Глава 1. Мы посчитали важным написать целую главу, посвященную проблемам организации и подготовки программы «Искусство жить в ладу с собой и с миром»

УРОКИ ОРГАНИЗАЦИИ И
СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ПОДГОТОВКИ, ИЛИ ТО,
О ЧЕМ ОБЫЧНО НИКТО НЕ ПИШЕТ

Мы посчитали важным написать целую главу, посвященную проблемам организации и подготовки программы «Искусство жить в ладу с собой и с миром», потому что наш опыт не раз показывал и доказывал, что хорошо выстроенная подготовительная работа, предшествующая проведению любого мероприятия, — это залог эффективной реализации программы, облегчение работы тренеров, предоставление каждому участнику возможности «взять для себя по максимуму».

Несмотря на то что каждая программа и каждое мероприятие имеют свои нюансы, есть и общие условия подготовительной работы, которые важно учитывать всегда. Об общих условиях говорят достаточно часто, но они, как правило, дают расплывчатую картинку, относящуюся к любому мероприятию. Наша идея заключалась в том, чтобы показать эти общие условия организации и содержательной подготовки, пропуская их через призму нашего конкретного опыта подготовки и проведения программы «Искусство жить» и лагеря-тренинга. Надеемся, что это будет интересно и полезно для тех, кто уже проводит или собирается проводить подобные программы или другие выездные мероприятия для подростков.

Подготовительную работу над мероприятием мы разделили на три больших блока.

Во-первых, непосредственная организация мероприятия: планирование и решение административно-хозяйственных вопросов.

Во-вторых, набор участников мероприятия, формирование группы и работа с ней до выезда.

В-третьих, содержательная разработка мероприятия и подготовка команды тренеров-ведущих.

Решая задачи каждого из этих блоков, мы получили немало ценного опыта, которым и хотим поделиться на страницах этой книги. Каждый организационный блок — это своего рода урок, преподанный нам самой жизнью. Нам показалось важным позволить читателю пройти эти уроки вместе с нами, шаг за шагом, поскольку «механика» подготовки очень важна. Ее постижение позволяет тратить меньше энергии на организацию, направляя ее в содержательные усилия. Мы старались быть прилежными учениками, да и опыта к моменту начала работы над этой программой было немало, но трудностей все равно избежать не удалось. Мы надеемся, что наш опыт поможет снизить количество организационных сложностей и неурядиц у коллег, которые решат воспользоваться нашим опытом.

Урок первый:
ОРГАНИЗАЦИОННО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ, ИЛИ КАК ОРГАНИЗОВАТЬ МЕРОПРИЯТИЕ

Наш опыт организации и проведения различных выездных и невыездных мероприятий показывает, что от того, насколько четко построена работа по планированию и решению административных вопросов, во многом зависит то, насколько эффективно и гладко все пройдет.

Организацию любого мероприятия можно разделить на два этапа. Первый этап — планирование — включает в себя принятие решения о проведении мероприятия, его презентации и поиске финансирования. Второй этап — решение административно-хозяйственных вопросов — непосредственно обеспечивает подготовку и эффективное проведение мероприятия.

ШАГ ПЕРВЫЙ: ПЛАНИРОВАНИЕ

По большому счету, первый шаг в подготовке любого мероприятия — это разработка и планирование его базовой программы. Планирование включает в себя ответы на ряд вопросов.

ü Главная цель мероприятия.

ü Целевая группа (получатель услуги).

ü Форма мероприятия.

ü Пошаговая стратегия (по сути, оперативный план) подготовки и проведения мероприятия.

ü Персонал, реализующий мероприятие.

ü Материально-техническая база.

ü Бюджет мероприятия.

ü Источники финансирования.

Может возникнуть вопрос, затем так усложнять, ведь можно разработать содержание мероприятия и проводить его? На деле все не так просто. Если вы знаете изначально, для кого (целевая группа), кто (персонал), где и за счет каких ресурсов вы будете проводить мероприятие, то, конечно же, многие вопросы для вас уже решены. Но все равно остаются наиболее важные моменты — цель и форма мероприятия, то есть, какой результат вы хотите получить на выходе и как вы его будете достигать. Наш опыт показывает, что даже если многие вопросы уже решены или понятны, лучше не пускать их на самотек, а отметить в программе. Это не займет много времени, зато позволит увидеть целостную картину и ничего не упустить. Если же это новая программа, то создание базового варианта может пригодиться как минимум для поиска единомышленников, которые помогут реализовывать программу и находить финансирование.

Рассмотрим процесс планирования программы подробнее. В качестве примера мы будем использовать опыт нашей программы «Искусство жить в ладу с собой и с миром».