Определение материально-технической базы и бюджета программы

Материально-техническая база включает в себя технические ресурсы и материалы, которые нужны непосредственно для реализации мероприятия, подробнее мы это рассмотрим ниже. Насколько сильной будет материально-техническая база программы, зависит от размера финансирования программы. Для того чтобы понять, каким должно быть финансирование, важно составить бюджет программы. В бюджете должны быть насколько можно подробнее учтены все необходимые расходы. Основные блоки бюджета выездного мероприятия включают расходы на проживание и питание участников и тренеров во время мероприятия; материально-техническую базу — расходные материалы (канцелярские и хозяйственные принадлежности) и техника (аренда или приобретение); оплата труда персонала и другие расходы.

Четко составленный бюджет позволяет оценить все затраты и затем искать источники финансирования программы. Источники финансирования могут быть самые разные. Приведем примеры некоторых из них.

ü Написание программы и подача ее в фонд или организацию, которая проводит грантовый конкурс. Конкурсы проводят зарубежные и российские фонды, Комитеты при Правительстве (например, Комитет общественных связей г. Москвы) и другие государственные организации, коммерческие предприятия.

ü Полную или частичную финансовую поддержку в рамках конкурса или целевого финансирования может оказать местная администрация — целевое финансирование программы или мероприятия.

Так программа «Искусство жить...» получила финансовую поддержку, выиграв грантовый конкурс программы «Новый день» в 2003 году. Программа «Новый день» поддерживается РОСБАНКом и ЮНИСЕФ и проходит при координации со стороны САF-Russia. Частично организация лагеря финансировалась Префектурой Юго-Восточного административного округа г. Москвы.

Поддержку программе могут также оказать благотворительные организации либо частные жертвователи.

Кроме того, покрытие расходов на программу может быть частично или полностью осуществлено за счет оплаты со стороны родителей участников. Такой вариант возможен, но, скорее всего, не для того варианта программы, который описан у нас, — работа с «уязвимыми» подростками. Хотя понятно, что данная программа может быть адаптирована и под такой вариант финансирования.

При поиске финансирования важно создать информационное поле планируемой программы. Информирование о мероприятии целесообразно с точки зрения РК будущих проектов и мероприятий, так как позволяет вызвать или поддержать интерес людей, которые могут оказать финансовую, информационную, организационную и другую поддержку. Здесь большим подспорьем является четко разработанный базовый вариант программы. На его основе можно составить информационные письма и пресс-релизы (см. приложения 1 и 2), подготовить презентации для разных людей и организаций. Каких именно?

Мы начали работать над программой «Искусство жить...», уже получив основное финансирование, но для нас было важно найти дополнительные ресурсы и привлечь внимание государственных и общественных организаций округа к необходимости работы с «уязвимыми» подростками. Создавая информационное поле, мы выделили несколько групп «важных» и «нужных» организаций: местная администрация (Префектура Юго-Восточного административного округа г. Москвы, Управа Печатники ЮВАО г. Москвы); фонд САF-Russia; организации, которые могли помочь при наборе участников, — КДН, ПДН ОВД, Социальные отделы Управ, Центры помощи семье и детям, Учебные округа, администрации школ, досуговые и социальные организации, работающие с подростками; СМИ. Взаимодействие с этими организациями помогло нам и в наборе участников программы, и в решении некоторых организационных вопросов.

ШАГ ВТОРОЙ:
РЕШЕНИЕ АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ВОПРОСОВ

Он включает в себя:

ü определение времени и подбор базы для проведения мероприятия (проживание и питание участников и тренеров при выездном мероприятии);

ü решение вопроса трансферта участников и перевозки материалов;

ü подбор и оборудование помещений, площадок для проведения тренингов, творческих и спортивных мероприятий в соответствии с расписанием;

ü подготовка (подбор и закупка) всех необходимых расходных материалов (канцелярские и хозяйственные принадлежности);

ü сбор необходимого технического оборудования (магнитофон, удлинители, фотоаппарат, видеотехника и т. п.).

При определении времени проведения мероприятия нужно учитывать несколько факторов: возможности тренеров и участников и место проведения мероприятия.

Что касается возможностей тренеров — главное, на что стоит обратить внимание, особенно если вы работаете командой, чтобы для всех тренеров сроки проведения мероприятия были удобны и не заняты никакими другими мероприятиями, так как важно участие всей команды тренеров в течение всего периода проведения программы.

Если говорить о возможностях участников, то может показаться, что ответ достаточно прост: «когда мы запланируем — тогда и проведем» (особенно если это касается бесплатного для участников мероприятия). Но все не так просто. Определяя сроки мероприятия, необходимо учитывать ряд моментов, прежде всего — загруженность ребят учебой.

Мы, думая о том, когда проводить мероприятие, ориентировались на то, что это должно быть время каникул или праздников, выходных, чтобы подростки как можно меньше пропускали учебу. Наш творческо-игровой лагерь проводился в период с 1 по 7 мая (праздничные и выходные дни). Но здесь есть и существенный минус: в это время много отдыхающих, следовательно, приходится тщательнее продумывать и отслеживать организационные моменты (много отвлекающих факторов — музыка, дискотеки, компании отдыхающих и т. п.). Поскольку мы проводили мероприятие на базе достаточно большого пансионата, то, несмотря на расселение в отдельном корпусе, нам было непросто бороться с конфликтными ситуациями, которые возникали с нетрезвыми отдыхающими, и соблюдать режим жизни лагеря.

При определении сроков проведения мероприятия, а также при подборе базы для его проведения важно учесть некоторые риски, которые связаны с отдыхом других людей в период праздников, выходных, каникул. Один из рисков, например, связан с употреблением спиртных напитков отдыхающими и вовлечение в это ребят; некорректное поведение отдельных отдыхающих; отличный от ритма жизни участников мероприятия ритм жизни пансионата в целом. Эти особенности необходимо учесть и по возможности снизить риск их проявления — оговорить с администрацией компактное и по возможности изолированное, по отношению к отдыхающим, расселение участников; подобрать небольшую базу отдыха, где заведомо немного отдыхающих; проводить мероприятие в такое время, когда мало отдыхающих. Кроме того, в любом случае важно четко информировать администрацию и обслуживающий персонал о специфике работы в лагере и особенностях группы (подростки — веселая, активная, шумная целевая группа, и это может, в ряде случаев, вызывать недовольство администрации). Также важно обсудить с участниками правила общежития во время программы.

Для того чтобы работа в лагере была эффективнее, мы изначально установили ряд организационных правил, подразумевающих санкции за их нарушение:

ü запрет на употребление спиртных напитков;

ü возможность участия в мероприятиях для отдыхающих (дискотеки, экскурсии, просмотры кинофильмов, бильярд и т. п.) только в свободное от программы время и при согласовании с организаторами;

ü курение только в отведенных местах (на улице необходимо определить место для курения, но важно, чтобы это место не стало местом постоянного общения);

ü также важно задекларировать «право на отдых» и уважение к отдыху участников, тренеров, а также отдыхающих со стороны всех участников программы (прежде всего это относится к тишине после отбоя и в минуты отдыха).

Если вы хотите заведомо обезопасить себя от присутствия большого количества отдыхающих, то мероприятие лучше проводить в будние дни. Однако здесь сразу возникает проблема: подросткам необходимо взять разрешение на освобождение от учебы в течение целой недели (не все учебные заведения пойдут на это). Организаторам важно проинформировать администрацию учебного заведения о мероприятии, в случае если оно занимает времени больше, чем выходные или праздничные дни. Для этого необходимо обсудить этот вопрос с родителями участников и направить в администрации учебных заведений информационные письма с просьбой отпустить ребят с занятий.

Мы уже говорили о некоторых организационных условиях, которые следует учитывать при подборе базы для проведения лагеря. Если говорить в целом о том, где можно проводить выездное мероприятие, то базой может быть пансионат, база отдыха, туристическая база, оздоровительно-досуговый комплекс, оздоровительный детский лагерь. Таких мест в России достаточно много. Главное при подборе базы — выработать для себя критерии, в соответствии с которыми вы будете вести переговоры, смотреть варианты и принимать окончательное решение.

Первый вопрос, который стоит себе задать, касается финансовых ресурсов (сколько мы можем позволить себе заплатить за проживание, питание участников и аренду помещений для занятий?). Цены на разные базы сильно варьируются, при этом важно подобрать вариант с хорошими условиями по оптимальный цене. Также возможен и спонсорский вариант: договориться с администрацией базы отдыха предприятия (или с администрацией самого предприятия) на взаимовыгодных условиях (например, оплата только питания, а проживание предоставляется безвозмездно), а в информационных письмах и сообщениях в СМИ предприятие будет упоминаться как спонсор. Также существует вариант аренды помещения во время каникул у детских домов-интернатов, где учащиеся уезжают домой на каникулы. В этом случае также оплачивается питание и, например, несколько воспитанников участвуют, если это возможно, в программе, либо какой-то другой вариант «бартера».

Параллельно с выяснением финансовых возможностей важно определить условия эффективной работы участников программы — место проживания, расположение площадок, зала, особенности помещения для занятий и другие моменты.

Так, подбирая базу для проведения нашей выездной программы, мы руководствовались следующими критериями:

ü основной критерий — наличие большого зала и удобных уличных площадок для проведения тренингов и творческих мероприятий;

ü компактное расселение участников, что важно с точки зрения проведения занятий, сбора ребят, отслеживания ситуации и оценки возможностей того, как не мешать отдыхающим и избежать возможных помех с их стороны в ходе работы;

ü расположение недалеко от базы или на территории базы лесного массива, где можно устроить костер во время закрытия и при необходимости провести занятия.

Еще один важный критерий, в некоторых случаях, может быть связан с определенным режимом работы / расписанием.

Так, для нас было важно подобрать такую базу (или договориться с администрацией), чтобы режим завтраков, обедов и ужинов был соответственно 9.00, 14.00, 19.00 (19.30).

Такое время наиболее оптимально для разбиения дня для работы (проведения тренингов, занятий) — с 10.00 до 14.00 и с 15.00 до 19.00 — по 4 часа утром и днем, в то же время остается достаточно времени для вечерних мероприятий с 20.00 часов. Кроме того, необходимо делать еще два технических перерыва, приблизительно в 12.00 и в 17.00, на кофе-брейк / кола-брейк, один из которых может быть организованным полдником (если на выбранной базе четырех-разовое питание), а второй организуется самостоятельно (или по договоренности с администрацией). Последний момент также важно продумывать, учитывая, как и где устраивать кофе-брейк, кто это будет делать, сколько по времени он должен длиться и т. п.

Важным моментом режима являет «отход ко сну». Во-первых, встает вопрос закрытия корпуса: хорошо, если в пансионате принято объявлять общий отбой (например, в 24.00), после чего двери корпуса закрываются. Это позволяет проконтролировать подростков, чтобы они не отлучались ночью из корпуса (хотя не надо забывать об окнах и балконах, особенно если комнаты находятся на первом этаже). В данном случае одним из вариантов отслеживания ситуации может быть информирование охраны и администрации о проведении лагеря и предоставление им списка участников, чтобы, в крайнем случае, они могли сориентироваться и знали, куда отвести подростка.

Для того чтобы решить большинство организационных вопросов, организаторам следует заехать в лагерь на 1—2 дня раньше: для четкой организации аренды залов, расселения участников, знакомства с территорией базы и планирования мероприятий на ней, организации встречи и расселения участников, дополнительного информирования администрации о специфике мероприятия и т. п.

Для расселения участников следует заранее сделать список по номерам, учитывая особенности ребят и потребности тренеров в отдыхе, так чтобы сам принцип расселения не провоцировал шумные и бессонные ночи.

На протяжении всего периода работы необходимо создавать приятные и комфортные условия, которые позволят подростку снять напряжение, тревогу, стресс. В создании благоприятной атмосферы в работе группы важную роль играет помещение (зал, комната для проведения групповых занятий), которое должно отвечать следующим нормам:

ü это должно быть уютное, просторное помещение;

ü помещение (помещения, если работа ведется в двух и более группах) должно быть расположено удобно, недалеко от места проживания группы или в том же корпусе, для того чтобы не тратить много времени на сбор участников тренинга;

ü важно не допускать, чтобы во время работы группы в помещение заходили посторонние, следить, чтобы не было отвлекающих раздражителей (музыки, бильярда, бара) в соседнем помещении.

Для того чтобы решение вопросов с помещением не превратилось в проблему при проведении лагеря, необходимо заранее и очень точно обговорить с администрацией базы возможности предоставления конкретного помещения, наличие и возможности использования других помещений (например, холлов или небольших помещений, где можно проводить работу малыми группами). Необходимо также предоставить администрации в письменном виде график проведения всех занятий: когда и где (в каком помещении) они проводятся. Все условия аренды зала должны быть обговорены заранее, а потом, перед самым проведением лагеря (за неделю), стоит еще раз уточнить все детали и поставить точки над 1 — это то, что нельзя ни в коем случае игнорировать, так как спонтанное нарушение договоренностей может привести к хаосу во время проведения тренингов. Тренерам, которые будут работать с группой, необходимо заранее познакомиться с помещением, посмотреть, как будет расположено оборудование, материалы, можно ли что-то вешать на стену, нужна ли доска и т. д. Определяется также удобное для всех занятий время, обговаривается режим работы. Когда начинается непосредственная работа с группой, вначале необходимо дать ребятам возможность познакомиться с помещением, найти для себя наиболее удобное место, что важно для создания доверительной атмосферы.

Подготовка необходимых материалов включает в себя комплектацию расходных материалов, без которых не обойтись при проведении лагеря (маркеры, фломастеры, ватманы, скотч и т. п.), а также материалов, которые, возможно, могут понадобиться самим подросткам при подготовке творческих мероприятий (цветная и гофрированная бумага, ткань и т. п.). Кроме того, тренеры готовят необходимые плакаты, дидактические материалы, антураж для игр, то есть все то, что им нужно для проведения конкретного тренинга помимо бумаги, маркеров и подобных материалов. Техническое оборудование, которое использовалось нами в лагере, было следующим: магнитофон с хорошими колонками или усилителем звука, удлинители, ширма (нужная вещь для проведения творческих конкурсов, тренингов), флипчарт, веревки, коврики, платки. Также это может быть и другое оборудование. Хорошо, если организаторы имеют возможность выпустить футболки или сувениры с символикой мероприятия.

О том, какие хозяйственные, организационные, режимные моменты необходимо учитывать и как реагировать, если что-то пошло не так, как задумывалось, можно говорить много. Главными же принципами, на наш взгляд, могут быть два: во-первых, необходимо обращать внимание на все, до мельчайших деталей, и, во-вторых, спокойно, но оперативно реагировать на возникающие трудности.

Урок второй:
МОТИВАЦИОННЫЙ, ИЛИ КАК СФОРМИРОВАТЬ ГРУППУ УЧАСТНИКОВ

Развивающая программа «Искусство жить...» изначально представляла собой по форме творческий игровой лагерь-тренинг, цель которого — включить в совместное взаимодействие и развитие «уязвимых» подростков и подростков без особых сложностей социальной адаптации. Говоря о подростках без особых сложностей социальной адаптации, стоит отметить, хотя это достаточно условно, что это ребята, которые развиваются в достаточно благополучных условиях среды, успешны в учебе и социально активны по сравнению с «уязвимой» группой. Исходя из такой цели, формы и целевой группы программы, организаторы поставили для себя несколько вопросов, решение которых позволяло набрать группу участников и эффективно работать в ней на выезде.

ü Кому необходимо поехать в лагерь? Каковы критерии отбора участников?

ü Как участники привлекаются в лагерь? Какова мотивация участия в мероприятии?

ü Какая работа проводится со сформированной группой?