;

* наименование получателя средств, номер его счета, наименование и номер банка получателя;

* назначение и сумма платежа.

Основным расчетным документом является счет (коммерческий счет), в котором содержатся данные о цене за единицу товара и общей сумме счета или сумме причитающегося платежа, о базисных условиях поставки, о способах платежа и формах расчета. Кроме того, в коммерческом счете приводится наименование банка, где должен осуществляться платеж, полное и точное наименование товара и др.

Коммерческий счет, если нет иных указаний, выписывается на покупателя. Если коммерческий счет выписывается в одной валюте, а платеж производится —в другой, то в счете указывается и курс пересчета. Для этого, как правило, используется текущий рыночный курс на день платежа или на день, предшествующий дню платежа.

Коммерческие счета выписываются в большом количестве экземпляров (иногда до 20—) в связи с тем, что они необходимы для предоставления в различные организации (банк, статистические органы, валютные, таможенные органы и т.п.).

Накладная —документ, применяемый при перевозках и заполняемый грузоотправителем. В накладной находят отражение следующие сведения: наименования и адреса отправителей и получателей грузов; наименование груза, количество мест, масса и объем грузов; пункты отправления, назначения и перевалки.

Спецификация содержит полный перечень всех видов и сортов товаров в поставляемой партии с указанием места и количества каждого товара.

Упаковочный лист обычно составляется тогда, когда в одной упаковке перевозятся разные по ассортименту товары. Он содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в упаковке (коробке, ящике, контейнере).

Сертификат качества —свидетельство, удостоверяющее качество отправленного товара и его соответствие условиям, указанным в контракте.

Свидетельство о происхождении товара выдается экспортеру компетентным органом, как правило, в том случае, если по данному товару предоставляются какие-либо льготы (беспошлинный провоз, льготный тариф, освобождение от дополнительного обложения и т.п.) Страховой полис —документ, выдаваемый страховщиком и подтверждающий договор страхования груза и обязательство возместить убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в контракте.

Техническая документация составляется при поставках техники и оборудования и используется для их правильной наладки и эксплуатации. Техническая документация включает в себя: инструкции по монтажу и эксплуатации, паспорт, формуляры и описания изделий, чертежи, схемы и т.п.

Таможенные документы необходимы для беспрепятственного перехода товара через таможню. К таможенным документам можно отнести,: таможенную декларацию, экспортные и импортные лицензии, декларацию валютного контроля, налоговую декларацию, различные свидетельства (о качестве, гарантийные, ветеринарные и др.), складское свидетельство и др.