Тема 9. Автоматизированные системы делопроизводства

Семинар проводится после изучения материалов по теме «Автоматизированные системы делопроизводства». Цель семинара – углубить полученные на лекциях и в процессе самостоятельной работы знания.

На семинаре необходимо обсудить следующие основные вопросы:

1. Особенности автоматизации делопроизводства в России.

2. Программы, входящие в состав пакета автоматизации делопроизводства Microsoft Office.

3. Файлы и документы.

4. Основные правила оптимальной организации работы с электронными документами.

Задание для практической работы:

1. По данному типу расширения файла определите к какому типу относится конкретный документ и охарактеризуйте его функциональное назначение.

2. Опишите 4 способа переключения между программами Microsoft Office.

5. ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1. Понятие документа и его функции.

2. Особенности делопроизводства в России.

3. Унифицированные системы документации.

4. Классификация документов, обращающихся в организациях.

5. Общие нормы и правила оформления документов.

6. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах.

7. Особенности оформления деловой корреспонденции на немецком языке.

8. Особенности оформления деловой корреспонденции на французском языке.

9. Функции и структура службы делопроизводства.

10. Правила организации документооборота в учреждениях.

11. Общие правила и задачи регистрации документов.

12. Систематизация и хранение документов в организации.

13. Организация контроля исполнения документов.

14. Технические средства, используемые в делопроизводстве.

15. Пути совершенствования службы делопроизводства.

16. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

17. Документационное обеспечение управления в таможенных органах.

18. Задачи, функции и порядок работы отдела документационного обеспечения таможенного органа.

19. Права и обязанности ответственного за делопроизводство в структурном подразделении таможенного органа.

20. Права, обязанности и ответственность начальника отдела документационного обеспечения.

21. Функции сотрудников службы делопроизводства таможенного органа.

22. Документация таможенных органов.

23. Документирование управленческой деятельности.

24. Требования к бланкам документов.

25. Оформление реквизитов документов.

26. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

27. Общие правила подготовки и оформления документов в таможенных органах

28. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов. Автоматизация документирования.

29. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

30. Организация документооборота в таможенных органах.

31. Прием и первичная обработка поступающих документов.

32. Подготовка и обработка документов, составленных в таможенных органах.

33. Регистрация документов в таможенных органах.

34. Поисковые системы по документам.

35. Работа исполнителей с документами.

36. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан.

37. Составление номенклатуры дел. Формирование дел.

38. Оформление дел. Составление описей дел.

39. Оперативное хранение дел и документов.

40. Передача дел на архивное хранение.

41. Задачи и функции архивов таможенных органов.

42. Организация работы архивов.

43. Обеспечение сохранности документов архива.

44. Учет документов в архиве.

45. Научно-справочный аппарат к документам архива.

46. Экспертиза ценности документов.

47. Особенности автоматизации делопроизводства в России.

6. ЛИТЕРАТУРА

Основная литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов Р.Ф.) – 6-е изд./ перераб., доп. М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2003.

2. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. – М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-синтез”, 2000.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для экономических вузов. – 4-е изд./ испр. и доп. – Ростов-на-Дону: “Феникс”, 2005.

4. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: практические рекомендации. – 6-е изд./доп. – М.: “ПРИОР”, 2005.

5. Игнатов Е.С. Таможенное делопроизводство. – Тюмень: Изд-во ТюмГУ, 2005

Дополнительная литература

1. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. М.: Изд-во стандартов. 1990.

2. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов. 1981.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов. 2004.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов. 1998.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – 5-е изд. – М., Новосибирск: “ИНФРА-М”, НГАЭиУ, 2004.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – 3-е изд./ испр. – М.: “ИНФРА-М”, 2005.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления. – 4-е изд./ испр. – М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-синтез”, 2006.

8. Куперштейн В. MS Office u Roject в управлении и делопроизводстве: практическое руководство. – 3-е изд./ перераб. и доп. – СПб.: БВХ “Петербург”, 2004.

9. Марков Г.Н. Справочник по делопроизводству. – СПб.: “АЛЬФА”, 2006.

10. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. М.: Изд-во стандартов. 1999.

11. Приказ ФТС РФ от 18 октября 2004 года № 160 “О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах”.

12. Приказ Федеральной таможенной службы от 25 декабря 2006 г. N 1370 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в таможенных органах Российской Федерации"

13. Приказ Федеральной таможенной службы от 25 декабря 2006 г. N 1371 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в ФТС России"

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 04.09.1995г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 07.12. 1996г. № 1463 «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация».

17. Постановление Правительства Российской Федерации от 26.09.2000г. № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

18. Приказ ГТК РФ от 01.11.2002г. № 1160 «О Примерной номенклатуре дел таможни».

19. Приказ ГТК РФ от 11.03.2004г. № 300 «О бланках, штампах и печатях таможенных органов».

20. Приказ ГТК РФ от 15.03.2004 № 315 «Об утверждении Положения о порядке формирования и использования информационных ресурсов таможенных органов».

21. Приказ ФТС РФ от 18.10.2004г. № 160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

22. Приказ ФТС РФ от 12.11.2004г. № 271 «О бланках документов для таможенных целей».

23. Письмо ГТК РФ от 15 октября 2002 г. N 01-06/41117 "О типовых формах документов"

24. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).

25. Распоряжение ГТК РФ от 27.05.2003г. № 255-р «О хранении документов, необходимых для таможенных целей».

26. Распоряжение ФТС РФ от 17.08.2004г. № 3-р «О бланках, печатях и штампах».

27. Стенюков М.В. Делопроизводство в управлении персоналом: Образцы документов: рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – 5-е изд. – М.: “ПРИОР”, 2005.

28. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – 5-е изд./ доп. и перераб. – М.: “ПРИОР”, 2005.

29. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. – 6-е изд./ доп. и перераб. – М.: “ПРИОР”, 2006.

30. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

31. Федеральный закон от 20.02.1995г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Светлана Станиславовна Чёремухина